8. Les eines de planificació i de gestió

8.1. Pla Estratègic de Tecnologies i Recursos de la Informació

8.2. Direcció per Objectius (DpO)

8.3. El WIB (Web Intern de la Biblioteca)

8.4. La Intranet del PIE



8.1. PLA ESTRATÈGIC DE TECNOLOGIES I RECURSOS DE LA INFORMACIÓ

El curs anterior, 2000-2001, la Comissió d'Estratègia de Tecnologies i Recursos de la Informació (CETRI) va redactar el Pla Estratègic de Tecnologies i Recursos de la Informació. Aquest document defineix les grans línies d'actuació de la Biblioteca per al període 2000-2003, de les quals deriven el objectius operacionals (Direcció per Objectius (DpO)) de l'any 2001 i 2002.

Anar al començament de la pàgina



8.2. DIRECCIÓ PER OBJECTIUS (DpO)

La planificació estratègica es concreta anualment en la Direcció per Objectius (DpO), que estableix quins objectius operacionals cal dur a terme per acomplir l'estratègia definida.

A l'inici de l'any 2001, la Biblioteca va proposar 85 objectius operacionals per executar al llarg de l'any. A més, al llarg del període, se'n van afegir 26 de nous, per tal de donar resposta a les exigències i les necessitats de la gestió dels serveis.

Direcció per Objectius 2001

Nombre
Objectius proposats a l'inici de l'any 2000
85
Objectius afegits al llarg de l'any 2000
26
TOTAL
111


Resultats de la Direcció per Objectius 2001

Grau d'acompliment
Nombre d'objectius
Objectius assolits completament
90 ( 81'1 %)
Objectius assolits parcialment
19 ( 17'1 %)
Objectius no assolits
2 (1'8 %)
TOTAL
111 (100%)

Direcció per objectius: resultats

Direcció per Objectius 2002

Per a l'any 2002, la Biblioteca va planificar l'execució de 101 objectius operacionals. Els objectius del 2002 es van relacionar amb els àmbits temàtics i els objectius estratègics del PETRI de la manera següent:

Tecnologies:
1 objectiu
Cooperació:
7 objectius
Col·leccions i accés:
36 objectius
Serveis:
36 objectius
Recursos humans:
1 objectiu
Instal·lacions:
6 objectius
Difusió de la informació electrònica:
14 objectius
TOTAL:
101 objectius

Direcció per objectius: àmbits temàtics 2002

Anar al començament de la pàgina



8.3. EL WIB (WEB INTERN DE LA BIBLIOTECA)

El WIB és una de les eines fonamentals per a la gestió i la comunicació de la Biblioteca ja que integra tota la informació sobre tots els procediments aprovats i permet el compartiment del coneixement entre tots els membres de la Biblioteca.

Durant el curs 2001-2002, es va consolidar la nova versió d'aquesta intranet de la Biblioteca tant pel que fa a l'estil com a l'estructura dels seus continguts. A mesura que s'anava estenent l'ús de la nova versió del WIB, s'hi introduïen canvis per millorar-ne la navegabilitat, la consulta i la facilitat d'ús per part del personal de la Biblioteca.

Per coherència amb el Web de la Biblioteca, i d'acord amb les normatives establertes pel TERMCAT i altres organismes, es va canviar el gènere del nom que va passar a denominar-se Web Intern de la Biblioteca, és a dir, el WIB.

Les novetats més destacables que s'hi van portar a terme van ser:

La implementació d'un cercador que permet la cerca de documents en aquesta intranet, tant a través de la cerca bàsica com de l'avançada, la combinació de termes, i l'accés directe als documents trobats. Amb el cercador es va incorporar també l'opció WIB de la A a la Z que conté la llista de totes les pàgines del WIB ordenades alfabèticament pel títol.

Una altra eina que es va incorporar per facilitar la cerca d'informació és el Mapa del WIB que organitza la disposició dels continguts de la intranet de manera que es visualitzi ràpidament què hi ha dins de cadascuna de les opcions. Per altra banda, el mapa també permet imprimir la pàgina inicial amb totes les opcions desplegades.

L'ús continuat del WIB va comportar que es duguessin a terme alguns canvis en la seva estructura temàtica per tal d'adaptar-se a les necessitats del personal de la Biblioteca: canvis de nom d'alguns apartats, inclusió de nous àmbits, reorganització de la informació, etc.

Per altra banda, es van desenvolupar i potenciar els apartats següents:

 

Fletxeta Grups de millora: un apartat específic dedicat a incloure tota la informació relativa als nombrosos grups de millora actius a la Biblioteca. Per a cada grup, s'hi inclouen les següents informacions: Membres del grup, Objectius, Calendari i Documents de treball.

Fletxeta Lectures recomanades: selecció d'articles de temàtica bibliotecària proposats per llegir. La major part d'aquests articles procedeixen de les traduccions al català que es realitzen en el marc del CBUC per posar a l'abast de totes les persones que treballen en les institucions membres del Consorci articles tècnics de contingut rellevant.

Fletxeta Convenis, contractes i altres documents signats per la UPF: incorporació, en format PDF, de tots els convenis, contractes i altres documents que s'han establert entre la UPF i diverses entitats, persones i institucions, amb una descripció del contingut i la data en què es van signar, i que tenen relació amb la Biblioteca.

Fletxeta Notícies: recull de les novetats i dels canvis referents al WIB, al Web de la Biblioteca així com d'altres notícies d'interès per al personal de la Biblioteca que es difonen per correu electrònic.

Fletxeta Horaris del personal: relació de tot el personal de la Biblioteca amb l'especificació exacta del seu horari. Amb l'inici del curs acadèmic es va començar a aplicar l'opció del segon horari (jornada ordinària), cosa que genera una diversificació d'horaris del personal que s'afegeix a la dels tres torns horaris i casuístiques de reducció de jornada que ja hi havia. Per això es va creure oportú recollir aquesta informació i posar-la a disposició de totes les persones de la Biblioteca per tal de facilitar la comunicació, la convocatòria de reunions, etc.

Fletxeta Informació sobre l'euro: informació sobre les actuacions que va dur a terme la Biblioteca per a la transició a la nova moneda.

 

Amb totes aquestes millores, el WIB va guanyant força com a eina potent de comunicació i gestió de la Biblioteca. I el nombre de consultes augmenta d'un any a l'altre.

Les dades generals de consulta del WIB són les següents:

Curs 2000-2001
5.196
Curs 2001-2002
16.203

WIB: consultes per mesos

WIB: nombre de consultes

Anar al començament de la pàgina



8.4. LA INTRANET DEL PIE

Després d'un any de l'adscripció del PIE a la Biblioteca i de funcionament habitual i consolidació de la prestació del servei, es va valorar la conveniència d'una remodelació de l'estructura i els continguts de la Intranet del PIE amb l'objectiu de millorar-ne la consulta i facilitar-ne la gestió. Aquests canvis es van portar a terme tenint present que els usuaris d'aquesta intranet són tant el personal de la Biblioteca que atén el PIE com també les unitats proveïdores de la informació, és a dir, altres serveis de la Universitat.

Així, durant el primer trimestre del curs 2001-2002 es va realitzar una revisió de les pàgines de cadascun dels procediments, tant a nivell de contingut com de forma. Aquesta revisió, la van dur a terme les persones que atenen el PIE amb la participació de les unitats proveïdores.

Al mateix temps, es va reestructurar la pàgina inicial que es va organitzar en un apartat principal (PIE per temes) que conté la informació referent a:

 

Fletxeta  Àmbits acadèmics i docents: Documentació acadèmica, Estudis de 1r i 2n cicle, Estudis de 3r cicle, màsters i postgraus així com altres titulacions i cursos que ofereix la Universitat.

Fletxeta Serveis i activitats d'extensió universitària.

 

A més, des d'aquesta pàgina inicial s'accedeix a:

 

Fletxeta Calendari dels tràmits i gestions que realitza el PIE durant el curs acadèmic

Fletxeta Avisos sobre qüestions importants i novetats

Fletxeta  Eines per buscar informació dins de la intranet: el Cercador i el PIE de la A a la Z.

Fletxeta  Un apartat amb la informació referent a l'organització interna del PIE, les dades de consulta de la Intranet, etc.

 

L'augment del nombre de consultes en la Intranet del PIE en relació al curs anterior demostra que es tracta d'una eina de gran utilitat i en expansió pel que fa a la seva utilització.

Les dades generals de consulta són les següents:

Curs 2000-2001
2.533
Curs 2001-2002
8.984

Intranet del PIE: consultes per mesos

Intranet del PIE: nombre de consultes

Anar al començament de la pàgina