Universitat Pompeu Fabra
Memòria curs 2010-2011

Administració electrònica: UPF Connecta+

Des de l'any 2008 la UPF està desenvolupant un procés de canvi orientat cap a la modernització de la gestió, alhora que dóna un compliment normatiu a la Llei 11/2007 d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics (LAECSP).

Aquest projecte, anomenat UPF Connecta+, és l'encarregat de posar en marxa l'administració electrònica a la UPF. Aquest procés, que té implicacions a diferents nivells -jurídic, tecnològic, organitzatiu, gestió documental i de canvi cultural-, s'està gestionant a partir de dues comissions creades ad hoc, amb representació dels diferents àmbits.

L'administració electrònica està impulsada per una comissió formada pels membres següents:

President: Prof. Daniel Serra de la Figuera, vicerector d'Economia, Recursos d'Informació i Relacions Institucionals

Vocals:

Prof. Miquel Oliver Riera, vicerector de Qualitat i Estratègia Institucional
Sr. Josep Fargas Fernández, secretari general
Sr. Ricard Boix Junquera, gerent
Sra. Mercè Cabo Rigol, vicegerent de l'Àrea de Serveis, Tecnologia i Recursos d'Informació
Sr. Pau Juste Calvo, vicegerent de l'Àrea de Recursos Humans i Organització
Sra. Àngels Ingla Mas, cap del Gabinet del Rectorat
Sra. Teresa Grané Viadé, cap del Servei d'Informàtica
Sr. Jordi Masias i Muntada, expert en la matèria
Prof. Mireia Trenchs Parera, degana de la Facultat d'Humanitats
Prof. Cristina Gelpí Arroyo, degana de la Facultat de Traducció i Interpretació
Prof. Jordi Pérez Sánchez, degà de la Facultat de Ciències Experimentals i de la Salut
Sra. Montserrat Berenguer Sau, representant del personal d'administració i serveis
Sra. Rosó Roca Satoca, representant dels estudiants

Secretària: Montserrat Vives i Cruells, secretària general adjunta

Així mateix s'ha creat una comissió de direcció de l'administració electrònica encarregada de gestionar el dia a dia del procés. Aquesta comissió, anomenada Comissió de Direcció del Projecte d'Administració Electrònica, està composta pels membres següents:

Sr. Ricard Boix Junquera, gerent
Sra. Mercè Cabo Rigol, vicegerent de l'Àrea de Serveis, Tecnologia i Recursos d'Informació
Sra. Montserrat Vives i Cruells, secretària general adjunta
Sr. Pau Juste Calvo, vicegerent de l'Àrea de Recursos Humans i Organització
Sra. Teresa Grané Viadé, cap del Servei d'Informàtica
Sra. Eva Roca, responsable de l'Arxiu
Sr. Jordi Campos, cap de la Unitat d'Organització i Processos
Sr. Jordi Mas, del Servei d'Informàtica
Sr. Xavi Herrero, del Servei d'Informàtica
Sr. Òscar Hernandez, expert en la matèria
Sr. Jordi Masias i Muntada, expert en la matèria

Durant el període 2010-2011 s'ha estat treballant en la finalització de la implantació de la primera fase de l'administració electrònica definida en el Pla Administració Electrònica i en la implantació de la segona fase del projecte.

Els projectes es divideixen en dos grups: els associats a la digitalització de processos i els mòduls comuns de l'administració electrònica, segons el gràfic següent:

 

Projectes e-Administració

La feina desenvolupada fins ara és:

Digitalització de processos i serveis

Projectes que ja s'han posat en marxa i que estan disponibles per utilitzar-los

Aquesta relació de projectes i serveis és el resultat d'un treball que s'ha pogut fer a partir de la posada en marxa d'un conjunt de mòduls bàsics d'administració electrònica que es relacionen més endavant.

1. Seu electrònica. És l'espai on els estudiants, PAS, PDI i tercers poden trobar un conjunt d'informació i serveis que, complint el que es defineix a la LAECSP, permeten a aquests l'accés als serveis regulats pel procediment administratiu amb les mateixes garanties jurídiques que la relació presencial. Aquesta seu ha estat ja normada i està disponible a través de la web https://seuelectronica.upf.edu/.

2. Factura electrònica. Permet la recepció de factures telemàtiques d'acord amb el que preveu la llei. La UPF s'ha adherit a la plataforma del Consorci AOC de factura telemàtica.

3. Signatura de pròrrogues de contractes de treball del PDI. La plataforma permet la signatura electrònica de les pròrrogues de contractes de treball i de canvis de categoria del PDI a través dels mitjans telemàtics. Es genera el contracte en format electrònic i s'envia al treballador per tal que el signi digitalment. Una vegada signat s'envia al portafirmes del vicerector o vicerectora responsable de la signatura per part de la UPF, que signa digitalment. Finalment, se n'envia un original al treballador i l'altre es guarda a l'expedient.

Projectes que ja s'estan desenvolupant i que estaran disponibles properament per ser utilitzats

Per a aquesta segona fase del projecte d'administració electrònica s'ha decidit fer el màxim d'esforç per posar en marxa serveis per als estudiants, el PAS, el PDI i tercers, de manera que el treball realitzat en els anys anteriors per dotar-se d'eines imprescindibles per a l'administració electrònica, segons que es regula a la LAECSP, el pugui aprofitar i visualitzar la comunitat universitària, per així generar estalvis de temps i de diners, i possibilitar la relació telemàtica des de qualsevol lloc i hora als estudiants, al PAS i al PDI. Alhora, ha de servir per millorar la transparència de la UPF.

1. Gestió dels òrgans de govern. El projecte consisteix a informatitzar tot el cicle de vida de la gestió del Consell de Govern de la UPF: des de la convocatòria de les reunions fins a l'elaboració de l'acta de la reunió en format electrònic i signada digitalment; el seu arxiu; la generació dels certificats dels acords; la publicació d'aquests, etc. Els beneficis més importants seran la reducció de temps de tramitació, els estalvis de diners en enviaments de documents en paper i una major eficiència en la gestió.

2. Certificats electrònics. Plataforma de generació de certificats digitals com a alternativa al certificat en paper actual. S'està treballant en diferents tipus de certificats que aniran posant-se en marxa en els propers mesos: certificat acadèmic personal, certificat acadèmic oficial, certificat acreditatiu d'estar matriculat, certificat d'estar admès a la UPF, certificat d'estar admès en un centre públic, etc. Aquesta eina permetrà arribar en primera instància als estudiants i després a la resta de personal de la UPF en la relació telemàtica amb validesa jurídica, i comportarà estalvis de temps per als estudiants i de diners per a la UPF.

3. Signatura electrònica d'actes de qualificació. El projecte consisteix a digitalitzar el procés de signatura de les actes de qualificació, de manera que una vegada estigui en funcionament la plataforma totes les actes de qualificació podran ser electròniques i estar signades digitalment. Això suposarà un important estalvi de diners per a la UPF, alhora que simplificarà al professor aquest procés, ja que no haurà de desplaçar-se a les secretaries per signar-les. Podrà fer-ho des de qualsevol lloc i a qualsevol hora.

4. Instància general. Per tal de donar compliment a la LAECSP s'ha optat per crear una instància general que permeti a la comunitat universitària la relació telemàtica amb la UPF amb totes les garanties jurídiques en el cas en què no hi hagi un formulari normalitzat per a un procés. Això significarà l'inici de l'expedient electrònic i la millora de la gestió interna dels expedients. Es vol aconseguir estalvi de temps i de diners important.

5. Gestió de queixes i consultes al Síndic de Greuges. Plataforma que permetrà gestionar a través dels mitjans telemàtics tots els processos vinculats a les queixes i a les consultes al Síndic de Greuges de la UPF, des de la sol·licitud fins a la gestió, al tràmit intern de gestió del procés i la resolució i notificació d'aquesta. Tot per mitjans electrònics, amb expedient electrònic i amb garanties jurídiques. Els beneficis principals són una transparència més gran i simplificar al ciutadà la relació amb la UPF.

6. Sol·licitud de títol acadèmic. Aquest procés permetrà als estudiants sol·licitar el títol telemàticament utilitzant el certificat digital que la mateixa universitat emet i distribueix amb el carnet dels estudiants, i per tant amb totes les garanties de seguretat que calen. Un dels grans avantatges serà el fet que els estudiants no hauran de desplaçar-se per fer aquesta sol·licitud, i també facilitarà la gestió interna del procés.

Mòduls comuns

Eines que ja s'han posat en marxa i que s'estan utilitzant

Tal com ja s'ha comentat anteriorment, la posada en funcionament de nous serveis per a estudiants, PAS i PDI ha requerit la posada en marxa d'un conjunt d'eines bàsiques d'administració electrònica, regulades per la LAECSP. Aquesta primera fase del projecte ha finalitzat amb la posada en marxa de les eines següents:

1. Nou carnet de la UPF per a PAS i PDI. Amb el desplegament del nou carnet per a la comunitat universitària de la UPF, a més de les funcions tradicionals, se l'ha dotada d'eines d'identitat i de signatura electròniques per tal que les pugui utilitzar en els diferents serveis d'administració electrònica que s'han posat en marxa i que es preveu continuar posant en marxa, i que s'han relacionat en el punt anterior. En la nova targeta, s'hi ha incorporat un xip criptogràfic que permet guardar els certificats digitals per a la identitat digital i la signatura electrònica. L'èxit del desplegament del nou carnet entre els diferents col·lectius de la comunitat universitària situa la UPF en una posició capdavantera. En aquests moments, la UPF és la universitat líder de l'estat espanyol quant a penetració d'aquesta eina. Pel que fa al PAS i al PDI, es van emetre més de 2.100 carnets, xifra que representa que gairebé el 100% del personal d'aquests dos col·lectius disposa d'aquesta eina. Pel que fa als estudiants, durant el curs 2010-2011 es va posar en marxa el pla de desplegament del carnet entre aquest col·lectiu. En la campanya extraordinària del mes de maig, 1.800 estudiants de grau van sol·licitar el nou carnet, i se'n van distribuir més de 1.300. També es va fer la recaptació de sol·licituds del carnet dels nous estudiants de grau en el procés de matriculació de juliol, la qual cosa representa que uns 2.100 estudiants de nou ingrés tindran també a partir del curs vinent el nou carnet de la UPF. Es preveu que durant el primer trimestre del curs que ve, es torni a fer una campanya extraordinària per continuar recollint sol·licituds i lliurant el nou carnet fins a arribar a tots els membres de la comunitat universitària.

2. Posada en marxa de diferents entitats de registre de CATCert. Per tal de donar els nous carnets, s'ha constituït l'ER UPF, que ha permès fer el desplegament dels certificats digitals.

3. Gestor d'identitat. En paral·lel a la implantació del nou carnet, s'ha posat en marxa una eina de gestió d'identitats, que permet a la UPF gestionar les diferents identitats digitals de manera centralitzada i molt més eficient i segura.

4. Registre electrònic. S'ha posat en marxa el registre electrònic a la UPF. A partir de l'aplicació actual de registre d'entrada i sortida de la UPF s'han incorporat les funcions telemàtiques, requerides per la LAECSP, per tal de donar servei a la digitalització dels diferents processos de la UPF.

5. Digitalització electrònica. S'ha posat en marxa l'eina de digitalització amb validesa jurídica dels documents en paper, que permet a la UPF passar del format paper a l'electrònic i fins i tot la possibilitat de destruir el paper que ha generat la copia autèntica. Aquesta eina ha de possibilitar agilitzar el procés de passar d'una universitat basada en el paper a una basada en el document i l'expedient electrònics, amb el que això significa des del punt de vista de l'estalvi i de la millora de l'eficiència.

6. Evidències electròniques. És un eina que permet gestionar un conjunt d'evidències, proves, actes, etc., realitzats tant per la UPF com per la comunitat universitària i que pot servir com a prova davant un jutge d'un fet que hagi pogut passar.

7. Impressió electrònica. També s'ha posat en marxa el conjunt d'eines que permeten generar un document en paper, a partir d'un original electrònic, amb totes les evidències per poder comprovar que el document en paper no s'ha manipulat. La gestió del document en paper, sobretot fora de la UPF, continua sent una realitat i calia que la UPF es dotés d'eines que li permetessin donar a un estudiant i als membres del PAS, del PDI o a un tercer una còpia en paper d'un original electrònic.

8. Mòdul de signatura, segell de temps i validació electrònics. En aquests moments està ja en funcionament la plataforma que permet la generació, a partir del nou carnet de la UPF, així com d'altres certificats digitals, la signatura electrònica de documents, la possibilitat de poder-hi afegir evidències temporals (segell de temps) i la capacitat, requeriment legal, de la validació d'aquestes signatures electròniques. Aquesta plataforma s'està utilitzant en tots els serveis que s'estan posant en marxa.

9. Portafirmes. S'ha posat en marxa una eina que permet signar electrònicament documents provinents de diferents circuits. Aquesta és una eina bàsica en el procés d'implantació de l'administració electrònica, ja que possibilita la substitució del tradicional portafirmes físic i que la persona que hagi de signar ho pugui fer des de qualsevol lloc i a qualsevol hora.

10. Gestor documental. Aquest ha estat un dels projectes més complexos de la primera fase d'implantació de l'administració electrònica; però, alhora, el més clau. La gestió d'una universitat sense papers requereix de l'ús d'una plataforma des de la qual gestionar tots els expedients, tant en paper com electrònics, durant tot el cicle de vida: generació, tramitació o gestió, vigència i arxiu. Això ha significat passar la gestió de tots els expedients en paper a aquesta nova plataforma: s'han migrat més de 160.000 expedients. Al mateix temps, s'ha definit el model de gestió documental i arxiu de la UPF, eina imprescindible per al canvi.

Informació i formació

La implantació de l'administració electrònica comporta canvis tecnològics i normatius, però sobretot organitzatius. Això implica que cal acompanyar durant tot el procés les persones que s'hi veuran afectades, per la qual cosa s'ha previst un programa específic de comunicació i de formació. 

Eines que ja s'estan desenvolupant i que estaran disponibles properament per ser utilitzades

En aquests moments el nombre d'eines en desenvolupament és reduït, atès que la gran feina ja s'ha fet. Tot i això s'està treballant en:

1. Notificació electrònica. S'està integrant la plataforma de tramitació a l'eina de notificació telemàtica del Consorci AOC -e-Notum- per tal de poder fer notificacions electròniques amb validesa jurídica i anar substituint les cartes certificades per aquesta manera de comunicació, amb les mateixes garanties jurídiques i molt més econòmica.

2. Gestió de la documentació electrònica. Eina que permet, conjuntament amb les eines de digitalització electrònica, la desmaterialització del procediment administratiu. Una vegada es disposi de documents electrònics (via instància genèrica, digitalització electrònica o generació interna) es podran guardar en el gestor documental, en la corresponent entrada del quadre de classificació, i gestionar l'expedient electrònic digitalment.

Per últim, cal comentar que tot aquest procés ha portat en paral·lel una gestió del canvi, que continuarà, i que preveu el següent:

1. Accions de comunicació: a través de la web http://www.upf.edu/e-administracio/, a través de correus electrònics i de sessions informatives, etc.

2. Accions de formació: d'administració electrònica en general: presencials i telemàtiques i d'ús de les eines en concret en el moment de la seva posada en marxa.


Projecte ACUP

La UPF, conjuntament amb altres universitats catalanes, mitjançant l'ACUP, participa en un projecte cooperatiu, que té per objectiu aprofitar sinergies per implantar la universitat electrònica amb eines comunes que facilitin el desplegament de l'administració electrònica i establir acords sobre la interoperabilitat entre les universitats.

Una vegada finalitzada la primera fase d'aquest projecte comú, s'ha continuat treballant amb l'objectiu de posar en marxa serveis de cara als estudiants, PAS, PDI i empreses. Aquesta és la priorització del projecte comú, que està completament alineada amb l'estratègia de la UPF.

Els projectes que s'estan treballant conjuntament són els següents: 

Projecte ACUP


En aquests moments, el desenvolupament d'aquests projectes està molt avançat i gaudeix d'un alt grau de satisfacció.  

 

Darrera actualització 28-09-2011
© Universitat Pompeu Fabra, Barcelona