Servicios de documentación en entornos gubernamentales: estudio de un caso

Autores: Antonio Lorenzo y Rosa Miralles (Generalitat Valenciana)

Citación recomendada: Antonio Lorenzo & Rosa Miralles. Servicios de documentación en entornos gubernamentales: estudio de un caso [en linea]. "Hipertext.net", núm. 1, 2003. <http://www.hipertext.net>

  1. Introducción
  2. La unidad de documentación general de la presidencia de la Generalitat
  3. La sede web de la unidad de documentación general
  4. El observatorio temático y el sil como colectores de información
  5. Los contenidos del observatorio temático
    5.1. Debates de investidura del president de la generalitat
    5.2. Debates de política general
    5.3. Preguntas parlamentarias dirigidas al president
    5.4. Comisiones de investigación en las cortes valencianas
    5.5. Mociones de censura municipales
    5.6. Temas de interés
  6. El sistema de información local
  7. Procedimiento de actualización del sil y del observatorio
  8. Conclusiones
  9. Urls de recursos citados

1. Introducción

La Unidad de Documentación General de la Presidencia de la Generalitat Valenciana (UDG) ha puesto en marcha en los últimos meses dos servicios informativos en línea que pretenden dar una respuesta integral a necesidades de información de sus usuarios. El Sistema de Información Local (SIL) y el Observatorio temático, como se denominan, ofrecen cientos de páginas electrónicas en la red corporativa de la Generalitat a modo de dossieres digitales sobre temas de interés para el Gobierno valenciano.

Desde un punto de vista metodológico, ambos productos resuelven de forma novedosa la atención a las exigencias informativas de la organización. Desde cada una de sus página el usuario accede mediante sentencias de búsqueda predefinidas a distintos recursos documentales que atienden en primera instancia sus necesidades de información en relación con asuntos objeto de su trabajo. Son productos de síntesis que organizan los recursos propios y ajenos en función de las demandas explicitadas por usuarios clave de la Unidad.

El SIL y el Obsevatorio temático son soluciones concretas a problemas informativos específicos planteados en el seno de una organización gubernamental. Soluciones que combinan la rapidez en la respuesta, la actualización permanente de contenidos contrastados y la inmediatez y sencillez de la consulta a través de la navegación hipertextual. Un esfuerzo complejo de integración de la oferta informativa y de los recursos intelectuales y tecnológicos de la UDG a fin de proporcionar eficaz y eficientemente datos e información fiable, actualizada y pertinente a usuarios muy exigentes en virtud de la trascendencia social de sus actos de gobierno, del tempo marcado por los procesos electorales y de los vaivenes provocados por la competencia político-partidaria.

Proponemos, pues, el estudio de un caso que ilustra los retos que deben abordar cotidianamente los servicios de gestión documental de apoyo a los procesos de toma de decisiones gubernamentales. Los gobiernos son organizaciones de gran complejidad, dada su naturaleza y el impacto determinante de sus decisiones sobre la sociedad y los ciudadanos. También lo son los flujos informativos generados por el circuito de captura-asimilación-proyección de información, como ilustra el gráfico 1.

Gráfico 1

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Los procesos de toma de decisiones de los responsables públicos, ya sean órganos individuales o colegiados, exigen de la disponibilidad en la forma y tiempo convenientes de grandes masas de información de calidad procedentes de la propia organización, de la ciudadanía, de los agentes mediáticos, sociales, políticos, culturales o económicos y de otros poderes públicos. Esas componentes informativas deben proporcionar al decisor público conocimientos sobre las dos cuestiones axiales de la acción de gobierno: qué desean o precisan los ciudadanos y la sociedad en su conjunto y qué recursos permiten atender satisfactoriamente sus necesidades o aspiraciones.

La proyección exterior de las decisiones gubernamentales, a través del discurso político, de iniciativas legislativas, de la actividad reglamentaria o de campañas de comunicación, provoca reacciones en los agentes y grupos sociales o en otros poderes públicos. Esas reacciones retroalimentan los flujos informativos de este tipo de organizaciones.

La gestión eficaz de ese denso magma de datos, información y conocimientos propios y ajenos deviene en función estratégica para el impulso y aplicación de las políticas públicas y, más allá, en condición necesaria si bien no suficiente para el desarrollo equilibrado y sostenible de nuestras sociedades. Y esto lo es en mayor grado en la medida en que nos aproximamos al vértice superior de la pirámide decisoria gubernamental. En ese contexto, los servicios de información y documentación constituyen una piedra angular en el ecosistema informacional que impulsa y cualifica la toma de decisiones en los gobiernos.

Este artículo describe el contenido y los procesos de trabajo desarrollados en torno al Sistema de Información Local y el Observatorio temático. Es conveniente, previamente, contextualizar el caso en el conjunto de servicios ofrecidos por la UDG.

2. La unidad de documentación general de la presidencia de la Generalitat

Valenciana La Unidad de Documentación General de la Presidencia de la Generalitat Valenciana es una unidad administrativa con rango de servicio adscrita al Área de Documentación y Análisis de Datos de la Subsecretaría de Planificación y Estudios de la Presidencia. Creada en 1991, la Unidad opera en la actualidad como servicio de documentación de la Presidencia y de la Conselleria del Portavoz y, eventualmente, de otros departamentos del Gobierno valenciano.

Para ello cuenta con seis documentalistas (uno de ellos como jefe del servicio), cuatro administrativos y dos subalternos, además de cinco becarios licenciados o diplomados en Biblioteconomía y Documentación y un número variable de personal en prácticas procedente de la Universitat de València. En cuanto a la infraestructura tecnológica, aparte del equipamiento físico adecuado y del software ofimático, de reconocimiento óptico de caracteres y de edición web, dispone de Invesdoc, Oracle, Techlib y Retrievalware para la gestión de sus recursos documentales.

La UDG se estructura operativamente en dos secciones: información política de actualidad y documentación general. La sección de información política de actualidad se dedica al tratamiento de documentación periodística, a la localización, captura y análisis de documentos partidarios, parlamentarios o gubernativos disponibles en la Red que respondan a la actualidad del debate político y al diseño y mantenimiento de productos de difusión de esos tipos informativos.

La sección de documentación general atiende la biblioteca departamental, el catálogo general de recursos propios, la identificación, localización y análisis de recursos en la Web de interés para la organización, la coordinación de las bibliotecas especializadas de la Generalitat y el diseño y mantenimiento de los productos y servicios de difusión pertinentes.

Corresponde a la jefatura del servicio la planificación y coordinación de funciones documentales, la evaluación de los procesos técnicos, la gestión de los recursos y la gestión administrativa y de personal.

Esta estructura operativa se concreta en dos grandes subsistemas de información. Sibil·la es el subsistema de información política de actualidad. La base de datos Sibil·la constituye el núcleo del subsistema. Diseñada e implementada en 1992 a partir de Invesdoc y Oracle, contiene más de 180.000 documentos periodísticos referenciados y 300.000 páginas digitalizadas asociadas relativas a la vida política e institucional de la Presidencia de la Generalitat y de la Comunidad Valenciana desde el 2 de enero de 1993. Es, sin duda, la más importante fuente de información periodística de la vida política valenciana de la última década.

A partir de abril de 2000 el subsistema se vio reforzado con la incorporación de Retrievalware; ello permite diferenciar los actuales núcleos de gestión: la base de datos Sibil·la gestiona exclusivamente la información referida a la Presidencia y a la Conselleria del Portavoz y GVA-Excalibur prensa, soportado por Retrievalware, cubre el resto de la información periodística de interés. El usuario final puede acceder a la base de datos a través del interfaz de desarrollo propio Sibil·laWeb; en cuanto a GVA-Excalibur prensa, dispone de otro interfaz que permite acceder de forma sencilla al gran volumen de información almacenada. En ambos casos, el acceso está restringido al personal conectado a la red corporativa de la Generalitat.

El subsistema de documentación general se denomina Gavina, desarrollado en torno al paquete de gestión bibliotecaria Techlib, de Open Text. El subsistema cubre todas las funciones propias de una biblioteca especializada en relación con la documentación no periodística, independientemente de su soporte: monografías, artículos, revistas especializadas, recursos de referencia, fuentes legales y estadísticas, informes de circulación restringida, bases de datos, recursos disponibles en la web.... sobre sociología, política económica, ciencia política, derecho, análisis económico, ciencia administrativa, políticas públicas, etc. El catálogo en línea de la Unidad, GavinaWeb, referencia los recursos disponibles parcialmente, en la actualidad, hasta la conclusión de la depuración de la migración de un sistema anterior; en los casos en los que el documento está en soporte electrónico se proporciona la url para acceder al servidor propio, si se trata de materiales capturados y almacenados por la UDG, o al web del recurso, si hablamos de sedes web ajenas. Los documentos electrónicos están gestionados además por Retrievalware. GavinaWeb cuenta con una vista diseñada para mostrar solamente la parte del catálogo dedicada a recursos en la Web, denominada Busca'm. SwetsWise y el boletín electrónico de sumarios propio Bolsum electrònic completan la oferta de servicios del entorno Gavina.

Ambos subsistemas no constituyen compartimentos estancos; antes al contrario, la pretensión de la UDG es proporcionar respuesta a cualquier demanda de información de sus usuarios, independientemente de su origen, localización, tipología y soporte. Muy a menudo, en este tipo de organizaciones la resolución de los problemas informativos planteados pasa por la complementariedad de fuentes periodísticas, estadísticas, legales o científicas. De ahí el desarrollo de productos que permitan integrar, a modo de colectores, los distintos servicios de la Unidad en respuesta a las demandas reales o potenciales de los usuarios. Este es el sentido, como veremos más abajo, del Observatorio temático y del Sistema de Información Local.

3. La sede web de la unidad de documentación general

La UDG comenzó a ofrecer productos y servicios a través de páginas web en 1998. En ese año la Subsecretaría de Planificación y Estudios entonces de Planificación y Relaciones Externas puso en marcha Argos, un servidor que da acceso a bases de datos documentales y estadísticas propias, recursos demoscópicos, enlaces a sedes web de interés, documentos electrónicos... Argos cuenta en la actualidad con dos versiones: una pública, accesible a través de Internet, y otra de acceso restringido a la intranet de la Generalitat Valenciana.

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La sección Documentación General de Argos público da acceso a GavinaWeb, Busca'm y Bolsum electrònic. Es en la versión privada donde se encuentra la mayor parte de los productos ofertados por la UDG. A los tres anteriores se suman, Sibil·laWeb, GVA-Excalibur, SwetsWise, el Observatorio temático y el Sistema de Información Local. A estos productos hay que añadir servicios de demanda de información mediante formularios específicos y diversos productos de alerta informativa. Las páginas electrónicas de la UDG han sido vistas en más de 450.000 ocasiones durante el período enero-octubre de 2002.

Esta oferta informativa permite cubrir en gran medida las necesidades informativas de los usuarios de la Unidad. En el diseño y mantenimiento de los distintos interfaces y herramientas documentales se ha intentado adecuar al máximo la oferta a la demanda específica de los miembros de la organización. Ese esfuerzo de personalización de la respuesta se ha materializado en soluciones singulares a exigencias concretas que, en ocasiones, atienden las necesidades de grupos muy delimitados de usuarios. Dos buenos ejemplos de esta línea de actuación son los servicios desarrollados a continuación.

4. El observatorio temático y el sil como colectores de información

El Observatorio temático y el Sistema de Información Local (SIL) son la clave de bóveda del sistema de productos y servicios informativos de la UDG. Operan como colectores del resto de recursos, canalizando la oferta de la Unidad en orden a su máxima adecuación a las necesidades reales de los analistas que preparan informes, documentos de síntesis y discursos para los responsables políticos del Gobierno valenciano (gráfico2).

Gráfico 2

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Cada página del SIL o del Observatorio recoje el conjunto de recursos informativos capturados y analizados por la UDG que permite, con rigor y rapidez y desde una óptica multicriterio, dar una visión sintética del asunto requerido. Para ello se recurre a productos gestionados por la Unidad GavinaWeb, Sibil·laWeb, GVA-Excalibur..., recursos de otros servicios del Consell Archivo Histórico Electoral, Base de Datos Legislativa de la Generalitat Valenciana, Demoscopia... y recursos ajenos. Se trata, en definitiva, de dossieres electrónicos que ponen a disposición del usuario información de todo tipo sobre el tema objeto de su trabajo.

Ambos productos se originan en respuesta a exigencias concretas planteadas por los responsables del Departamento. El SIL se diseñó y puso en funcionamiento en el primer semestre de 2001 ante la necesidad de desarrollar un sistema que permitiera elaborar con prontitud fichas de síntesis sobre aquellos municipios valencianos con cuyos representantes institucionales o sociales debía entrevistarse el President de la Generalitat (imagen 1).

Imagen 1

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Como cabe suponer, la confección de esos documentos requiere de datos estadísticos, electorales, presupuestarios y de gestión, información periodística, estudios de expertos, informes técnicos,...; es habitual que quienes participan en su elaboración dispongan de tiempo limitado, insuficiente para obtener la información pertinente a partir de la explotación autónoma de los distintos productos documentales que tienen a su disposición en Argos o en otros servidores de la red corporativa de la Generalitat o de Internet. El Sistema de Información Local intenta agilizar ese trabajo de captación. Para ello, cada una de las comarcas valencianas y los 150 principales municipios de la Comunidad tienen su página en el SIL. En ella el analista encuentra sentencias de búsqueda predefinidas contra un buen número de bases de datos que le franquean el acceso a información precisa sobre la localidad objeto de estudio.

Con objetivos similares se ha puesto en marcha en 2002 el Observatorio temático.

Imagen 2

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En este caso se atienden las necesidades relativas a cuestiones de interés para el desarrollo de la política gubernamental, desde la ampliación de la Unión Europea o la reforma del sistema educativo a la inmigración o el Plan Hidrológico Nacional. Junto a la información temática sujeta a las oscilaciones propias del decurso político, el Observatorio ofrece también secciones fijas sobre preguntas parlamentarias al President, debates de investidura y de política general, mociones de censura municipales, comisiones parlamentarias de investigación o programas electorales.

En todo caso, los criterios que informan el diseño y contenido de sus páginas siguen los principios establecidos más arriba: poner a disposición de quienes tienen que elaborar documentos de síntesis o redactar discursos políticos los recursos informativos que faciliten su trabajo. No se trata tanto de que el usuario encuentre aquí toda la información sino aquella que en el más corto espacio de tiempo le proporcione las claves para construir su argumentario.

Los contenidos de estos productos se definen normalmente a partir de las instrucciones dadas por la subsecretaria de Planificación y Estudios y la comisión de coordinación integrada por los jefes de área de la Subsecretaría. Es el Área de Documentación y Análisis de Datos, a través de la UDG, la que concreta esos requerimientos en los cientos de páginas electrónicas que conforman el SIL y el Observatorio temático. Paralelamente, el servicio de documentación tiene capacidad para incorporar aquellos asuntos que considere de interés y que complementen la oferta informativa de ambos.

El valor añadido que aportan en tanto que organizadores de recursos diversos orientados hacia temas específicos le confiere un carácter estratégico que limita su aprovechamiento dentro de la organización a un número determinado de usuarios especializados previamente autorizados. Se trata, fundamentalmente, de resposables políticos y jefes de área y de servicio de la Presidencia y documentalistas de otros departamentos del Gobierno valenciano.

5. Los contenidos del observatorio temático

El Observatorio temático se estructura en siete grandes bloques de información:

  • Debates de investidura del President de la Generalitat

  • Debates de política general de la Comunidad Valenciana

  • Preguntas parlamentarias dirigidas al President

  • Comisiones de investigación en las Cortes Valencianas

  • Mociones de censura municipales

  • Programas electorales

  • Temas de interés

Los seis primeros bloques son fijos; su actualización se garantiza con el rastreo permanente de información pertinente. Respecto a Temas de interés, su actualización depende de la vigencia informativa de cada asunto.

5.1. Debates de investidura del president de la generalitat

Esta sección contiene enlaces al texto de los seis debates de investidura que se han celebrado en las Cortes Valencianas desde 1983.

La información se estructura en orden cronológico decreciente. El texto de cada debate apunta a un fichero PDF que contiene el Diario de Sesiones de las Cortes Valencianas del pleno correspondiente. Para los debates acontecidos con posterioridad a 1993 se incluye una sentencia de búsqueda contra Sibil·laWeb a fin de que el usuario conozca el impacto que el debate de investidura tuvo en la prensa.

En la cabecera de la página se incluye, como información complementaria, un enlace a la normativa que regula el Pleno de investidura y la elección del President de la Generalitat Valenciana.

5.2. Debates de política general

Recoge la información de la que dispone la Unidad de Documentación sobre los debates de política general celebrados en las Cortes Valencianas, agrupados por legislaturas y en orden decreciente hasta 1987.

En primer lugar, incluye enlaces a la normativa vigente que regula la celebración del Debate de política general de la Comunidad Valenciana. A continuación se presenta un índice con las cinco legislaturas que se han dado hasta el momento. Cada una de ellas es un enlace que conduce a la sección correspondiente. Cada legislatura contiene el período cronológico que abarca y el enlace a los diferentes Diarios de sesiones de las Cortes Valencianas de Pleno que incluyen dichas sesiones en formato PDF. Al igual que en el caso anterior, los debates celebrados desde 1993 incluyen un enlace a Sibil·laWeb.

5.3. Preguntas parlamentarias dirigidas al president

Bajo este epígrafe se incluyen aquellas preguntas respondidas por el Presidente del Gobierno valenciano en el Pleno de las Cortes durante la IV y la V legislaturas, de 1995 a 1999 y de 1999 a 2003 respectivamente.

Teniendo en cuenta la gran cantidad de preguntas que se han formulado durante ambas legislaturas y con el objetivo de proporcionar información clara y estructurada se han definido tres páginas con la siguiente información:

  • En la primera se presentan dos opciones para acceder a las preguntas:

  • Índice por legislaturas.

  • Índice temático. Incluye cerca de 150 preguntas realizadas por los grupos parlamentarios desde 1995, clasificadas en grandes temas. Junto a cada uno de ellos, ordenados alfabéticamente, se incluye la fecha en que se celebra la sesión y las siglas del grupo parlamentario que formula la pregunta. Cada fecha constituye un enlace a la página que contiene la pregunta referida.

  • La segunda página contiene las preguntas planteadas durante la legislatura actual. Se estructura en cuatro bloques: un índice por fechas; un enlace a la página que contiene las preguntas planteadas en la IV legislatura; un índice por temas y, por último, las preguntas agrupadas por sesiones parlamentarias y en orden cronológico decreciente. Cada sesión de control incluye la fecha del Pleno de las Cortes correspondiente, la sentencia de búsqueda contra Sibil·laWeb y un enlace al índice de fechas de la cabecera. Para cada pregunta se detalla la siguiente información (imagen 3):

  • texto de la pregunta

  • las siglas del grupo parlamentario que la formula

  • el enlace al Diario de Sesiones de las Cortes Valencianas en el que se recoge la intervención del Síndic del grupo parlamentario que formula la pregunta, la respuesta del President y las réplicas, si se dan.

  • si a lo largo de una legislatura se ha realizado más de una pregunta sobre el mismo tema se incluyen enlacen entre las mismas.

Imagen 3

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La tercera página web contiene las preguntas trazadas durante la IV legislatura de acuerdo con la estructura comentada en el apartado anterior.

A medio plazo la sección Preguntas parlamentarias se convertirá en una base de datos, con un tratamiento mucho más adecuado y sobre todo más documental para este tipo de información.

5.4. Comisiones de investigación en las cortes valencianas

Esta sección contiene siete páginas, una principal y otras seis en las que se desarrolla cada una de las comisiones de investigación aprobadas por las Cortes Valencianas desde 1988. La página principal contiene cuatro secciones que corresponden a otras tantas legislaturas, en orden decreciente.

Cada legislatura incluye información sobre:

  • grupo parlamentario que propone la creación de la comisión

  • año en el que se propone

  • título de la comisión

  • situación de la propuesta: aprobada, pendiente, decaída, no admitida, retirada o rechazada

En la primera sección de la página principal se incluye un índice que contiene las cuatro legislaturas comentadas; cada epígrafe es un enlace que conduce a su sección correspondiente.

Para cada una de las comisiones aprobadas se crea una página con la siguiente información:

  • título completo de la comisión

  • grupo parlamentario que la propone

  • fecha en que se propone

  • fecha en que se aprueba la comisión y enlace a la página del Boletín Oficial de las Cortes Valencianas, en formato PDF, que recoge la aprobación.

  • índice de las reuniones celebradas con enlace al Diario de Sesiones de la comisión en formato PDF.

  • enlace a los registros de Sibil·laWeb en los que se hace referencia a dicha comisión

5.5. Mociones de censura municipales

Incluye referencia a las mociones de censura planteadas en los ayuntamientos valencianos desde 1995. Sigue un orden cronológico decreciente y contiene la siguiente información:

  • municipio

  • nombre y partido político al que pertenece el alcalde saliente

  • nombre y partido político al que pertenece el alcalde entrante

  • fecha de la moción

Esta página contiene información muy sintética, pero de gran valor para los usuarios de la Unidad. Para aquellos municipios que disponen de página web en el SIL se ha habilitado el topónimo como enlace.

5.6. Temas de interés

Temas de interés está formado en la actualidad por 14 apartados y 37 subapartados. Cada tema de interés constituye un dossier en soporte digital dedicado a un argumento de actualidad del que la UDG hace seguimiento a través de la prensa y de otras fuentes de información.

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Como se puede apreciar, el campo temático que cubre el Observatorio es muy amplio. La profundidad y el desarrollo de cada ámbito depende de los intereses de los usuarios de la UDG. Se trata de proporcionarles una herramienta de trabajo de rápida actualización, con una estructura clara y de consulta ágil. El usuario ha de disponer en un solo documento hipertextual de todos los puntos de vista que se formulan sobre un tema y de los documentos fundamentales sobre el mismo.

Cada una de las páginas temáticas de estructura de la siguiente forma:

  • Documentos fundamentales. Planes de acción, legislación y recomendaciones elaboradas por las distintas administraciones públicas (Generalitat Valenciana, otras administraciones autonómicas, administración central, el Consejo y la Comisión Europea y organismos internacionales)

  • Otros documentos. Propuestas o posicionamientos de los diferentes partidos sobre el tema.

  • Iniciativas parlamentarias, tanto a nivel autonómico como en las Cortes Generales. Cuando es posible se incluyen enlaces a otras secciones del Observatorio como Preguntas parlamentarias o Comisiones de investigación. Se presta especial interés a la comparecencia de expertos en sede parlamentaria.

  • Demoscopia y estadísticas. Contiene enlaces a documentos con este tipo de información sobre el tema tratado.

  • Información periodística. En este apartado se introducen sentencias de búsqueda contra a todos aquellos recursos periodísticos de que dispone la UDG: Sibil·laWeb, GVA-Excalibur y EfeData.

  • Bibliografía. Enlace a un monográfico de GavinaWeb definido. Puede incluir también enlaces a publicaciones en línea y de acceso gratuito relacionadas.

  • Webs de interés. Incluye un enlace a las referencias recuperadas en Busca'm y a otras que conviene destacar por aportar información relevante: especiales elaborados por medios de comunicación en su edición digital, asociaciones, agentes sociales, etc. con intereses u opinión sobre el tema tratado, etc.

La estructura de las páginas de Temas de interés se ha ido depurando con el objetivo de conseguir que cada de una de ellas sea una síntesis actualizada sobre el tema tratado, manteniendo un difícil equilibrio entre la exhaustividad y la precisión.

6. El sistema de información local

El SIL conforma por sí solo una sede web propia. Proporciona toda la información disponible en la intranet de la Generalitat sobre los 150 principales municipios y las 32 comarcas valencianas. Cada una de esas demarcaciones territoriales tiene su página con las siguientes secciones (imagen 4):

Imagen 4

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  • Información periodística. Enlaces con sentencias de búsqueda en Sibil·laWeb, GVA-Excalibur y EfeData.

  • Información electoral. Dispone de un enlace a la página correspondiente del Archivo Histórico Electoral, base de datos diseñada y mantenida por la Unidad de Análisis de Datos del Área de Documentación y Análisis de Datos con toda la información disponible sobre resultados electorales, evolución del porcentaje de voto por partidos y coaliciones....

  • Información estadística. Enlace al Banco de Datos Municipal gestionado por la Unidad de Análisis de Datos.

  • Información legislativa. Da acceso a textos normativos en relación con con la comarca o municipio a través de la consulta a la Base de Datos Legislativa de la Generalitat Valenciana gestionada por el Centro de Información y Documentación Jurídico-Administrativa de la Generalitat.

  • Información administrativa. Contiene el texto de los acuerdos del Pleno del Consell relacionados con la localidad y el enlace a su entrada en la base de datos de entidades locales de la Comunidad Valenciana Civis de la Conselleria de Justicia y Administraciones Públicas.

  • Otros recursos. En este apartado se incluyen enlaces a la Guía de centros de la Conselleria de Cultura y Educación, al Directorio de recursos de la Conselleria de Sanidad y al Directorio de centros de asistencia de la Conselleria de Bienestar Social. Se introducen aquí también sentencias de búsqueda contra GavinaWeb y Busca'm.

7. Procedimiento de actualización del sil y del observatorio

La propia naturaleza del SIL y del Observatorio como colectores de otros recursos posibilita que la actualización de gran parte de la información que proporcionan sea consecuencia automática de la actualización de las distintas bases de datos a las que apuntan. De esta forma, el esfuerzo inicial de selección de recursos propios y ajenos fiables y de definición de sentencias de búsqueda adecuadas permite ofrecer al usuario respuestas permanentemente actualizadas. Es necesario, no obstante, una vigilancia constante respecto de la operatividad de los hiperenlaces preestablecidos para la realización de esas consultas; los cambios en las urls de los recursos interrogados exige la inmediata redefinición de las sentencias de búsqueda para garantizar la fiabilidad del servicio.

Esta forma de operar afecta en especial al Sistema de Información Local debido a su mayor estabilidad. En el Observatorio, sin embargo, el procedimiento de actualización es más complejo, siendo la sección Temas de interés la que requiere un esfuerzo mayor debido al gran número de asuntos que comprende y la dispersión de las fuentes de información que la alimentan. En el resto de bloques, por su propia naturaleza y por estar relacionados únicamente con instituciones valencianas, es más fácil detectar cambios e incluirlos en las páginas. Por ejemplo, los debates de investidura sólo se celebran después de unas elecciones o ante la renuncia al cargo del President, como ha ocurrido en la V Legislatura. Respecto a los debates de política general se celebran como máximo una vez al año. Tanto una moción de censura municipal como la aprobación de una comisión de investigación en las Cortes van precedidas de un amplio seguimiento en la prensa local; lo mismo ocurre con las preguntas parlamentarias dirigidas al President.

La actualización de Temas de interés obliga a la aplicación de muchos de los procesos que identifican la vigilancia tecnológica y la inteligencia competitiva. La práctica totalidad de los recursos que se ponen a disposición del usuario están en soporte electrónico; Internet es, en consecuencia, la principal fuente de información. La UDG dispone de recursos tecnológicos para la localización automática de fuentes de información en la Red; el Spider de Retrievalware podría ser parametrizado en ese sentido. No obstante se ha optado por el seguimiento humano.

El proceso de búsqueda de nuevos recursos se basa en el modelo pull. Aunque se trata del sistema de recuperación más básico, hasta el momento se ha demostrado suficiente. Se siguen dos líneas de localización y captura de información: por una parte la navegación por sedes web previamente seleccionadas; por otra, la recuperación de información mediante el uso de motores de búsqueda.

En el primer caso se atiende a tres tipos de recursos básicos: sedes web gubernamentales, administrativas y de instituciones legislativas; de partidos políticos; y, finalmente, de colectivos directamente afectados por el tema objeto de análisis o de universidades, asociaciones, sindicatos, organizaciones empresariales o grupos de presión no implicados directamente pero con un posicionamiento sobre el tema.

Periódicamente se revisan las sedes de las administraciones y parlamentos autonómicos, de la administración central y de los organismos de la Unión Europea con el objetivo de detectar y evaluar los recursos candidatos a formar parte del Observatorio. Son tantos los temas sobre los que se está alerta que resulta muy útil la navegación sistemática por dichas sedes.

El segundo foco de interés son las sedes web de partidos políticos valencianos, de otras Comunidades Autónomas y de ámbito estatal. El objetivo es localizar documentos de trabajo o programas que recojan las propuestas de dichos partidos sobre un tema concreto. Al incluir todas las iniciativas que presentan los partidos, el usuario tiene una idea clara de los diferentes posicionamientos sobre el tema.

El tercer foco está formado por aquellas asociaciones directamente vinculadas al tema o por otras entidades que se han manifestado al respecto. Cabe decir en cualquiera de los tres casos que la calidad y la profundidad del material que se ofrece en el Observatorio depende directamente de los recursos que las diferentes organizaciones proporcionan desde sus propias webs. No todas las instituciones, ni todos los partidos ofrecen información con el mismo grado de actualidad y de la misma calidad. En este sentido, se aprecian actitudes muy diferentes en las instituciones comentadas respecto a la difusión y el acceso a la información por parte de los ciudadanos.

La segunda alternativa es propiamente la recuperación de información mediante el uso de motores de búsqueda. Se recurre a ellos, por ejemplo, cuando se detecta en la prensa un punto de vista o un documento no recogido en el Observatorio y del que se desconoce la sede web en la que se encuentra.

Una vez localizado el recurso se evalúa si debe pasar a formar parte del Observatorio. Para ello se tienen en cuenta los siguientes aspectos: calidad y cantidad de la información que aporta, actualidad, vigencia y fiabilidad de la institución que lo incluye en su sede web.

El siguiente paso consiste en asignarlo a uno de los subsistemas de información de la UDG. La descripción e indización del recurso en Gavina o Sibil·la se atiene a patrones de análisis previamente establecidos a fin de garantizar su recuperación a través de GavinaWeb, Busca'm, Sibil·laWeb o GVA-Excalibur.

La información parlamentaria con origen en las Cortes Valencianas plantea problemas ya que en soporte electrónico y de acceso público sólo se dispone, al menos de momento, de los diarios oficiales y de los diarios de sesiones de la V Legislatura. Si se necesita información anterior hay que escanear el original en soporte papel y convertirlo en PDF o TIFF. La información legislativa valenciana no plantea ningún problema: tanto la Base de Datos Legislativa de la Generalitat Valenciana como las monografías legislativas que elabora el Centro de Información y Documentación Jurídico-Administrativa de la Generalitat proporcionan un magnífico servicio de información. La que emana del resto de instituciones se localiza con bastante facilidad.

8. Conclusiones

Planteamos desde un principio este artículo como el estudio de un caso de resolución de problemas informativos específicos en una organización gubernamental. Más allá del modo en que los productos descritos ponen a disposición de los usuarios información para el desarrollo de sus funciones, siguiendo un eficaz modelo just-in-time, interesa destacar el esfuerzo organizativo que suponen. Y lo es tanto a nivel interno de la propia Unidad de Documentación como en su imbricación con el núcleo de gestión y generación de conocimiento que constituye la Subsecretaría de Planificación y Estudios en el contexto del Gobierno valenciano.

En el régimen interno, el Observatorio y el SIL integran los distintos recursos documentales del servicio tensionando al máximo sus posibilidades tecnológicas y profesionales. Ambas soluciones han exigido de la implicación del grupo de documentalistas al margen de su especialización en los distintos subsistemas operativos de la Unidad. De ahí que, aun cuando atiendan a un volumen proporcionalmente muy limitado de demandas de información en el conjunto de servicios prestados, se les confiera un valor estratégico por su contribución a la percepción de la oferta del departamento como un todo. La atención de las necesidades de los usuarios no debe pasar por soluciones parciales sino por el recurso a todos los productos informativos disponibles, a fin de proveer la información pertinente en el tiempo y el soporte requeridos.

Por otra parte, el Observatorio y el SIL permiten igualmente articular en beneficio del usuario otros productos gestionados por el Área de Documentación y Análisis de Datos y por otros departamentos. Es, en definitiva, una apuesta cooperativa, de colaboración entre distintos servicios en atención a las demandas de información definidas por la dirección de la organización. Y esta es una buena forma de reforzar nuestra misión y reafirmar la posición de los servicios de documentación en los ecosistemas informacionales gubernamentales.

9. Urls de recursos citados

Archivo Histórico Electoral http://www.pre.gva.es/argos/archivo/index.html

Argos : servidor web de la Subsecretaría de Planificación y Estudios http://www.pre.gva.es/argos/index.html

Bolsum electrònic : boletín de sumarios de la Unidad de Documentación General http://www.pre.gva.es/argos/docus/webbolsum/index.html

Busca'm : catálogo de recursos en la Web sobre Administraciones y políticas públicas http://optico.pre.gva.es/buscam/tlpurls.html

Centro de Información y Documentación Jurídico-Administrativa de la Generalitat Valenciana http://www.cidaj.gva.es

Civis : Sistema de Información Municipal http://www.just.gva.es/civis/

Demoscopia : estimaciones de voto y liderazgo para España y la Comunidad Valenciana http://www.pre.gva.es/argos/demoscopia/index.html

Directorio de centros de asistencia de la Conselleria de Bienestar Social http://www.tra.gva.es/espa/utilidades/casistencia/index.php

GavinaWeb: catálogo de recursos informativos y documentales http://optico.pre.gva.es/gavina/tlppres.html

Guía de centros docentes de la Conselleria de Cultura y Educación http://www.cult.gva.es/dgcd/dghome.htm

Inspección General de Servicios de la Generalitat Valenciana http://www.pre.gva.es/argos/igs/index.html

Revista Valenciana de Estudios Autonómicos http://www.pre.gva.es/argos/rvea/index.html

Unidad de Documentación General http://www.pre.gva.es/argos/docus/public-cas/index.html



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Last updated 05-06-2012
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