Administraciˇ electr˛nica

Durant el curs 2014-2015 s'ha continuat elaborant el projecte d'administració electrònica a la UPF, el qual es va engegar l'any 2008. Així, la Universitat treballa per assolir un model de gestió més àgil, eficaç i eficient aprofitant les capacitats que ofereixen els governs electrònics i les TIC. És per això que durant el curs s'ha focalitzat l'activitat en el sentit de continuar consolidant els serveis que s'ofereixen a la ciutadania en general i a la comunitat universitària en particular i completar-ne l'oferta, alhora que facilita progressivament la implantació de les previsions legals.

Tràmits d'administració electrònica:

  • Signatura digital d'actes de màster: durant el tercer trimestre de l'any 2014 s'ha posat en marxa, per a tots els estudis de màster, el tràmit per signar digitalment les actes de qualificació mitjançant un document electrònic. Durant el trimestre anterior es va finalitzar la implementació d'aquest procediment per a tots els estudis de grau, amb més del 90% d'actes signades digitalment. Aquestes xifres posen en relleu l'assoliment dels objectius del projecte, és a dir, reduir els terminis de signatura per part dels professors, fer que la gestió sigui més eficient i reduir el volum de paper i l'enviament de documentació.
  • Certificat de docència: des de juliol del 2014 el PDI pot sol·licitar l'emissió de certificats de la docència assignada o impartida. El certificat pot ser de l'any actual o un històric. És un servei automatitzat on no hi ha cap restricció d'horaris ni d'assistència presencial, i únicament és necessari el carnet de la UPF (que disposa d'un certificat digital). El certificat incorpora un codi de verificació segur (CVS), que permet a les entitats davant les quals es presenti el certificat (imprès o en altres formats) comprovar-ne l'autenticitat a la seu electrònica de la UPF. Se signa amb segell d'òrgan de la UPF per a actuacions automatitzades.
  • Sol·licitud d'ajut COFRE: els directors de departaments i d'instituts de recerca propis poden sol·licitar l'ajut COFRE (modalitat A) a través de la seu electrònica de la UPF, d'acord amb allò que preveu el Pla de Mesures de Suport a la Recerca 2015. 
  • Signatura de nous contractes de PDI: durant el mes de juny del 2015 s'ha posat en marxa aquest procediment que permet tramitar la signatura dels nous contractes de PDI de manera íntegrament telemàtica, amb l'opció d'incorporar una signatura física que, amb posterioritat, es digitalitzarà. En tancar-se l'expedient, tots els documents aportats al llarg del circuit de signatura es desen automàticament en el gestor documental.

  • Formulari del dret d'accés a la informació pública: l'1 de juliol del 2015, en el marc del desenvolupament de la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, s'ha posat el marxa el formulari electrònic que permet que qualsevol ciutadà major de 16 anys o qualsevol membre de la comunitat universitària, a títol individual i en el seu propi nom o representació i nom de persones jurídiques legalment constituïdes, sol·licitar i exercir el dret d'accés a la informació pública. El formulari electrònic es troba a la seu electrònica de la UPF i al mateix Portal de la Transparència. 
  • Formulari de suggeriments i queixes: l'1 de juliol del 2015 s'ha posat en marxa aquest formulari electrònic, que permet presentar suggeriments o queixes sobre les activitats desenvolupades en els àmbits de docència, investigació i gestió a la Universitat Pompeu Fabra. A l'igual que el formulari del dret d'accés a la informació pública, el formulari electrònic es troba a la seu electrònica de la UPF i al Portal de la Transparència. Es requereix el certificat digital personal que incorpora el carnet de la UPF, o el DNI electrònic, o totes aquelles signatures reconegudes o avançades admeses per la plataforma de validació PSIS de Catcert.   

Títol electrònic:

Durant aquest curs acadèmic els estudiants graduats de la UPF poden disposar d'un títol digital (en format PDF amb signatura electrònica) amb la mateixa validesa que el de paper. Les peticions de la còpia digital autèntica representen un 20% sobre el total d'estudiants que han recollit el seu títol universitari. El servei està obert tant als estudiants que han de recollir el títol físic com als que ja el van recollir amb anterioritat. Entre els seus avantatges cal remarcar l'estalvi de temps i de recursos, l'accessibilitat o la garantia d'autenticitat, entre d'altres.

Factura electrònica:

D'acord amb el previst a la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic, des del dia 15 de gener del 2015 les factures adreçades a les administracions públiques han de ser electròniques, tot i que se'n poden exonerar les factures de fins a 5.000 euros.

Les factures electròniques es trameten a través d'e.Fact, que també admet les factures entrades a FACE. A tal efecte, s'ha procedit a donar d'alta en la codificació DIR3 i FACE la Universitat Pompeu Fabra.

Durant aquest curs acadèmic, un total de 2.297 factures s'han fet arribar mitjançant el servei e.Fact, del Consorci AOC a la Universitat Pompeu Fabra.

Registre electrònic:

Aquest curs acadèmic, a partir de l'1 de gener del 2015, s'ha posat en marxa una nova aplicació del Registre General d'entrada i sortida de documents de la UPF que utilitza l'eina ERES, que es troba al CSUC i que ha calgut configurar per adaptar a la UPF.

L'ERES és un registre d'entrada i sortida, tant presencial com electrònic, que dóna un número de registre al document i també un segellat de temps, que permet demostrar que una sèrie de dades han existit i que no s'han alterat des d'un instant específic en el temps.

Els procediments electrònics que han tingut entrada a l'aplicació han estat la sol·licitud de l'ajut COFRE (modalitat A), el dret d'accés a la informació pública i la factura electrònica. El total d'assentaments d'entrada de presentació telemàtica han estat 2.004.

Altres projectes: 

Està en fase de preparació la instància general, la gestió dels permisos i llicències del PAS, el procés de notificació electrònica mitjançant el servei e-Notum de l'AOC i la incorporació al perfil de contractant i a e-Licita, serveis també del Consorci AOC.