Acta de reunió
Avís
Carta
Certificat
Circular
Citació
Convocatòria de reunió
Diligència
Fax
Informe
Invitació
Nota interior
Notificació
Ofici
Petició
Resolució
Saluda
Sol·licitud o instància

Models de documents administratius

OFICI

Comunicació escrita de caracter oficial integrada en la tramitació d'un procediment administratiu i que tracta d'un sol tema. Segons el destinatari els oficis poden ser de dos tipus:

- Ofici intern: adreçat a un altre òrgan administratiu o a un funcionari o funcionària.

- Ofici extern: adreçat a una persona física o jurídica que no pertanyi a l'Administració (empresa,etc.).
Un tipus especial d'ofici és la notificació, que és regulada per una normativa específica.

Format: DIN A4 (210 x 297mm) o bé DIN A5 (210 x 148mm).

Veure document i apartats

CRITERIS GENERALS DE REDACCIÓ
L'ofici segueix una estructura generalment constant i s'ajusta als trets de funcionalitat i de formalitat que caracteritzen les comunicacions oficials. Els aspectes més destacables pel que fa a la seva redacció són els següents:

• Document monotemàtic: tracta d'un sol tema.
  
  
• To clarament impersonal i formal, a causa del seu valor de comunicació oficial feta per un càrrec, sobretot en els de caràcter intern.
  
  
• Estructuració lògica del contingut de l'ofici, per mitjà de paràgrafs breus i separats: introducció de l'assumpte, exposició de fets, arguments o consideracions i conclusió a partir d'una síntesi, una petició, etc.
  
  
• Claredat, precisió i concisió en l'expressió de les idees. La redacció és especialment concisa en els de caràcter intern.
  
  
• El tractament personal:
  - Emissor:
  Primera persona del singular (jo): comunico, demano, etc.
  Primera persona del plural (nosaltres): comuniquem, demanem, etc. Té un cert valor de modèstia i representa la globalitat de la institució o de la unitat des d'on s'escriu.
  
  - Destinatari:
  Segona persona del plural (vós): rebreu, vau comunicar, etc.
  Tercera persona del singular (vostè): rebrà, va comunicar, etc.

FRASEOLOGIA ÚTIL
Fórmules d'introducció:

- D'acord amb el que disposa l'article... del Reial Decret ..., li comunico que...
- En relació amb..., us comunico que...
- Per tal de/que..., us demano que...
- Li trameto, annex/a, l'informe/la documentació...
- Em plau comunicar-vos/fer-vos arribar/adjuntar-vos...
- D'acord amb..., li faig arribar...

Fórmules de conclusió:

- Per això, li demanem/sol·licitem...
- Si desitgeu més informació...
- Quedem a la seva disposició per a tot el que necessiti.
- La qual cosa us comunico perquè...