1.
Identificació del document

4.
Cos

6.
Signatura

7.
Datació

2.
Destinatari

1. Identificació del document
Les dades d'identificació del document s'han de fer constar
en el marge superior dret. Són
les següents:
- Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l'òrgan emissor.
- Assumpte: descripció breu
de l'assumpte a què es refereix l'ofici.

4. Cos
Si la comunicació és breu, el cos pot constar d'un sol paràgraf. Però si és llarga i complexa, cal
fer servir més d'un paràgraf i ordenar la informació de manera lògica:
- Introducció: presentació del motiu de l'ofici.
- Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
- Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.

6. Signatura
Hi han de constar els elements següents i en l'ordre següent:
- Càrrec (introduït per mitjà de l'article determinat corresponent)
- Signatura
- Nom i cognoms

7. Datació
Cal fer-hi constar:
- Lloc
- Data: el dia (en xifres), el mes (en lletres) i l'any (en xifres i de manera completa).

2. Destinatari
Les dades del destinatari es
posen en el marge superior esquerre o bé al final del full. En aquest darrer cas cal escriure-
les en majúscules.
- Ofici intern: només cal fer-hi constar el càrrec de l'òrgan administratiu —que no ha d'anar precedit del tractament protocol·lari que pugui tenir—,
no la persona que l'ocupa, o bé l'organisme.
- Ofici extern: com que s'adreça
a un particular, cal fer-hi constar el nom i cognoms i l'adreça.