Resolució de 7 de juny de 2006, per la qual es modifica la Instrucció
01/2004, de l'Arxiu de la Universitat, per la qual s'estableix el procediment
per a l'eliminació d'exàmens i documents base de la qualificació.
La normativa de revisió d'exàmens finals de la UPF, aprovada per acord de Consell de Govern el 6 d'octubre del 2004, estableix que els professors estaran obligats a guardar els exàmens, o documents base de la qualificació, al llarg d'un període mínim d'un any, des de la data de tancament de les actes de qualificacions.
En base a aquesta premissa es va dictar la instrucció 01/2004, de l'Arxiu de la Universitat, per la qual s'estableix el procediment sobre l'eliminació d'exàmens i documents base de la qualificació. Aquesta instrucció es va desplegar, també, en funció dels criteris aprovats a la taula d'avaluació documental núm. 302 (DOGC núm. 3010, de 8 de novembre de 1999), de la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria Documental de al Generalitat de Catalunya.
Per acord del Consell de Govern de 10 de maig del 2006, s'han aprovat les Normes acadèmiques dels Màsters Oficials, en les quals es regula el règim dels exàmens finals d'aquest tipus d'estudi. D'altra banda, per acord del Consell de Govern de 29 de març del 2006, s'ha aprovat la Normativa per la qual s'estableixen els òrgans responsables dels Programes Oficials de Postgrau. Ambdós acords comporten la necessitat de modificar l'esmentada instrucció 01/2004, de l'Arxiu de la Universitat, que queda com segueix:
1. Pel que fa al professor:
1.1 Per tal d'assegurar la possibilitat de revisar les qualificacions, els
professors hauran de conservar els exàmens o documents base de la qualificació
(treballs i altra documentació que serveixen per a la qualificació),
durant un any des de la signatura de les actes, moment a partir del qual es
trametran a la secretaria de l'òrgan acadèmic corresponent,
a fi que es procedeixi a complimentar els requisits per a la seva destrucció
física, d'acord amb aquesta instrucció establerta a l'efecte.
1.2 El professor haurà de conservar els exàmens, tant els enregistraments
d'exàmens orals com els escrits, en capses o sobres tancats al seu
despatx durant el període esmentat. En cap cas es procedirà
a eliminar un examen o document base de la qualificació que estigui
sotmès a un procés de revisió en via administrativa o
judicial, fins que hi hagi resolució ferma.
1.3 En el cas dels exàmens o treballs dels estudis de grau, caldrà
trametre'ls a la secretaria del centre o estudi que imparteixi el pla d'estudis
al qual correspon l'assignatura; i a la secretaria del departament els exàmens
o treballs dels programes oficials de postgrau dels que siguin responsables.
1.4 El lliurament de les esmentades capses o sobres anirà acompanyat
d'una indicació escrita en la qual es farà constar: nom del
professor, nom de l'assignatura i data o mes de l'examen. En el cas dels enregistraments
sonors dels exàmens orals s'adherirà una etiqueta amb les mateixes
dades identificatives anteriors.
1.5 Els exàmens d'una assignatura mai no s'han de barrejar amb els
exàmens d'altres o amb altres documents sobrers per destruir. La seva
identificació és essencial per tal de procedir de forma apropiada
a la seva localització o destrucció.
1.6 Els models d'examen s'hauran d'arxivar a l'expedient de l'assignatura
a la secretaria i la seva conservació serà permanent.
1.7 Els enregistraments d'exàmens orals s'hauran d'arxivar en contenidors
apropiats o capses d'arxiu definitiu al despatx del professor, fins que transcorregut
l'any preceptiu es dipositi a la secretaria corresponent per enviar a l'Arxiu.
1.8 Quan un professor deixi d'estar vinculat a la UPF, o prevegi una absència
de llarga durada o situació similar que dificulti la ràpida
localització d'un examen, haurà de lliurar els seus exàmens
a la secretaria corresponent.
1.9 En el cas dels treballs d'una assignatura, transcorregut l'any preceptiu,
l'estudiant podrà recuperar el seu treball. En cas contrari, es procedirà
a la seva destrucció, tal i com s'ha indicat anteriorment. Igualment,
es recomana que el professor aconselli als estudiants de conservar una còpia
dels seus treballs en el decurs d'aquest període. Tanmateix, l'autoritat
acadèmica podrà proposar la conservació dels treballs
en consideració de la seva vàlua, com ara els treballs final
de carrera, sempre que compti amb l'autorització de l'estudiant.
2. Pel que fa a la secretaria:
2.1 La secretaria ha de preveure l'arxiu i conservació dels documents
als que fan referència els anteriors apartats 1.6 i 1.8
2.2 La secretaria omplirà una sol·licitud d'eliminació
de documents, d'acord amb el model facilitat per l'Arxiu, en la qual es fa
constar l'autorització signada del professor o de l'autoritat acadèmica
corresponent en el seu defecte.
2.3 La secretaria efectuarà la tramesa dels exàmens i treballs
d'estudiants a l'Arxiu de la Universitat, sigui quin sigui el seu suport o
format, juntament amb la sol·licitud esmentada dins un sobre de correu
intern, per fer efectiva la seva eliminació immediata.
2.4 La secretaria adherirà a la capsa o al sobre un rètol especial
que indica "documents per destruir", d'acord amb el model facilitat
per l'Arxiu.
2.5 La secretaria podrà trametre els exàmens i la documentació
esmentada a l'Arxiu de la Universitat sense un calendari previ i al llarg
de tot l'any, sempre que l'Arxiu no indiqui el contrari.
3. Pel que fa a l'Arxiu:
3.1 Els exàmens i documents base de les qualificacions es dipositaran
en contenidors brindats que es lliuraran a una empresa per a la seva destrucció
certificada i confidencial.
3.2 Finalment, es donarà compliment a les formalitats establertes per
la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació i Tria de la
Documentació de la Generalitat de Catalunya en relació al registre
de destrucció de documentació i les notificacions corresponents.
Tomàs de Montagut i Estragués
Secretari general
7 de juny del 2006