7.1. Aplicacions de gestiˇ i de docŔncia

El curs 2013-2014 s'han continuat els processos de millora contínua de les aplicacions de la Universitat i se n'han implementat de noves per tal d'agilitar alguns processos:

Docència

Gestió de l'Assignació del Professorat (GAP)

Durant el curs 2013-2014 s'ha completat l'aplicació de Gestió de l'Assignació de Professorat amb la incorporació de nous mòduls com és tota la part d'informació de l'idioma de les assignatures-grup en funció dels professors assignats, els horaris dels professors, la gestió de costos,  la consulta sobre dades de contractació, assignació docent, despesa i dedicació, etc.

L'aplicació, que es va posar en funcionament en fase de prova pilot per al departament de Tecnologies de la Informació i la Comunicació, s'ha estès a la majoria de departaments.

Avaluació docent

S'ha desenvolupat una aplicació per a dispositius mòbils per a facilitar als estudiants respondre les enquestes del procés d'Avaluació docent (AVALDO) des de dispositius mòbils. La nova aplicació està disponible per IOS i ANDROID i es podrà utilitzar en l'Avaluació Docent del proper trimestre

Millora de la usabilitat de l'aplicació de seguiment de tesis doctorals

Després d'una sèrie de reunions amb usuaris clau de l'aplicació per detectar punts de millora de l'aplicació es va procedir al seu desenvolupament i implementació. La nova aplicació està adaptada al nou reial decret RD99/2011.

Millores en l'Aula Global

Es va instal·lar una nova versió de  l'Aula Global amb servidors nous i es varen implementar un nou sistema de còpies de seguretat dels cursos.

Es va implementar una plataforma per gestionat les proves d'adscripció lingüística (PAL) per l'accés a diferents estudis de la Universitat.

Es va implementar una plataforma per facilitar la realització d'exàmens des de l'Aula Global sense accés a internet ni a les dades de l'aula de l'assignatura i amb un entorn dedicat per tal de garantir-ne el rendiment.

Millores en el procés de matrícula

Es varen desenvolupar noves funcionalitats de l'aplicació de matrícula. En concret,  es va substituir l'applet de l'aplicació per tal de permetre el seu ús des de qualsevol navegador i es va implementar un mou mòdul per permetre l'automodificació de la matrícula per part dels estudiants. El procés de modificació de la matrícula s'obre en determinats períodes del curs i amb aquest nou mòdul els estudiants el poden fer de manera autònoma cosa que n'augmenta l'eficiència estalviant-los temps i desplaçaments a ells i hores de dedicació al personal de la Universitat.

Així mateix, també s'han implementat millores en el procés de gestió i publicació dels horaris de docència dels diferents centres.

Gestió de les sol·licituds d'espais tècnics i material audiovisual i préstec de portàtils i equipaments

Es va  desenvolupar una millora de l'aplicació que gestiona el procés de sol·licitud i assignació d'espais tècnics i material audiovisual per a la docència de manera que ara es pot treballar amb dates reals enlloc de dies setmanes i trimestres com feia ara.

Per altra banda, es va incorporar un canal d'avisos a través del correu-e en el procés de préstec de portàtils per tal de facilitar el contacte amb els usuaris que estan en espera d'una reserva si aquests no disposen de cobertura mòbil allà on es troben


Recerca

Nou programari de CitesORCID pel suport en la creació de l'identificació ORCID

Es va implementar una aplicació per tal de facilitar al PDI la reserva de dia i hora a la Biblioteca per rebre l'acompanyament en l'obtenció de l'identificació ORCID

Aplicació de gestió de la recerca (PANDORA)

S'ha desenvolupat un nou mòdul a l'aplicació per facilitar al Servei de Recerca la gestió i difusió de les convocatòries d'ajuts.

Portal de Producció Científica

Es va millorar l'aplicació d'entrada de dades al Portal de Producció Científica per tal de millorar-ne la usabilitat i el rendiment. Per exemple s'han millorat els processos d'entrada d'articles de revistes, llibres, congressos, etc.

S'ha implementat un mòdul per facilitar l'extracció de la memòria de recerca des del PPC i s'han desenvolupat serveis web que permetin a les webs de grups de recerca anar a buscar la informació de la producció científica directament del PPC estalviant haver-la d'entrar de nou.

El procés de millora continua en marxa, de manera que de cara al proper curs s'incorporaran noves funcionalitats que facilitaran la consulta, la càrrega de nova informació i la modificació de l'existent. Tot plegat anirà acompanyat d'un nou disseny.


Gestió i Serveis

Nou portal web

S'ha posat en funcionament una plataforma per la creació i gestió d'espais de col·laboració per a grups, comissions, comitès, etc. Aquests espais permeten gestionar la documentació del grup i obrir wikis, debats, blogs, pàgines web, calendaris, etc.  per tal de facilitar la col·laboració entre els seus usuaris.

També s'ha posat en funcionament una eina per tal de generar i gestionar fòrums de debat.

Ambdues eines permeten la col·laboració i participació tant d'usuaris de la UPF com d'usuaris externs.

Plataforma de gestió de congressos, seminaris i altres esdeveniments (EVENTUM UPF)

Es va millorar les eines de control i de gestió dels pagaments  i es va implementar una nova versió de l'aplicació per a mòbils que permet fer el seguiment de les congressos i actes als que s'ha inscrit l'usuari així com rebre informació de l'agenda de nous esdeveniments que s'estiguin organitzant.

Nova aplicació de gestió d'expedients de contractació administrativa

Es va implementar una nova aplicació per facilitar la gestió de tot el procés dels expedients de contractació administrativa, des de la fase de sol·licitud fins a la d'execució i seguiment. L'aplicació està essent utilitzada pel personal del Servei de Gestió Patrimonial i Contractació i properament s'estendrà a altres serveis usuaris d'aquest tipus de processos.

Administració electrònica 

Dins del projecte d'implementació de l'administració electrònica a la universitat, aquest curs s'han posat en funcionament nous processos  i s'han  millorat alguns dels actuals amb la incorporació de noves. En concret:

Nous processos:

  • Presentació de candidatures al claustre de la Universitat. Es va activar la possibilitat de fer la presentació de candidatures al claustre per via telemàtica mitjançant l'ús del certificat digital.
  • Autosol·licitud de títols amb certificat digital i pagament per TPV. Els estudiants poden fer la sol·licitud i el pagament del títol per via telemàtica i reben un rebut conforme ja han fet i pagat aquest tràmit i estan en disposició d'obtenir aquest títol. Aquest tràmit ha permès estalviar desplaçaments als estudiants per tal de realitzar aquestes gestions.
  • S'ha desenvolupat un procés per automatitzar l'alta i transmissió de les actes de qualificacions en format físic al gestor documental de l'arxiu administratiu que facilita la tasca de les secretaries i millora l'eficiència del procés.

Processos millorats

  • Signatura d'actes d'assignatures: S'ha estès el procés de signatura d'actes en format digital a tots els centres i departaments. Les actes s'arxiven automàticament al gestor documental amb totes les garanties de custodia i preservació que marca la legislació.
  • Signatura de renovacions de contractes del PDI: S'ha estat millorant aquest procés i s'ha desenvolupat una nova fase que permet incorporar més casos de renovacions al procés de signatura electrònica.
  • S'han implementat els processos d'elecció de  representants dels estudiants al claustre per votació electrònica.

Projectes consorciats

Al mateix temps, s'ha participat en tots els processos consorciats del projecte d'administració electrònica de les universitats catalanes, de manera que:

·         S'ha posat en marxa l'eArxiu i s'han adpatat les aplicacions de la UPF per tal de comunicar-s'hi i transferir-hi la informació.

·         S'ha participat en el projecte CSUC de creació d'evidències electròniques.

·         S'ha participat en el projecte CSUC sobre la identitat digital al mòbil

·         S'ha participat en el projecte CSUC per consorciar el Gestor Documental per a totes les universitats.

Aplicació de gestió dels objectes trobats

S'ha desenvolupat una aplicació per ajudar a la gestió dels objectes trobats en els edificis dels diferents campus de la universitat i facilitar als usuaris la cerca i la sol·licitud de recuperació d'objectes que hagin perdut dins dels edificis de la UPF.

Aplicació de gestió econòmica i pressupostària (ABAC)

S'ha desenvolupat el portal de tercers, per facilitar la interrelació entre la universitat i les empreses (proveïdors, etc.). Actualment està en fase de proves per part del Servei de Pressupostos i Finances.

Nova eina de SSO

S'ha posat en funcionament una nova eina de Single Sign On per facilitar l'accés a totes les aplicacions a què té dret l'usuari entrant el codi i la contrasenya una única vegada.  La nova aplicació treballa amb la majoria de protocols estàndards del mercat i és independent del Campus Global i permet oferir accés a determinats serveis sense haver de tenir Campus Global. De mica en mica, s'anirà integrant totes les aplicacions de la Universitat, però en aquests moments ja inclou el correu-e dels estudiants, el Campus Global i el nou portal Liferay.

Modificacions a altres aplicacions existents

Es va implementar una nova versió de l'aplicació del Centre d'Atenció d'Usuaris (CAU) que en millora el rendiment i les funcionalitats i s'han posat en funcionament nous centres d'atenció per a diferents serveis de la Universitat: Pressupostos i Finances, Direccions de Campus, SGA i Secretaries, Serveis Web  i Relacions Internacionals.