Interpretando la cartografía de la gestión de documentos en las organizaciones

Autora: Manuela Moro Cabero (Universidad de Salamanca)

Citación recomendada: Manuela Moro Cabero. Interpretando la cartografía de la gestión de documentos en las organizaciones [en linea]. "Hipertext.net", núm. 2, 2004. <http://www.hipertext.net>

  1. Introducción
  2. El concepto de gestión de documentos ante la danza del cambio
    2.1. El profesional de archivos como explorador de territorios de incertidumbre
  3. Aprendiendo a bailar con programas de gestión al ritmo de iso 15489:2001
    3.1. Fases
    3.2. Procesos
    3.3. Instrumentos
  4. Escribiendo partituras: sobre el programa: manuales de planes estratégicos (políticas) y operativos (procedimientos)
  5. Notas

En ocasiones se ha dicho que las organizaciones son como los exploradores que se encuentran a sí mismos cruzando, casi sin darse cuenta, líneas divisorias entre diferentes territorios, de tal manera que llegando un determinado momento, se hallan en un contexto totalmente diferente del que han dejado atrás en su avance...

J.J. Valero Iglesias, 1991

Notar enseguida los pequeños cambios ayuda a adaptarse a los cambios más grandes que están por llegar

Spencer Johnson, 1999 ¿Quién se ha llevado mi Queso?

 

1. Introducción

El contexto de la información está cambiando debido a los efectos de las tecnologías digitales de la información y comunicación así como a los entornos de competitividad en los cuales las organizaciones públicas y privadas se ven abocadas Las primeras, reinventando políticas de gobierno transparentes y accesibles desde el punto de vista informativo y comunicativo con el ciudadano; las segundas, activando reingenierías de procesos de producción y diseñando sistemas que les permitan el logro de certificados de calidad. Sue Myburgh define los cambios en el entorno, con objeto de resaltar las características del gestor de la información, citando a Kelly al señalar que en la nueva economía mundo se diferencian 3 características: su carácter global, la valoración de los recursos intangibles (ideas, información y relaciones) y la intensidad de sus interrelaciones [1]. Nos encontramos en una era donde conceptos como capital intelectual [2] (conocimiento humano más capital cognitivo) y capital cognitivo (conocimiento documentado disponible en estudios de investigación, documentos administrativos, etc.) suelen usarse con el fin de señalar el valor de la información. Sin duda alguna asistimos en nuestros días a la predicción que A. Cornellá realizara en sus monografías [3] : a la conversión de la información en recurso estratégico en las organizaciones y, por tanto, ante la obligación - que el profesional debe asumir- de administrarlo como tal. Saber hacer, saber gestionar la información interna de las organizaciones conforman un capital intelectual y de conocimiento en el que se exige el dominio de nuevas directrices y habilidades para el correcto desempeño del trabajo archivístico.

Sin embargo, en estos tiempos de rápidas e impredecibles transformaciones, la mayor parte de las iniciativas de cambio fracasan. La incapacidad para sostener el cambio se repite constantemente a pesar de los esfuerzos y recursos empleados en ello. Por regla general, los archiveros no estamos exentos de estos fracasos. Parte de la razón radica en que nos conformamos con "recoger la fruta de las ramas bajas" obviando esfuerzos y dificultades mayores. Otra justificación radica en el débil grado de compromiso del archivero, para ejercer un liderazgo reflexivo y perspicaz, potenciador de las tareas de archivo en los entornos de trabajo administrativo; así como por su nivel de preparación ante el cambio para afrontar con disponibilidad, dominio y habilidad los cambios que deben ser acometidos en el sistema de información interna de la organización comprometida con la competitividad y sostenibilidad global; no olvidemos que las organizaciones triunfantes son aquellas que aprenden y se adaptan, potenciando una estructura simple matricial caracterizada por la delegación y por la participación de todos los recursos humanos componentes. Principalmente, creemos, con Peter Senge, que entender el cambio supone comprender los procesos impulsores de crecimiento así como averiguar qué se necesita para catalizarlos y asumir o superar los obstáculos que impiden generarlo [4]. El proceso informativo es uno de ellos.

En este estudio nos planteamos presentar el proceso informativo de la documentación de archivo en una organización de forma normalizada de modo que el lector pueda conocer el valor del proceso en una organización así como los elementos esenciales componentes del mismo; pueda comprender una metodología de trabajo para el diseño, implantación y control de un programa de gestión de documentos; adquiera la capacidad suficiente para analizar algunas de las tareas principales ligadas a la comunicación del proceso y, finalmente, aprenda a sintetizar los elementos componentes del motor del proceso así como sus posibles obstáculos.

Para alcanzar dichos objetivos ha sido planteada la siguiente estructura: en primer lugar, abordamos la planificación del trabajo archivístico en un contexto de cambio enumerando los factores incidentes y explicativos del mismo. En segundo lugar, analizamos el programa de gestión de documentos destacando elementos componentes y fases principales para su desarrollo. En tercer lugar asumimos el compromiso de comunicar el programa mediante la documentación del mismo y la formación del capital intelectual.

 

2. El concepto de gestión de documentos ante la danza del cambio

Llansó i Sanjuan delimitaba el concepto de gestión de documentos al caracterizarlo por su pluralidad, silencio y especificidad [5]. El archivero, antes que nadie, debe aceptar la pluralidad de prácticas distintas existentes cuando gestiona los documentos, asumiendo, por tanto, que a pesar de tener en común técnicas y ciertos elementos prácticos, la definición de dicho concepto no es de aplicación universal, siendo en sí mismo subjetivo y variando en la forma de entender las actuaciones durante todo el ciclo de vida documental. El archivero utiliza métodos distintos en función del territorio en que se ubica. La especificidad de su actuación lejos de servir de obstáculo para el desarrollo profesional debe ser analizada como factor enriquecedor, conformando el contrapunto de una disciplina que por su juventud carece de un cuerpo teórico uniforme a la par que arrastra una práctica y un "saber hacer" milenarios. Este hecho, justifica establecer una definición que permita entender al lector el método utilizado para este estudio.

El Consejo Internacional de Archivos define la gestión de documentos como el área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. Como vemos, la gestión de documentos se ubica dentro del sistema de coordinación de una organización con objetivos definidos: rentabilizar el trabajo archivístico mediante el ahorro económico que supone la normalización del trabajo en todo el ciclo de vida documental. El concepto del CIA ha sido ampliado por la normativa sobre gestión de documentos administrativos ISO 15489-1 cuando señala " incluyendo los procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia y de las actividades empresariales de información, así como de las transacciones en forma de documentos administrativos ". Esta apreciación incluye a los documentos electrónicos además de un nuevo concepto sobre la metodología de trabajo: la estructuración de la actividad en procesos. Aspecto que refleja el espíritu predominante en la normativa: confluencia de los métodos de trabajo en las organizaciones orientadas a la consecución de certificados de calidad.

El concepto, no obstante, por estar ligado al contexto de una organización, ha sufrido nuevas modificaciones, dadas las continuas transformaciones e interrelaciones del entorno. Debido a la nueva concepción sistémica del proceso informativo o de conocimiento, el fin de dicha área ha sido modificado. Este nuevo enfoque concibe la gestión de documentos como un modelo de gestión integrado y coordinado con todos los modelos de gestión existentes en la organización (el modelo de gestión imperante en los niveles de archivo no debe diferir de los otros modelos existentes en la organización [6]) El modelo basado en la lógica de sistemas exige la definición de los requisitos de los usuarios entendiendo por estos las necesidades informativas y expectativas de servicio de los mismos; exige, además, definir los procesos que contribuyen al logro productivo y mantener dichos procesos bajo control. Se convierte así en un marco de referencia para la mejora continuada. Mejora que permitirá responder adecuadamente a los cambios producidos en el conjunto de necesidades informativas de la entidad con el objeto de satisfacer al usuario en todo momento. Ya no se trata de originar productos que supongan determinado ahorro económico a las organizaciones sino de establecer como resultado del proceso informativo de una organización un grado de valor añadido a la misma, considerando a dichos recursos informativos como recursos estratégicos de las organizaciones, dado que contribuyen al desarrollo de su capital intelectual y a la consecución de procesos estratégicos [7].

Este hecho, es razón suficiente para comprender la lógica de puntuación utilizada por el modelo de calidad norteamericano para la consecución del Premio Malcolm Baldrige, en el que los recursos informativos ocupan un importante lugar [8]. En esta línea, la normativa ISO 9000 considera al proceso informativo como modelo de apoyo o soporte en una organización, sito en el mismo nivel que ocupan otros procesos como pueden ser el de gestión del capital humano, de los recursos materiales y presupuestarios, etc. Proceso de soporte sin el cual las restantes categorías de procesos claves [9] y estratégicos [10] no tendrían posibilidad de coexistir. Cabe señalar que la normativa del 2000 revaloriza el enfoque basado en procesos, entendiéndolo como principio que defiende la articulación en procesos del sistema de calidad, dado que los resultados deseados se controlan mejor cuando se coordinan recursos y requisitos [11]. Por otro lado, todo proceso incorpora cierto valor añadido en sus resultados finales; outputs que a menudo forman parte de los entrantes del proceso siguiente (concepto de eslabón de la cadena productiva: compro/recibo - transformo - vendo/sirvo - compro/recibo...)

El desarrollo del trabajo documental en procesos debe ser interpretado, a su vez, como subproceso del proceso informativo en una organización [12]. Este hecho nos invita a analizar de forma detallada el proceso de gestión de documentos en una organización con el objetivo de definirlo o delimitarlo.

Así, el proceso de gestión de la información de archivo se constituye de una serie de entrantes que serán transformados en resultados operativos destinados a lograr la satisfacción de los usuarios en un entorno dado, mediante el uso de unos recursos y controles específicos para su consecución y mantenimiento.

  • De tal modo que en una organización cualesquiera debemos considerar como entrantes la categoría de expectativas y necesidades informativas existentes en la misma para la consecución de la toma de decisiones en general, los documentos producidos como evidencia de las transacciones administrativas, la legislación y normativa pertinente que debe considerarse para el desarrollo de las actividades productivas o de servicio, el software de gestión utilizado, etc. por ejemplo.

  • A su vez, los proveedores de dicho proceso serán, por tanto, la propia organización (que manifiesta las necesidades informativas y produce transacciones), además de la ciudadanía, terceras partes y entidades oficiales u otras que exigen el cumplimiento normativo y generen documentación exógena, productores o vendedores de software, entre otros.

  • Dispondremos de controles internos (informes auditores, inventarios, indicadores de rendimiento del proceso y formularios de control de la ejecución del mismo, normativa interna, reclamaciones de los trabajadores, manuales de procedimientos, de calidad, cartas de servicios, etc.) y externos (informes de auditoría externa, reclamaciones de la ciudadanía y de terceras partes, legislación en general, directrices de las Direcciones o Servicios de Archivos autonómicos, estatales, internacionales, etc.) que nos permitirán asegurar el control del proceso así como medir su rendimiento.

  • Contaremos con recursos humanos suficientes para el desarrollo del proceso (archiveros, plantilla de la organización, informáticos, compañías privadas de gestión de documentos) y con recursos materiales y demás infraestructura (gestión del espacio y del equipamiento necesario para depósitos, instalación, equipo informático), así como con recursos informativos (manuales de gestión de documentos, literatura de archivos, normativa, directrices), y financieros.

  • Recursos, controles y productos a transformar tienen que ser coordinados mediante un método y una secuencia de trabajo que se conforma en un programa de gestión de la información de archivo que ha de ser diseñado, implementado y controlado con objeto de obtener una batería de productos orientados a dar respuesta a corto, medio y largo plazo a todas las necesidades informativas en materia de archivo existentes en la organización, así como a asegurar el funcionamiento del proceso de forma tal que permita ser mejorado.

  • Entre los productos enumeramos: la determinación de sistemas de archivo; el establecimiento y documentación de los procesos esenciales de archivo; la elaboración de instrumentos de trabajo; el diseño de planes operativos de protección y de conservación de los documentos; la formación orientada, según niveles de plantilla, en el uso, manejo y protección de los documentos; la elaboración de sistemas de control; etc.

  • Lógicamente, el conjunto de subproductos derivados de las anteriores categorías se orientará hacia los usuarios que en un elevado porcentaje está conformado por el capital humano de la propia organización así como por terceras partes e interesados de todo tipo (clientes de la organización, clientes corporativos públicos y privados, ciudadanía en general y organizaciones no gubernamentales, etc.)

En un entorno de trabajo tal y como se acaba de contextualizar, el profesional de archivos debe procurar mediante la puesta en marcha del proceso y de su mantenimiento dirigido hacia la mejora continuada, caracterizar el modelo respondiendo a los diferentes necesidades de una toma de decisiones que se produce en toda organización a varios niveles. Seguidamente, enumeramos algunos de ellos:

  • Nivel 1 (Logro de la Calidad): Trabajar para implementar, mantener y mejorar la calidad en toda o parte de la organización, mediante el desarrollo de servicios que estén estipulados en las normas para lograr su cumplimiento

  • Nivel 2 (Fomento del servicio): Gestión o contribución técnica profesional para colaborar en la toma de decisiones basada en información sobre situaciones específicas o particulares desde todos los ángulos posibles. Aspecto que exige disponer la información técnica, de investigación, etc. Sobre temas o situaciones similares.

  • Nivel 3 (Control de las buenas prácticas): Gestión o contribución técnica profesional para colaborar en Departamentos o/y unidades de trabajo ofreciendo información necesaria para el control de las actividades y el mantenimiento de las mismas, así como la disposición de la documentación para su recuperación en un futuro.

  • Nivel 4 (Desarrollo empresarial): Gestión o contribución individual a una división, departamento ofreciendo la información necesaria para evaluar hechos pasados, presentes y establecer opciones de mejora al respecto.

  • Nivel 5 (Planificación de la Misión): Contribución individual a entidades de trabajo estratégicas (nivel de planificación de la organización, de grupos de trabajo, etc.) que necesitan información de diferentes hechos no relacionados para establecer posibles oportunidades de estabilidad y acciones de mejora.

  • Nivel 6 (Contribución al conocimiento del entorno social y corporativo): Interpretar el contexto social, económico, político y tecnológico para contribuir mediante la información al desarrollo de productos y servicios que satisfagan las expectativas de los clientes, así como de bienes no esperados que se conviertan en oportunidades estratégicas. Interpretar, además, el contexto internacional, comunitario, nacional, autonómico y local para contribuir mediante la disposición de la información a la toma de decisiones relacionadas con él.

La contribución en estos niveles nos permite establecer unos resultados finales ventajosos en el proceso de gestión de la información (valor añadido) tales como:

  • Incremento de la productividad y de la creatividad del capital intelectual que trabaja con recursos de información, así como de su moral, debido al control que todo capital humano ejerce sobre la información que maneja.

  • Planificación, diseño, puesta en marcha y evaluación del uso de los recursos de información en la organización, activando las oportunidades de innovación de mejores prácticas y productos.

  • Desarrollo del uso estratégico de la gestión de los recursos de información en las organizaciones públicas y privadas con o sin fines de lucro con objeto de facilitar respuestas más rápidas ante los cambiantes entornos.

  • Creación del valor empresarial adicional a través de la gestión apropiada del capital intelectual [13]

La representación de la gestión de la información como un proceso de apoyo (como recurso estratégico) respetando la lógica sistémica de una organización nos ayuda a comprender como la Institución caracteriza, dada su cultura corporativa, los recursos disponibles, las necesidades de sus clientes y las metas establecidas, incluida la propia gestión de la información. Esta última se presentará, a su vez, mediatizada por la existencia de una normativa que posibilite la aplicación y desarrollo de un método de gestión; normativa que entendemos debe regular una actuación integrada sobre todo el ciclo de vida de los documentos a la par que se contempla como un ejercicio multi diciplinar. Exige, por tanto, un profesional capaz de desarrollar y comunicar planes estratégicos y operativos así como de informar y formar al capital humano en materia de archivo. Exige un profesional cuyo compromiso y nivel de participación y delegación sea promovido desde nuevos horizontes.

2.1. El profesional de archivos como explorador de territorios de incertidumbre

A la luz de este recorrido, por la evolución del concepto de gestión de documentos y por su representación como proceso, somos conscientes de atravesar territorios sometidos a profundos cambios. Territorios adjetivados por Charles Handy como "territorios de la incertidumbre, de la sinrazón, de la insensatez" cuando rememora a Georges Bernard Shaw, señalando que "los hombres razonables o sensatos se adaptan al mundo mientras que los insensatos tratan de adaptar el mundo a sus particularidades". Calificativo que utilizamos en el mismo sentido. Mantengamos como nos sugiere el CIA ante la nueva denominación de su revista (Comma:2000) un momento de pausa para meditar sobre la continuidad archivística de una disciplina investigada desde diversas perspectivas. El propio cambio de denominación del canal de comunicación del Consejo (De Janus a Comma) refleja la dualidad archivística vivida hasta el momento ante la diversidad de modelos de gestión: modelo conceptual del ciclo de vida y modelo conceptual del "records continuum". La nueva realidad del espacio lógico , originada por los entornos de trabajo electrónico, manifiesta la insignificancia del espacio físico significándose sobre ambos espacios dos modelos teóricos de gestión de documentos de archivo que a menudo se presentan como antagónicos: el modelo paladín de una custodia centralizada o postcustodia frente al modelo defensor de una custodia distribuida. Es posible observar que, a pesar de los esfuerzos que el Consejo Internacional de Archivos ha realizado de forma manifiesta con este cambio de nombre, el mito de Janus permanece [14] : desplazándose la dualidad bifronte de archivos administrativos, archivos históricos a la dualidad custodia-postcustodia en un contexto de producción electrónico. No es el momento de adentrarnos en este interesante debate donde Jano comprendido como eje del mundo entre el pasado y el presente (eje de espacios físicos y lógicos) es relegado a su más simple condición de guardián de vanos; en suma, adaptado al mundo. Incluso, es limitado a esta presentación dual del futuro (archivos administrativos) y del pasado (archivos históricos) obviando su condición axial. Condición que es recordada y utilizada por los defensores del modelo de gestión continuado [15]. Estos últimos defienden su continuidad a partir de una representación abstracta en la que establecen cuatro ejes de interés relacionados dos a dos: el eje de la evidencia o testimonio documental en cuyo polo opuesto se haya el eje de la gestión de documentos; el eje de la consecución de la tarea en cuyo polo opuesto se haya el eje de una institución contextualizada por su entorno. Dichos ejes, a su vez, delimitan cuatro círculos concéntricos denominados dimensiones. Enumeramos brevemente cada una de ellas respetando la secuencia lógica de creación desde una perspectiva archivística:

  • D1 (Dimensión 1) de Diseño y creación de los documentos en la que se interrelacionan elementos de todos los ejes: el dato(s) e información (entorno convencional y electrónico); la tarea, la representación visual del dato o conjunto de datos o informaciones y plantilla que ejecuta las tareas, crea, manipula los datos y los representa o se vale de ellos para desarrollar su trabajo antes de ser incorporados al sistema de archivos.

  • D2.(Dimensión 2) de Incorporación al sistema de archivos. Nuevamente la intersección de los ejes nos proporciona la siguiente conexión: documento activo y semiactivo que evidencia una actividad y se desarrolla en un entorno departamental de una institución. (conforma el documento simple o compuesto de una serie).

  • D3 (dimensión 3) de Gestión del sistema donde la intersección de los ejes manifiesta la conexión entre los documentos semiactivos e inactivos que constituyen la memoria corporativa de todos los procesos y funciones de una organización.

  • D4 (dimensión 4) de Memoria social en la que se interconectan los fondos históricos (grandes depósitos de documentación histórica del sistema de archivos autonómico y nacional) constituyentes de la memoria social de los pueblos y que deben ser conservados para diversos fines y objetivos de la sociedad, desvelando las actuaciones y el impacto de las instituciones en el entorno y viceversa.

La representación que D. Bearman [16] realiza para explicar mediante diagrama el records continuado nos indica lo siguiente: el profesional de archivos se ha convertido en el janitor de los documentos semiactivos e inactivos - aposentándose como una representación de la deidad Janus bajo una de las puertas de la archivística, desestimando otras posibles, amparado en la magnitud del espacio físico que representan los archivos convencionales (textual, fotografía y otros soportes tradicionales). Esta actitud no es posible mantenerla ante sistemas electrónicos carentes de estructura física. Es mas, los defensores de este modelo asumen que en entornos de trabajo electrónico las instituciones archivísticas pueden desempeñar sus funciones sin asumir la custodia física de los documentos; su logro radica en el desarrollo de nuevas metodologías y técnicas de gestión en un entorno, precisamente, de custodia distribuida (en toda la organización)

Para estos teóricos, la custodia deja de ser el factor básico en el que se sustentan para definir el modelo. Lo que realmente importa es asegurar la existencia de un sistema viable y generalmente aceptado para gestionar los documentos en el lugar donde se crean y manipulan. Ello sólo es posible, si se generan y establecen políticas y procedimientos que aseguren, independientemente de donde se "almacenen" los documentos, su gestión según las mejores normas establecidas. Así pues, la custodia queda relegada frente al verdadero factor real que es el control de los documentos y la actitud de compromiso que asuma el archivero en ello. De esta forma, los profesionales de archivística deberán hablar a sus usuarios (creadores y manipuladores de los documentos) de buenas prácticas de gestión que les faciliten y posibiliten ejercer el control necesario sobre los documentos. Así, mientras la percepción de Jano como guardián de los documentos tangibles se desdibuja, nuevos bocetos (acepciones y percepciones) de dicha deidad son reconocibles: una custodia distribuida que asegure la creación de acuerdos de cumplimiento y compromiso entre productores y archiveros, la concreción de mecanismos fiables de auditoría de gestión de documentos, el establecimiento de redes de formación en el manejo y conservación así como la definición, la asignación de responsabilidades y la delegación de poder entre toda la plantilla de una entidad. Esta reinterpretación del paisaje archivístico (exploración de nuevos territorios) en el que un dios se desmitifica (relegándole a mero custodio de tangibles) y mitifica (eje de unión entre el espacio físico y lógico, entre la evidencia de una tarea -intangible-y la memoria social constituida por el valor secundario de infinidad de documentos originados en un entorno dado) cuando el cambio resulta inevitable (en un contexto de incertidumbre) no debe ser más de lo mismo tal y como nos recuerda Ch. Handy. No en vano, hemos utilizado a Jano - quien se muestra complejo en su caracterización y en su poder, precisamente para manifestar la riqueza de los seres multidimensionales. Desde esta perspectiva, el archivero debe percibir y asumir las mutaciones como factores de progreso y no de riesgo o de pérdida de identidad.

Hablamos de un modelo dinámico que comprende y asume las tendencias en gestión de documentos [17] : conocimiento de las necesidades informativas de toda organización así como de la forma de establecer sus procesos administrativos (eje de la transacción); conocimiento de las relaciones existentes de la organización con clientes e interesados; establecimiento de nuevas relaciones con otra parte de la plantilla de la organización para asumir las nuevas exigencias de trabajo [18] (eje de la institución productora); determinación de los requisitos [19] para una gestión de documentos eficiente en todo el sistema de gestión; determinación de los metadatos esenciales a utilizar y decisión sobre la forma de su gestión con objeto de asegurar el documento desde su triple condición archivística: contenido, estructura y contexto (eje de la evidencia); diseño e implementación de las políticas, procedimientos, instrucciones y otros registros de forma documentada tanto en el sistema de archivos en general como para el uso y preservación de los documentos electrónicos así como el control de todos los procesos (eje de la gestión de los documentos)

En nuestra condición de defensores o detractores de uno u otro modelo de gestión, ante los nuevos desafíos surgidos en la danza del cambio, el reto consiste en mantener la credibilidad de nuestro papel como autoridades respetadas de la evidencia y como garantes auténticos de los intereses de la sociedad. Este envite de cambio nos concierne a todos tal y como reitera Ken Blanchard en su obra, dado que resulta conveniente para nuestros archivos y nos conviene a nosotros mismo como representantes que somos de la sociedad global a la que han servido (en el pasado) y sirven (presente y futuro) Los retos no dejan de ser oportunidades para mejorar, para ejercer nuestra atención, comprensión y creatividad, nos recuerda P. Senge [20]. Asumiéndolos como tales, afrontamos el siguiente enunciado presentando un modelo de gestión normalizado para el desarrollo de programas de gestión de documentos: el modelo facultativo de alcance internacional conocido como norma ISO 15489 de gestión de documentos administrativos.

 

3. Aprendiendo a bailar con programas de gestión al ritmo de iso 15489:2001

Los planes son los mapas de carreteras que las organizaciones utilizan para alcanzar sus metas [21]. Desde este punto de vista, el archivero debe trazar senderos en materia de gestión de la información en la cartografía de una entidad cuyo recorrido contribuya a alcanzar la misión y los objetivos de la misma. Un trazado mal concebido desviará al caminante de su recorrido o retardará su llegada. Un programa erróneamente diseñado fracasará en sus objetivos. Disponer de un mapa de carretera normalizado que contribuyera a evitar o al menos a minimizar posibles fallos hasta hace poco resultaba impensable. Afortunadamente, desde el 2001, la Organización Internacional de Normalización ha puesto a la disposición de cualquier intrépido archivero una Guía Michelín > de la gestión de documentos administrativos. Conozcamos algunos datos sobre su origen y su estructura.

La norma ISO15489 sobre gestión de archivos administrativos surge a modo de guía para la práctica de la gestión de documentos administrativos, erigiéndose en soporte normalizado, cuyo alcance implica a todo tipo de organizaciones y sistemas de archivo: convencionales o /y electrónicos. Se trata de una normativa de carácter inter operativo, orientada al logro de mejores prácticas en gestión de archivos administrativos que ha sido elaborada por el "Technical Committee ISO/TC 46 Information and Documentation y el Subcommittee SC 11 Archives/Records Management ", dado el enorme vacío que al respecto existía en el plano internacional, tomando como fuente la normativa australiana aprobada y puesta en marcha en 1996 [22]. Normativa que en suma, responde a una aplicación práctica de los modelos de gestión defensores de una custodia distribuida (Records continuado).

Debido a las grandes diferencias existentes - marcadas por los modelos de gestión imperantes- se constató cierta incompatibilidad entre países, estableciéndose en 1999 una nueva actuación de trabajo dividida en 2 niveles: estratégico y operativo o técnico. El primero conforma la parte 1 de la norma subtitulada General , en la que, de forma unánime, se han fijado los grandes principios y políticas, detallando los componentes de la Gestión de documentos convencionales y electrónicos y los resultados que se esperan alcanzar. El informe estratégico, establecido sobre 5 de las 6 partes componentes de la norma australiana [23] , ha sido considerado como el inicio del estudio de una norma particular para funcionar internacionalmente como un set de directrices de carácter facultativo sobre gestión de archivos y documentos administrativos a aplicar en una organización indistintamente de su tipología y bajo cualquier soporte. El segundo nivel, de carácter aplicado u operativo, pretende facilitar la práctica de los fundamentos teóricos recopilados en la Parte primera; en suma, estaría orientado a reflejar el consenso en las actuaciones técnicas de cada país [24] , reflejándose, en estos momentos, como informe técnico cuya primera edición data de septiembre de 2001 y siendo conocido como parte 2 de la norma, bajo el subtítulo de Guía práctica , donde se ofrece una metodología para la gestión de documentos de una orga nización [25].

Obviamente, ambas conservan una estructura coordinada. Así, la parte 1- General , publicada bajo consenso internacional- se distribuye en 11 apartados [26] , mientras que la parte 2- Guía práctica, editada como informe técnico se estructura en 6. Subdivisiones que conforman respectivamente el marco teórico desarrollado en la primera y el marco práctico elaborado en la segunda. (Tabla I) [27]

Tabla I: Estructura de la norma ISO 15489:2001

Comparación de contenidos de las partes

Epígrafes parte 1

Epígrafes parte 2

1 Alcance

1 Alcance

2 Normativa de referencia

Bibliografía

3 Términos y definiciones

No hay nuevas aportaciones

4 Beneficios de la Gestión de documentos

No hay aportaciones

5 Entorno normativo

No hay aportaciones

6 Políticas y responsabilidades

2 Políticas y responsabilidades

7 Requisitos de la Gestión de documentos

 

8 Concepción y puesta en marcha de un sistema de archivo Metodología para el diseño e implementación

3 Estrategias, diseño e implementación

9 Procedimientos de gestión de documentos y controles

4 Métodos de archivo y controles Instrumentos y procesos de gestión

10 Control y auditoría

5 Control y auditoría Auditoría de conformidad, Medidas de rendimiento, Verificación de sistemas

11 Formación

6 Formación: análisis de necesidades formativas, programación, discentes, contenidos, evaluación

Los epígrafes de la parte práctica de la norma dotados de mayor carácter aplicado son los correspondientes a los apartados 3,4, 5 y 6 , donde elementos que aparecían enunciados en los principios estratégicos de la primera parte son desarrollados desde una perspectiva operativa. En la primera parte, se subrayan los beneficios, la necesidad de identificar el entorno normativo en el que opera la organización y la importancia de asignar responsabilidades para la gestión. En la segunda, se incluye una guía sobre políticas de gestión y tipos de responsabilidades; la explicación de la metodología de diseño de sistemas de información de archivo; una guía para el desarrollo de procesos y controles de gestión así como para la elaboración de determinados instrumentos de trabajo.

Ante el diseño e implantación de un programa de gestión de documentos, en la norma se perfilan una serie de principios que han de ser respetados [28] , tales como que un Programa de gestión de documentos debe ser:

  • identificable desde todos los programas corporativos

  • estar incorporado a las políticas generales de la organización

  • planificado y organizado según las necesidades y estructura de la oficina, la naturaleza de la empresa, los requisitos tecnológicos y el entorno normativo.

  • asignada la responsabilidad formal para todos los aspectos del programa de gestión de documentos, distribuida y comunicada.

  • un programa localizado apropiadamente en la estructura de la organización

  • gestionado por personal con habilidades

  • implementado en la organización, y

  • auditado regularmente.

A su vez, una lectura atenta de la norma revela las características siguientes del documento:

Características propias del eje de la evidencia y de la Dimensión de Diseño y creación propuestas por los teóricos de Pittsburgh

  • El documento administrativo es redefinido profundizando en dos aspectos: su ciclo de vida y su potencial valor testimonial (evidencia) durante todo el ciclo, así como su carácter probatorio en un contexto de producción dado. Esta doble percepción es inherente a la propia concepción del documento mismo. La interpretación del ciclo de vida difiere del modelo-tipo angloamericano defensor de una custodia centralizada al defendido en esta norma; mientras que en uno se caracteriza por su representación lineal; en el otro se defiende un ciclo de vida circular o continuado donde el profesional de archivos asume íntegramente el conjunto de responsabilidades que le permitirá actuar sobre el documento independientemente de la etapa o la edad del mismo, mediante el establecimiento de políticas de actuación, mediante la delegación de poder y la asignación o delimitación de responsabilidades concretas.

  • El documento electrónico y virtual es incluido en la propuesta de gestión. La norma reúne los requisitos específicos y actuaciones determinadas ante los entornos de trabajo electrónico y virtual desde el punto de vista archivístico, proponiendo actuaciones estratégicas y técnicas que incluyen a este tipo de documentos: Ejemplo: proceso de incorporación al sistema; registro de metadatos enumerando los elementos mínimos, proceso de almacenamiento y conservación de la información donde se apuntan la conversión y migración de datos. A su vez, la norma ofrece en cada uno de sus apartados directrices básicas para gestionar los documentos derivados de entornos de trabajo electrónico. Se establecen los requisitos mínimos para controlar un sistema de gestión documental automatizados y para coordinarlo con otros sistemas de gestión tradicionales

Características de la Dimensión 2 Incorporación al sistema

  • La normativa establece estrategias para asegurar la creación e incorporación de los documentos al sistema de gestión. El borrador de la norma incluye un apartado en el que se describen las estrategias que aseguren la creación de documentos y su incorporación al sistema de forma completa y fidedigna integrando las actuaciones sobre la documentación derivada de entornos de trabajo electrónico.

Características del eje de la gestión de documentos y Dimensión 3 Gestión del sistema.

  • Incluye pautas para la valoración de decisiones sobre qué documentos deben ser creados e incorporados al sistema. La norma no sólo actúa sobre documentos creados sino que contempla actuaciones previas a la creación; disponiendo directrices para la estimación sobre la creación e incorporación de documentos y sobre los contenidos más apropiados para evidenciar el contexto de las actividades administrativas. De igual forma dispone sobre las actuaciones en materia de conservación y preservación de los documentos en función de la evidencia contenida en los mismos para la organización y para la sociedad en general.

  • Apuesta por planes de clasificación funcional con múltiples usos. No sólo para la organización intelectual de los documentos, sino para facilitar la recuperación a través de la indización de las clases establecidas y para el control del acceso y uso de los documentos; en suma, caracterizando al documento mismo, a través de lenguajes clasificatorios y combinatorios como pueden ser los lenguajes controlados, apostando por el establecimiento de descriptores que se recojan en tesauros de uso generalizado

  • Ofrece una metodología para el diseño e implantación de sistemas de gestión de documentos. La metodología está basada en un comprensivo marco de requisitos de trabajo a considerar para el diseño sistemático e implantación de sistemas de gestión de documentos. Aunque para una correcta aplicación de las directrices enumeradas en las fases será necesario el desarrollo de manuales técnicos y material adicional donde el enunciado metodológico pueda ser comprendido por todos al representar normalizados cada una de los procedimientos e instrucciones de trabajo componentes. Instrumentos de trabajo que, obviamente no se ofrecen en una norma [29].

  • La norma esta disponible para la gestión de documentos administrativos de todo tipo de organizaciones. Con especial relevancia para aquellas organizaciones que han optado por aplicar sistemas de gestión de calidad, aunque válida para cualquier organización.

Característica del eje de la Institución productora y dimensión 4 Memoria social

  • La norma entiende el proceso de gestión documental como un proceso compartido y extensible a toda la organización. Se incluyen requisitos de participación y asignación de responsabilidades a cada uno de los miembros de la organización dado que se presupone, a nuestro juicio con buen criterio, que la acción testimonial documental es responsabilidad de todos los miembros de la organización. Si bien, pensamos que el diseño e implementación del sistema debe ser desarrollado principalmente por especialistas en gestión de archivos administrativos, su mantenimiento y manejo suele de hecho recaer sobre personas no expertas en la materia de gestión documental, razón que justifica una adecuada formación y distribución de una base documental en la que se recojan objetivos, procesos, procedimientos, instrucciones y registros.

Ejes y Dimensiones de Bearman y sus colegas que habían sido investigados por los teóricos de la Escuela de Quebec en la década de los 80. Así, J. Y Rousseau y C. Couture [30] al definir las políticas de gestión de documentos nos recordaban como los programas junto con las estructuras y el cuerpo legislativo reglamentario conformaba la política de tratamiento de documentos de un territorio o de una organización específica.

Señalaban como la estructura debe incluir los recursos humanos, materiales, financieros e informativos. Mientras que el cuerpo legislativo debía estar orientado a facilitar el desarrollo y ejecución de los programas así como a sancionar en caso de incumplimiento. A su vez, estos autores expresaban como los programas de gestión de documentos constaban, en primer lugar, de elementos constitutivos y en segundo lugar, de elementos de soporte. Entre los primeros señalaban dichos autores los siguientes: a) creación, recepción, distribución de los documentos b) tratamiento de los documentos activos c) tratamiento de los documentos semiactivos d) tratamiento de los documentos inactivos y tratamiento de documentos esenciales. Entre los segundos señalaban instrumentos tan básicos como el inventario de documentos y el calendario de conservación. En suma, sistemas de archivos, procesos e instrumentos son mostrados estrechamente relacionados como los pilares de una política de archivos. Nuevos ritmos con viejos estribillos vienen a demostrarnos que la danza en los territorios de la incertidumbre nunca ha supuesto ruptura sino continuidad manifestada en diversas partituras. (Escuela de Québec, Escuela de Pittsburgh; Escuela Australiana; ISO 15489) Como es posible observar a través de estos modelos, la gestión de documentos no solamente debe ser planificada sino que también exige una gestión de los recursos, un diseño detallado de los elementos constitutivos y un grado de control del trabajo. De ello se deduce la existencia de ciertas fases a considerar ante el desarrollo de los planes estratégicos y operativos

3.1. Fases

Las fases para el desarrollo de un programa están estrechamente relacionadas con la metodología de trabajo defendida en el marco de la calidad. Así, la norma UNE EN ISO 9000 señala las siguientes etapas para elaborar un sistema de gestión de calidad o para analizar uno ya existente:

  • determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas establecer políticas y objetivos de la calidad

  • determinar procesos y responsabilidades para el logro de los objetivos

  • determinar recursos necesarios

  • establecer métodos para medir eficacia y eficiencia de cada proceso <li>aplicar medidas para medir la eficacia y eficiencia

  • determinar medios para prevenir no conformidades (fallos, despilfarros, gastos por errores y pérdidas) y eliminar causas

  • establecer y aplicar un proceso de mejora continuada [31]

Las etapas enunciadas responden al ciclo PDCA de la mejora continua de la calidad, donde se aprecian 4 fases características: p lanificación, d iseño, c ontrol y a cción de mejora (enunciadas en la figura nº1 por su primera inicial)

Figura nº1: Ciclo PDCA de la mejora continua de la calidad

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Una lectura de los epígrafes de la Guía práctica sobre gestión de archivos muestra el grado de influencia. En ella se subrayan las siguientes etapas para la concepción y puesta en marcha de un sistema de archivos:

  • Etapa A: Desarrollar una encuesta preliminar

  • Etapa B: Analizar las actividades

  • Etapa C: Identificar los requisitos archivísticos

  • Etapa D: Evaluar sistemas existentes

  • Etapa E: Identificar estrategias para conseguir los requisitos

  • Etapa F: Diseñar el sistema

  • Etapa G: Poner en marcha el sistema

  • Etapa H: Controlar el sistema

La correspondencia entre ambas normas en lo referente al ciclo de la calidad es fehaciente tal y como expresamos a continuación:

Las etapas A, B, C y E se incluyen en la fase de planificación estratégica donde se establece un análisis de la situación centrándose en el cumplimiento de los requisitos (necesidades informativas y expectativas de los usuarios, objetivos y políticas de calidad de la organización) y se determinan las estrategias a seguir para lograr satisfacer al usuario (o lo que es lo mismo: cubrir esas necesidades y responder a las expectativas en un grado previamente determinado por las prioridades establecidas en la entidad) y satisfacer a la organización (coordinación de objetivos y ayuda a su alcance) Estas etapas, fueron nominadas en la normativa australiana AS 4390 bajo los conceptos de inventario conceptual y físico, análisis diferencial y desarrollo de estrategias. El cambio en la denominación viene dado por la homonimia presentada por el término inventario en algunos modelos de gestión donde se relaciona con los niveles de descripción documental (Ejemplo, España)

Las etapas F y G conforman la fase de diseño del Sistema. Se trata, en primer lugar, de diseñar los procesos esenciales y los instrumentos de trabajo que sean más operativos en función de los recursos existentes. Responde a la realización del producto/servicio en todos los niveles de archivo y a la normalización de los procesos mediante la documentación de funciones, actividades y tareas. En segundo lugar, una vez diseñados los productos estos deben mantenerse, en todo momento, activos e incorporarse al funcionamiento general de la organización. Su mantenimiento requiere la elaboración de una programación de puesta en marcha de todos los componentes diseñados del sistema y el conocimiento y la preparación del personal implicado para su manejo.

La etapa H se corresponde con la fase del ciclo de control [32]. En dicha etapa la Guía práctica incluye tres modalidades de control: evaluación de conformidad, evaluación para asegurar el valor jurídico y testimonial del sistema y medidas de rendimiento. La primera, está pensada para asegurar la naturaleza y seguridad de los documentos así como para examinar el buen funcionamiento de los procesos y de las tecnologías utilizadas en el sistema. Su finalidad es asegurar la conformidad con las normas existentes en la organización. La segunda, para asegurar la autenticidad e integridad del documento; se trata de evaluar cómo los procesos establecidos en el sistema contribuyen a ello y de asegurar dicho mantenimiento. Su finalidad es que los documentos de archivo sean aceptados como prueba jurídica. Finalmente, la tercera modalidad describe la necesidad de medir el rendimiento de los procesos y el desempeño laboral mediante indicadores que permitan la medición regularmente y de forma continuada y posibiliten el análisis diferencial respecto a anteriores auditorías. Con esta triple orientación recogida se mide, sin duda alguna la eficacia y la eficiencia del sistema así como el nivel de no calidades.

3.2. Procesos

Anteriormente hemos subrayado la importancia que la normativa ISO 9000 concede a la estructuración del trabajo en procesos con la finalidad de controlar mejor los resultados deseados cuando se coordinan recursos y requisitos. La mayoría de las disconformidades y no calidades surgen del proceso relacionado con ellas no de los individuos. Por otro lado, todo proceso incorpora cierto valor añadido en sus resultados finales, outputs constituyéndose, éstos, a menudo en integrantes de los entrantes del proceso subsiguiente con independencia de su tangibilidad o intangibilidad [33]. A su vez, un enfoque basado en procesos permite definir los grandes objetivos de la organización que deben ser cumplidos. En este caso, los grandes objetivos del sistema de archivos de una entidad o territorio. Así mismo, cada proceso es susceptible de ser subdividido en subprocesos. El desarrollo del trabajo documental en procesos debe ser interpretado como subprocesos del proceso informativo en una organización. No hay duda alguna que los beneficios obtenidos mediante una estructuración en procesos nos permiten defender nuevos planteamientos metodológicos en el marco estructural del trabajo archivístico. Entre los beneficios de tipo cuantitativo podemos enumerar el potencial que supone la evaluación y optimación de los recursos así como la reducción de costes y tiempos (mediante una definición y análisis de mejora de procesos). También es posible, indicar beneficios de tipo cualitativo, entre los que destacamos la posibilidad de establecer mejores mediciones; de conseguir y participar a todos los miembros una visión global del proceso en cuestión; de favorecer el trabajo en grupo; de definir mejor los objetivos; de identificar los obstáculos y orientar el archivo (o el sistema de archivos) hacia sus usuarios.

La guía práctica (ISO TR/15489-2) incorpora esta filosofía respondiendo así a los requisitos de calidad. En ella, han sido descritos los procesos más importantes a diseñar en un sistema de gestión de documentos desde la calidad, señalando expresamente que su enumeración lineal no necesariamente persiste en un contexto operativo donde las interrelaciones son múltiples. Normaliza los siguientes procesos como procesos críticos:

  • Incorporación de documentos al sistema. Este proceso nos permite definir los documentos de archivo de aquellos que no son considerados como tales por no evidenciar tareas o misiones de los individuos u organización, obligaciones o responsabilidades directas o a terceros. El comportamiento ante sistemas convencionales y electrónicos varía puesto que dicho proceso se ve condicionado por la estructura física y lógica de un documento. Resulta obvio indicar que la separción/integración física en un sistema convencional puede realizarse mediante un mínimo etiquetado y acondicionamiento o instalación. La incorporación de un documento digital al sistema exige además, archivar los metadatos de contenido, estructura y contexto.

  • Registro y establecimiento de los metadatos básicos. Dicho proceso ha sido incluido para dar respuesta a aquellos sistemas cuyo modelo de gestión se basa en un sistema de registro centralizado. La norma señala los metadatos mínimos que deben considerarse para el registro de documentos electrónicos así como la relación de metadatos recomendados para el control de un documento.

  • Proceso utilizado para la organización lógica de los documentos mediante el lenguaje documental. Es decir mediante un plan de clasificación o mediante un sistema de indización. A este respecto, cabe señalar la defensa de un plan de clasificación utilizando criterios funcionales, no en vano, en el análisis de las actividades de la organización para el desarrollo de un programa de gestión de documentos se invita a establecer análisis funcionales y secuenciales con ambos objetivos: poder definir un plan de clasificación que reproduzca la lógica de producción de una organización y establecer un plan de indización mediante un análisis secuencial que nos permita conocer la terminología utilizada para definir y recuperar los documentos y las actividades de la institución. La defensa de vocabularios controlados, una tarea que muchos archivos acometían con fondos históricos, es novedosa en la aplicación a documentación activa. Si bien, perfectamente afín a la forma de recuperar -mediante índices o ficheros de descriptores de clientes, onomásticos, topográficos, etc- en una oficina.

  • Seguridad y acceso. El control del acceso a los documentos recobra mayor importancia en la norma porque responde a todo tipo de documentos en soporte electrónico donde la integridad del documento se asegura siempre que la manipulación de los mismos sea controlada. Seguridad y acceso, en entornos de trabajo digital son tratados de forma pareja en cuanto que toda medida de seguridad permitirá asegurar un acceso controlado en el que hayan sido definidos apropiados niveles de restricción y hayan sido definidos zonas y niveles de riesgo.

  • Valoración y selección documental. Este proceso, vital para un sistema convencional adquiere gran relevancia en los entornos digitales. La norma defiende la existencia de calendarios de conservación y activación de los requisitos para su ejecución en los softwares de gestión de documentos electrónicos. La norma nos recuerda también, la necesidad de conservar los metadatos de los documentos transferidos a depósitos privados, históricos o en el caso de documentos destruidos.

  • Almacenamiento. A este proceso la norma dedica algo más de una página para enumerar los criterios y factores que deben ser considerados al decidir sobre sistemas de almacenamiento, de instalación y de equipamiento de los documentos. A su vez, la norma establece un enunciado específico para el almacenamiento de la documentación digital, recordándonos la necesidad de establecer un plan de conservación suplementario y una estrategia que evite la pérdida de estos documentos.

  • Control de la circulación o préstamo. Se trata de un proceso dirigido hacia el control y la seguridad en el uso, fundamentalmente, del documento electrónico. Se pretende, así destacar la importancia de controlar este tipo de documentos con objeto de asegurar que no sufran ninguna alteración o modificación que ponga en duda su integridad y fidedignidad y por tanto su valor de evidencia.

  • Proceso de ejecución del calendario de conservación [34]. La norma diferencia entre la determinación de los documentos que no están sujetos a valoración y la elaboración del calendario de conservación donde se fijan los plazos que nos permitirán regular todo el ciclo documental y sus soportes de la ejecución del propio calendario de conservación. Transferencias, eliminaciones parciales y totales y conservación mediante migración y conversión se convierten en los pilares fundamentales para asegurar que todo documento incorporado al sistema de archivos circule de forma fluida en la organización -mediante préstamo o transferencia a otros depósitos; sea recuperado en el menor tiempo y justo cuando se necesite, sea manipulado de forma segura y, finalmente, sea eliminado o conservado definitivamente. La importancia de asumir la conservación de los documentos electrónicos mediante la adecuada conversión o migración a otros sistemas exige un proceso diferenciado que, a todas luces, es clave dentro de la relación de procesos que es posible establecer en un sistema de archivos. La norma recoge a su vez elementos mínimos a considerar para la transferencia de documentación digital.

Un repaso a esta breve enumeración de procesos nos sugiere que la norma no recoge todos los procesos que deben ser desarrollados en un archivo o sistema de archivos. Si bien, incluye los procesos técnicos críticos que deben ser documentados. Además, resulta obvio que la relación ofrecida nos permite establecer una secuencia archivística completa desde una perspectiva técnica: desde la incorporación al sistema, pasando por el establecimiento de los metadatos para documentos electrónicos; disponiendo sobre el plan de organización física y de organización lógica para la recuperación; regulando el flujo documental y controlando el préstamo o la circulación; hasta llegar a la determinación final de transferencia de la responsabilidad, de eliminación total o parcial o de conservación definitiva.

3.3. Instrumentos

En la norma se enuncian una serie de instrumentos de trabajo diferenciando entre:

  • instrumentos básicos utilizados en las actividades de archivo

  • instrumentos más específicos para las actividades y

  • otros útiles no específicos pero de considerable utilidad para aplicarlos a las actividades de gestión de documentos.

No resulta extraño que la norma incluya entre los primeros al cuadro de clasificación funcional, al calendario de conservación y al cuadro para el control del acceso y la seguridad. <br><br> Los dos primeros son defendidos como herramientas básicas en los manuales más conocidos de la literatura franco y angloamericana desde finales de siglo. El tercero es considerado vital para el control de la documentación derivada de entornos de trabajo electrónico [35]. Su importancia es estimada en la norma con la dedicación de 6 páginas. Por otro lado, se señalan entre los instrumentos específicos un tesauro y un glosario de términos empleados o listas de vocabularios controlados. Esta mención testimonia el triunfo de la organización lógica de la información pensando en el uso y explotación de sistemas de recuperación automatizados. No hay duda de que un software aplicado que genera documentos digitales debe incluir activos que faciliten la organización y recuperación lógica explotando la versatilidad de lógicas booleanas y el potencial de otros modelos de recuperación.

Finalmente, en la normativa se recogen herramientas de apoyo al trabajo archivístico de utilidad para elaborar, en unos casos, instrumentos básicos o para facilitar el servicio a los usuarios. Así, mediante el análisis del marco normativo y el registro de toda la legislación oficial, interna y de los códigos de mejores prácticas podremos procesar con mayor rapidez los requisitos de cumplimiento normativo; hecho que facilitará sin lugar a dudas, la delimitación de necesidades de la organización a la par que favorecerá la toma de decisiones sobre la incorporación de documentos al sistema a la par que sobre su valoración.

De igual forma, un análisis de los riesgos económicos derivados de una gestión documental inadecuada o inexistente permitirá conocer, definir y gestionar dichos riesgos con el fin de controlarlos, minimizarlos o en su caso establecer el plan de contingencias derivado de su existencia. Pero además, el uso de las técnicas de análisis y de gestión del riesgo, cuyos efectos afectan a toda la organización, entendiendo que éstos puedan acontecer en un futuro en función de las acciones realizadas en el presente, supone reducir las posibilidades de fracaso del programa y aumentar los beneficios, con independencia de que los resultados derivados de las decisiones tomadas sean positivos o negativos. El mero hecho de asumir una evaluación de riesgos se convierte en una acción de mejora, incluso aunque dicha evaluación no asegure triunfo alguno [36]. El expediente derivado del análisis y gestión del riesgo debe incluir no sólo registros orientados a la recogida de datos si no que, también, deberá mantener registros o historiales de cada uno de los riesgos, tablas donde se recoja el factor de impacto con objeto de priorizarlos, gráficas de análisis de vulnerabilidades y por supuesto programas en los que se incluyan las estrategias a seguir para efectuar el plan de contingencias en caso de ocurrencia del riesgo.

La defensa de un modelo de gestión dinámico que incluye la determinación de políticas y objetivos sobre cada proceso de gestión de archivos, así como la delegación de responsabilidades en materia de gestión a toda la organización o parte de la plantilla implicada en la creación, manejo o supervisión de los documentos, exige la creación de un instrumento de trabajo en el que se establezcan todas las responsabilidades en materia de delegación. Así mismo, y estrechamente relacionado con la delegación y determinación de responsabilidades es necesario un registro del personal y de sus habilidades. Ambos instrumentos se materializan en dos documentos claves en toda oficina de gestión de recursos humanos: la ficha de especificación de puestos de trabajo y la de descripción del mismo. Una ficha en la que se señalen los perfiles más adecuados al puesto así como las actividades, responsabilidades y obligaciones nos permitirá conocer capacidades, habilidades, aptitudes y demás requisitos de cada uno de nuestros trabajadores. A su vez, la combinación de este material con las fichas de análisis de necesidades y habilidades formativas completarán el conocimiento de cada trabajador desde una perspectiva dinámica.

 

4. Escribiendo partituras: sobre el programa: manuales de planes estratégicos (políticas) y operativos (procedimientos)

La normativa de calidad ISO 9000 fomenta la actividad de documentar metas, procesos, actividades, controles de datos, especificaciones, etc; en suma, toda estructura estratégica y operativa de una organización orientada al aprendizaje [37]. La propia norma ha generado un informe técnico específico donde se pautan contenidos y estructura de la documentación que evidencia todo el sistema de calidad. Su propia existencia lo hace posible, a la par que lo comunica [38]. De igual forma, la ISO 15489 así lo defiende. Cada una de las metas y de los procesos debe ser documentado. En la norma se potencia este hecho, abogando por establecer una base documental para dar a conocer las políticas en función de los objetivos perseguidos (manual de calidad de la organización); para dirigir y ejecutar los procesos (manual de procedimientos); para controlar su ejecución (instrucciones, especificaciones y registros); para evaluar la consecución de los objetivos (formularios de control de calidad y medición del grado de satisfacción) y para proponer las acciones de mejora (objetivos de mejora y plan de mejora).

El conjunto de directrices generales de uso para la toma de decisiones, de carácter permanente son conocidos como políticas [39].El propio apartado 2 del informe técnico así como el art. 6 de la primera parte subraya la necesidad de establecer una política de gestión de documentos para acatar la propia normativa [40]. Esta suele incluir entre sus elementos el contenido de la norma, las razones de su adopción, la aplicación, cuándo debe aplicarse, el alcance, las consecuencias, los contactos de emergencia y referencias, el cómo interpretarla, etc. Su función es indicarnos quién, qué y por qué [41].

Las organizaciones orientadas a la consecución de un certificado de calidad deben documentar sus políticas y objetivos en un instrumento de comunicación que es denominado Manual de la calidad. Se conforma este como un documento único que sirve a la organización y tiene una estructura definida y regulada mediante norma(ISO/TR 10013) El profesional de archivo debe coordinar las políticas de gestión de documentos con el resto de la organización, razón por la cual sería aconsejable incluirlas en dicho manual.

Las directrices de carácter permanente más detalladas y específicas que las políticas son conocidas como procedimientos <. Por regla general, suelen señalar cómo debe aplicarse una política <. Explican cómo hay que hacer las tareas enumerando los pasos y su secuencia. En su función prevalece el interrogante ¿Cómo?. Un procedimiento es tangible, preciso, exacto y factual. Se expresa usando formatos especiales como gráficos de flujo, tablas, etc. La mayoría de las organizaciones tiene actualizados manuales de procedimientos. Los manuales de gestión de documentos de archivo son buena muestra [42]. Al igual que las políticas, estos procedimientos son regulados por la normativa en cuanto a su configuración y estructura de contenidos mínimos. Documentan los procesos o grandes funciones y como tales deben estar referenciados en el Manual de la calidad. La presentación más clara, a nuestro parecer, es la representación gráfica mediante tablas y diagramas de flujo donde se incorporan los elementos mínimos que permiten hacer una descripción detallada de cómo desempeñar las actividades constitutivas de una función o proceso. Los manuales de procedimientos en nuestros archivos deben ser modificados seleccionando los procesos a documentar en función del contexto de cada sistema de archivos y determinando las instrucciones componentes (descripciones de las tareas) de los mismos que deben ser referenciadas -si es el caso en que por su importancia o complejidad se estiman de obligada documentación. Los elementos mínimos que la normativa 10013 indica para describir las actividades, además de los enunciados en nota, son los siguientes: 1 Definición de necesidades de la organización, de sus usuarios y suministros;2 Descripción de los procesos relativos a las actividades requeridas;3 Establecimiento de qué debe hacerse, quién debe hacerlo o por qué función, por qué, cuándo, dónde y cómo; 4 Descripción de controles del proceso y de las actividades identificadas; 5 Definiendo los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades (personal, formación, equipamiento y material); 6 Definiendo la documentación apropiada relativa a las actividades necesarias; 7Definiendo los entrantes y salientes del proceso; 8 Definiendo las medidas a ser tomadas. La enumeración de los mismos es suficiente razón en sí misma para demostrar la necesidad de adecuar nuestros manuales de gestión de archivos, dado que en aquellos casos en los que se mantienen vigentes no han sido elaborados en consonancia con la concepción sistémica.

Otros documentos del tipo instrucciones de trabajo, que en idéntica línea nos muestran cómo desempeñar las tareas, o las cartas de servicio, ejemplo normalizado de compromiso de servicio con el usuario, deberían ser considerados en este apartado. Dado que el objetivo es poner de relieve la importancia de documentar y comunicar el desarrollo de un programa de gestión de documentos relegamos su estudio, en beneficio de la integridad de los contenidos expuestos, para otra ocasión más pertinente.

Viejas y conocidas letras bajo tonos y ritmos diferentes. Nuevas letras sobre ritmos de cambio conocidos. Un territorio ignoto, atrayente, incierto esperando ser explorado, cartografiado, por profesionales insensatos , cautivados por adaptar el mundo a sus particularidades , por archiveros que como Terry Cook, Margaret Hedstrom, D. Bearman y tantos otros nos señalan los cambios en su obra al investigar la galaxia digital, nos magnifican su tamaño cuando comparan y miden su efecto con la galaxia Gutemberg. Mientras tanto, la mayoría, seguimos hablando de mantenimiento, continuamos esclavizando a Jano para esconder nuestras certidumbres; amparados en las viejas creencias no queremos saber nada de infostructure [43] corriendo el riesgo de caer en la zona cero de lo irrelevante. No en vano, Philip Mooney [44] aseguraba en el 97 que "la comunidad archivística puede desempeñar también un importante papel ayudando en la práctica archivística a comprender mejor la realidad de la vida laboral en un entorno donde DILBERT [45] puede ser más relevante que SCHELLENBERG". La normativa ISO 15489 abre una puerta a la reinterpretación de Jano a la par que nos incita a conocer a Dilbert.

 

5. Notas

[1] MYBURGH, Sue: "The Strategic Information Manager: Progress through Development" en 47 Annual Conference and Expo ARMA International 2002 Proceeding s. Nueva Orleans: American Records Managers Asociation; 2002. La autora cita a Kevin Kelly: New rules for the new economy: 10 radical strategies for a connected world. New York: Penguin; 1998. [volver]

[2] El capital intelectual en una organización es uno de los recursos estratégicos más importantes para mantener a esta de forma competitiva en los mercados globales. El capital intelectual está conformado por capital humano y capital cognitivo. El primero comprende el talento de los individuos y el conocimiento adquirido mediante su educación inicial y continuada, mediante su experiencia y su proceso de aprendizaje. Entendemos por el segundo, aquel conocimiento documentado que está disponible en una variedad de formas y formatos: informes, literatura específica, publicaciones periódicas, patentes, software, documentos vitales, etc Véase BENAVIDES VELASCO, C.A. y QUINTANA GARCÍA, C.: Gestión del conocimiento y calidad total. Madrid: Díaz de Santos; AEC; 2003. [volver]

[3] CORNELLA, Alfons: Los recursos de información. Ventaja competitiva de las empresas. Madrid: McGraw-Hill;1994. El valor digital para la empresa. Una introducción a los Servicios de Información Electrónica. Barcelona: Marcombo; 1996. [volver]

[4] SENGE, Peter: La danza del cambio. Cómo crear organizaciones abiertas al aprendizaje. Barcelona: Gestión 2000; 2000. [volver]

[5] LLANSÓ I SANJUAN, J.: Gestión de documentos. Definición y análisis de modelos. Bergara: IRARGI, Centro de Patrimonio Documental de Euskadi; 1993. [volver]

[6] Entendemos por niveles los originados a raíz de establecer diferentes formas de actuación ante las edades del documento: nivel de gestión de documentos activos, semiactivos e inactivos tanto convencionales como electrónicos. [volver]

[7] En este sentido, D.O. Stephens señala, además de la nueva percepción del valor estratégico del documento, los siguientes cambios ligados a la disciplina: 1 De los sistemas de gestión basados en documentos textuales a sistemas de gestión basados en otros documentos; 2 Del valor del documento convencional a los cambios en el valor percibido y la importancia estratégica del documento electrónico; 3 Del procesamiento de datos al procesamiento de documentos como la aplicación predominante en los entornos automatizados; 4 Del documento estático al documento dinámico virtual; 5 De la gestión del ciclo de vida del documento electrónico desde una retención indefinida a una solución en los plazos de retención (se estima que el 80% de los datos de un disquete no se usan en más de 30 días, el 50% no se accede en varios meses. Únicamente el 20% del disco contiene documentación activa); 6 De la gestión del soporte de la información a la gestión de la accesibilidad de la información; 7 Del documento electrónico a corto plazo al documento electrónico a largo plazo; 8 De una gestión de documentos que cumple una función de soporte administrativo a una función sistémica de la información; 9 De la disciplina gestión de documentos a la disciplina gestión de la información y gestión del conocimiento. Véase STEPHENS, D.O.: "Megatrens in Records Management" Records Management Quarterly (1998), vol. 32, nº 1, págs. 3-9. [volver]

[8] El premio Malcom Baldrige, máximo exponente de la adopción de los criterios de calidad en una organización en EE.UU, recoge entre sus 28 factores de examen 3 referentes a la Información y a su análisis. Estos son: 1)Objetivos y gestión de calidad. Datos operativos de la información. 2)Comparaciones de competitividad y Benchmarking. 3)Análisis y uso de la información de la empresa. [volver]

[9] Orientados al usuario [volver]

[10] Ligados a la toma de decisiones y el liderazgo [volver]

[11] En su sentido más amplio debemos entender al conjunto de necesidades y expectativas de los usuarios, de los proveedores y de los recursos humanos. [volver]

[12] En la teoría de sistemas se incluye la propiedad de jerarquía de sistemas por la cual todo sistema está sometido a una jerarquía de subsistemas o niveles integradores. [volver]

[13] Véase MYBURGH, Sue: "The Strategic Strategic Information Manager: Progress through Development" en 47 Annual Conference and Expo ARMA International 2002 Proceeding s. Nueva Orleans: American Records Managers Asociation; 2002 [volver]

[14] El Dios Jano es visto como el Axis mundi entre las puertas de los hombres y las puertas de los dioses. El concepto explica que fuera visto como el Dios que inicia el año, como el Dios del solsticio. La mitología, así como la historiografía, dota a este Dios de funciones más elevadas que aquellas específicas de mero guardián del domus o como mero Dios dual representante del pasado y del futuro. [volver]

[15] El adjetivo utilizado por los teóricos canadienses de la Escuela francófona del Québec ha sido el de integrado cuando venían estableciendo un modelo de gestión para sus administraciones sobre sistemas convencionales. De hecho, los teóricos de Pittsburgh retomaron este concepto para buscar soluciones a los problemas que consideraban no solventaba una actuación de gestión basada en el modelo conceptual del ciclo de vida. [volver]

[16] BEARMAN, D.: Electronic evidence. Strategies for managing Records in Contemporary Organizations. Pittsburgh (EE.UU.): Archives and Museum informatics; 1994. [volver]

[17] BANTIN, Philip C.: "Strategies for Managing Electronic Records: Lessons learned from the Indiana University Electronic Records Project" (en línea).. NARA ;1998. [volver]

[18] Relaciones con directivos o responsables de la toma de decisiones, con la unidad de procesamiento de datos y con la unidad de calidad, entre otras áreas de la institución. [volver]

[19] Cumplimiento del marco legal, responsabilidad e integridad sobre los documentos, preservación y accesibilidad de los documentos entre otros. [volver]

[20] SENGE, Peter: La Danza del Cambio. El reto de avanzar en las organizaciones que aprenden. Barcelona: Gestión 2000; 2000. [volver]

[21] BITTEL, Lester R.: Curso Mcraw-Hill de Management en 36 horas. Madrid:McGraw-Hill; 1994. pá. 71. [volver]

[22] La ISO acordó iniciar el estudio de la norma AS 4390 a fines de 1996 proponiendo al Comité ISO TC/46 la elaboración de un informe técnico de tipo 3. Los miembros del TC 46 - provenientes de diferentes países y representantes de distintas prácticas archivísticas1- emitieron ciertas reservas ante el estudio de la norma por lo que los Australianos decidieron crear un Subcomité -SC 11- destinado a revisar la documentación con objeto de considerar e integrar en la propuesta los diferentes modelos de gestión archivística de los países representantes. Así, se desarrollaron grupos de trabajo en los países miembros interesados abordando diferentes puntos: Terminologías y responsabilidades (Francia), creación y conservación de archivos (USA), Evaluación (Gran Bretaña) y los sistemas de procedimientos de control (Canadá). En noviembre de 1998 fue redefinido el campo de aplicación creando un comité encargado de reunir los materiales en un documento único, estableciendo un calendario de trabajo hasta la adopción y aprobación final de la primera parte de la norma a fines de septiembre del 2001 [volver]

[23] La norma australiana establecida para la normalización del almacenamiento no se incluyó. [volver]

[24] Información recogida de DHÉRENT Catherine: "La normalisation dans les Archives". Archives , vol. 31, nº 3, 1999-2000, págs. 21-45, (p. 23). [volver]

[25] Estas normativa así como el manual elaborado para su aplicación están siendo traducidas al español por el activado CTN50 de AENOR junto con la Subdirección de Archivos Estatales. [volver]

[26] La composición de la norma obedece a una estructura típica donde se señalan límites, ámbito de actuación y alcance de la misma; se indican los documentos de referencia sobre los que se fundamenta; se enumeran requisitos y se formulan estrategias para el diseño de un plan de actuación estructurado en varias fases (programa de gestión de documentos); se enuncian y delimitan ciertas pautas operativas para la puesta en marcha del plan resultante y, finalmente, se especifica la necesidad de desarrollar puntos de control y de auditoría así como la de formar al personal para la ejecución estratégica y táctica del plan propuesto. [volver]

[27] En el informe técnico se recoge en el Anexo A una tabla comparativa de ambas tomando como base al parte 1. Véase págs 27 a 33. En el Anexo B se muestra la correlación inversa, tomando como base la parte 2. Véase págs. 34 a38. Edición francés. [volver]

[28] La composición de la norma obedece a una estructura típica donde se señalan límites, ámbito de actuación y alcance de la misma; se indican los documentos de referencia sobre los que se fundamenta; se enumeran requisitos y se formulan estrategias para el diseño de un plan de actuación estructurado en varias fases (programa de gestión de documentos); se enuncian y delimitan ciertas pautas operativas para la puesta en marcha del plan resultante y, finalmente, se especifica la necesidad de desarrollar puntos de control y de auditoría así como la de formar al personal para la ejecución estratégica y táctica del plan propuesto [volver]

[29] El lector puede hacerse una idea del tipo de material consultando el material de apoyo elaborado en el marco de las Administraciones Públicas Australianas. Material auxiliar de la normativa AS4390:96. Ha sido desarrollado un manual de la norma que esperamos sea traducido en breve plazo al español. [volver]

[30] Véase la primera edición en español de su monografía titulada Los archivos en el siglo XX México: Archivo General de la Nación; Universidad de Montreal; 1988, págs. 18 y ss. [volver]

[31] UNE-EN ISO 9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Madrid: AENOR; 2000 [volver]

[32] Obedece a la expresión del principio enunciado en la norma de gestión de archivos sobre el establecimiento de auditorías regulares en todo Programa de gestión de documentos. [volver]

[33] Este concepto de eslabón de la cadena productiva se debe a la características de interrelación e interacción que presenta el análisis de procesos desde una perspectiva sistémica. De hecho, la norma ISO 9000:2000 expresa claramente que todos los procesos de una organización son planificados e implementados bajo condiciones controladas para aportar valor. Véase el apartado de la norma 3.4.1. [volver]

[34] Véase el apartado 4.3 de la Guía práctica "Procesos de gestión de documentos administrativos". [volver]

[35] A mi parecer, esta norma ha obviado un instrumento básico del futuro como será el cuadro de los metadatos utilizados para el control de los documentos y de su contexto. Este hecho puede deberse a que el surgimiento de la norma está ligado al crecimiento de la normalización derivado de los entornos digitales. [volver]

[36] Sin lugar a dudas un sistema de gestión de documentos está sujeto a numerosos riesgos. Su grado de concreción nos permite hablar de riesgos muy conocidos en gestión de organizaciones: riesgos relacionados con la seguridad: hurto, manipulación, espionaje; en suma, integridad del documento. Hurtos relacionados con la responsabilidad legal, con incendios -el 50% de los incendios ocurren en oficinas por exceso de sobrecarga en los circuitos electrónicos. Señalamos finalmente aquellos riesgos relacionados estrechamente con las nuevas tecnologías. A este tenor, el 80% de las empresas dispone de pólizas relacionadas con los bienes informáticos (forma característica de prevenir el riesgo mediante transferencia del riesgo a otra empresa externa como es una compañía aseguradora) pero sólo el 42% tiene un plan de contingencias sobre la recuperación de datos. Véase al respecto SADGROVE, Kit: La gestión del riesgo en la empresa. Madrid: AENOR; 2000. Sobre planes de contingencias y previsión de desastres la IRMTen colaboración con el CIA ha desarrollado un pequeño manual en la colección que mantiene abierta, accesible en su página web (http://www.irmt.com). [volver]

[37] Véase el apartado 2.7 sobre el valor de la documentación y sobre los tipos de documentos utilizados en el sistema así como el Anexo A figura A10 sobre conceptos relativos a la Documentación, de la norma ISO9000:2000. Sistemas de gestión de calidad. Fundamentos y vocabulario. Ginebra: ISO; 2000. [volver]

[38] ISO /TR 10013 Líneas directrices para el desarrollo de la documentación en el sistema de gestión de calidad. Ginebra: ISO; 2000. [volver]

[39] Nancy J. Campbell entiende que las políticas son directrices que regulan las acciones empresariales, controlan la conducta de los individuos y las actividades de los sistemas. Explica la posición adoptada por la organización sobre un asunto y las razones del establecimiento de determinadas normas. Orienta al lector de la misma sobre cómo la organización opera. Es una filosofía, una norma, o criterio que ayuda a ejercer un buen trabajo en la gestión diaria, un camino definido o método de acción seleccionado entre varias alternativas y un foco de condiciones dadas para guiar y determinar las decisiones presentes y futuras. Véase al respecto: CAMPBELL, Nancy J.: Writting Effective Policies and Procedures. A Step-by Step Resource for Clear Communication. New York: AMACOM; 1998 [volver]

[40] Se recomienda que las instituciones definan y documenten las políticas de gestión de documentos y aseguren que dichas políticas sean implementadas en todos los niveles de la institución. Pág. 1 ISO/TR 15489-2:2001(F) [volver]

[41] Una política normalmente se expresa mediante un párrafo general que, a menudo, adjetivaríamos de impreciso e intangible. Ejemplo de política sobre el capital intelectual del archivo: nuestra política es promover la formación continuada de toda la plantilla del archivo. Ejemplo de política sobre conservación de los documentos: Valoración consensuada de los documentos recibidos o generados en la organización. Utilización de soporte ecológico para copias de documentos; definición del papel del archivero; indicaciones sobre las normas y legislación implementada, definición de autoridad para transferir documentos, etc. [volver]

[42] Entre sus contenidos encontramos: acciones, condiciones para la acción, alternativas, procedimientos de emergencia, consecuencias, avisos, secciones de ayuda, ejemplos, referencias a registros de instrucciones, responsable. Los contenidos de un procedimiento documentado son regulados por la a norma ISO/TR 10013. Incluyen los siguientes: Título, objetivos, alcance del procedimiento, incluyendo áreas cubiertas y no cubiertas, responsabilidad y autoridad de la plantilla y o de las funciones; descripción de actividades, registros, apéndices, control, aprobación y revisión, identificación de cambios. [volver]

[43] Véase MEAGHER, Robert: "The IM Building Blocks". The Information Management Journal. Vol. 36, n1 1, 2002. págs. 26-34. [volver]

[44] MOONEY, Philip: "Archival mythology and Corporate Reality: a potencial Power Keg" en O'TOOLE, J.: The records of American Business , Chicago:SAA; 1997 p.63. [volver]

[45] Personaje alter ego creado por Scott Adams que refleja al ejecutivo contemporáneo. Sus tiras de humor son editadas en más de 1500 periódicos de unos 40 países. Surge en el New York Times. [volver]



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Last updated 05-06-2012
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