1.
Identificació del document

2.
Salutació

3.
Cos

4.
Comiat

5.
Signatura

6.
Datació

7.
Informacions ocasionals

1. Identificació del document
Les dades d'identificació del document s'han de fer constar
en el marge superior dret. Són
les següents:
- Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l'òrgan emissor.

2. Salutació
La circular ha de dur una fórmula de salutació adequada al to de
la relació que s'expressi en el cos de la carta i ha d'especificar les dues variants morfològiques del gènere, masculina i femenina, ja que el text s'adreça a destina-taris diversos, homes i dones.
Les fórmules més habituals són, per ordre decreixent de forma-litat, les següents:

Distingit/ida senyor/a,
Senyor/a,
Benvolgut/uda senyor/a,
Benvolgut/uda company/a,
Benvolgut/uda amic/iga,

3. Cos
La informació ha d'estar ordena-da de manera lògica:
- Introducció: presentació del motiu de la circular.
- Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
- Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.

4. Comiat
La fórmula de comiat s'ha de correspondre amb la fórmula de salutació i amb el to general del text. Les fórmules de comiat
més habituals són, per ordre decreixent de formalitat, les següents:

Aprofitem l'ocasió/ l'avinentesa per saludar-vos atentament.
Rebeu la nostra salutació i respecte.
Ben atentament,
Atentament,
Cordialment,
Una salutació cordial,
Ben cordialment,

5. Signatura
Hi han de constar els elements següents i en l'ordre següent:
- Signatura
- Nom i cognoms
- Càrrec o unitat

6. Datació
Cal fer-hi constar:
- Lloc
- Data: el dia (en xifres), el mes (en lletres) i l'any (en xifres i de manera completa).

7. Informacions ocasionals
- Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s'introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).
- Les inicials de la persona que redacta la carta (en majúscules)
i les de qui la transcriu (en minúscules), separades per una barra inclinada; per exemple, CD/mc. Aquesta informació cal posar-la al final del document.
- Assumpte: descripció breu de l'assumpte a què es refereix la circular; aquesta informació cal posar-la a la part superior del document, a continuació de l'apartat 1.