1.
Identificació del document
Les dades d'identificació del document s'han de fer constar
en el marge superior dret. Són
les següents:
- Ref. («referència»): codi
de classificació del document per a l'òrgan emissor.
- Assumpte: descripció breu
de l'assumpte a què es refereix l'ofici.
2.
Destinatari
Les dades del destinatari es
posen en el marge superior esquerre o bé al final del full. En aquest
darrer cas cal escriure-
les en majúscules.
- Ofici intern: només cal fer-hi constar el càrrec de l'òrgan
administratiu —que no ha d'anar precedit del tractament protocol·lari
que pugui tenir—,
no la persona que l'ocupa, o bé l'organisme.
- Ofici extern: com que s'adreça
a un particular, cal fer-hi constar el nom i cognoms i l'adreça.
3.
Salutació
- Ofici intern: no en porta.
- Ofici extern: Senyor, o bé Senyora,
4.
Cos
Si la comunicació és breu, el cos pot constar d'un sol paràgraf.
Però si és llarga i complexa, cal
fer servir més d'un paràgraf i ordenar la informació de
manera lògica:
- Introducció: presentació del
motiu de l'ofici.
- Desenvolupament: explicació dels fets,
arguments, etc.
- Conclusió: petició, síntesi
dels fets, etc.
5.
Comiat
- Ofici intern: no en porta.
- Ofici extern: un comiat formal, com ara Atentament,
6.
Signatura
Hi han de constar els elements següents i en l'ordre següent:
- Càrrec (introduït per mitjà de l'article determinat corresponent)
- Signatura
- Nom i cognoms
7.
Datació
Cal fer-hi constar:
- Lloc
- Data: el dia (en xifres), el mes (en lletres) i l'any (en xifres i de manera
completa).
8.
Informacions ocasionals
Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s'introdueixen al final del document
anotacions especials
(referències a documents, informacions complementàries, etc.).
Les inicials de la persona que redacta la carta (en majúscules)
i les de qui la transcriu (en minúscules), separades per una barra inclinada;
per exemple, CD/mc. Aquesta informació
cal posar-la al final del document.
| |
OFICI
EXTERN
|
|
| |
 |
|
| |
|
|