1.
Identificació del document

2.
Destinatari

3.
Salutació

4.
Cos

5.
Comiat

6.
Signatura

7.
Datació

8.
Informacions ocasionals

8.
Informacions ocasionals

1. Identificació del document
Les dades d'identificació del document s'han de fer constar
en el marge superior dret. Són
les següents:
- Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l'òrgan emissor.

2. Destinatari
Les dades del destinatari es
posen en el marge superior esquerre, de manera completa o reduïda.
Informació completa:
- Nom i cognoms
- Càrrec
- Via pública, número, pis i porta
- Codi postal i localitat
- Comarca, si cal
Informació reduïda:
- Nom i cognoms o bé càrrec
- Localitat

3. Salutació
La fórmula de salutació ha de
ser l'adequada al to de la
relació que s'expressi en el cos
de la carta. Les fórmules més habituals són, per ordre decreixent de formalitat, les següents:

Distingit senyor, o bé Distingida senyora,
Senyor, o bé Senyora,
Benvolgut senyor, o bé Benvolguda senyora,
Benvolgut company, o bé Benvolguda companya,
Benvolgut amic, o bé Benvolguda amiga,

Normalment, el destinatari d'una carta és conegut; en el cas,
però, que no ho sigui i que no se sàpiga si és home o dona, es poden utilitzar les fórmules de salutació pròpies de la circular.

4. Cos
La informació ha d'estar ordena-da de manera lògica:
- Introducció: presentació del motiu de la carta.
- Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
- Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.

5. Comiat
Cal que hi hagi una correlació entre la fórmula de comiat i la
de salutació, que a la vegada
han de ser adequades al to general del text. Les fórmules de comiat més habituals són, per ordre decreixent de formalitat,
les següents:

Aprofitem l'ocasió/ l'avinentesa per saludar-lo atentament.
Rebeu la nostra salutació i respecte.
Ben atentament,
Atentament,
Cordialment,
Una salutació cordial,
Ben cordialment,

6. Signatura
Hi han de constar els elements següents i en l'ordre següent:
- Signatura
- Nom i cognoms
- Càrrec o unitat

7. Datació
Cal fer-hi constar:
- Lloc
- Data: el dia (en xifres), el mes (en lletres) i l'any (en xifres i de manera completa).

8. Informacions ocasionals
- Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s'introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).
- Les inicials de la persona que redacta la carta (en majúscules)
i les de qui la transcriu (en minúscules), separades per una barra inclinada; per exemple, CD/mc. Aquesta informació cal posar-la al final del document.
- Assumpte: una descripció breu de l'assumpte a què es refereix
la carta; aquesta informació cal posar-la a la part superior del document, a continuació de l'apartat 1.

8. Informacions ocasionals
- Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s'introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).
- Les inicials de la persona que redacta la carta (en majúscules)
i les de qui la transcriu (en minúscules), separades per una barra inclinada; per exemple, CD/mc. Aquesta informació cal posar-la al final del document.
- Assumpte: una descripció breu de l'assumpte a què es refereix
la carta; aquesta informació cal posar-la a la part superior del document, a continuació de l'apartat 1.