Documents administratius de la UPF

Introducció
Qüestions generals
Models de documents administratius
Apèndix 1: Els tractaments protocolaris als Països Catalans
Apèndix 2: Municipis i comarques del Països Catalans

Cerca

 






Qüestions generals

ASPECTES DE REDACCIÓ
Tractament personal
Gènere del destinatari
Indicacions de lloc: via pública, localitat, comarca
Signatura
Datació

ASPECTES DE PRESENTACIÓ DELS DOCUMENTS
Mida del full
Alineació
Paràgrafs
Marges
Paginació

Tractament personal

Els tractaments personals de vós i de vostè corresponen, tots dos, a un grau de formalitat mitjà i elevat (relació de cortesia):

- El tractament de vós és més tradicional en el llenguatge administratiu català i pot ser útil per als casos en què no es conegui la persona a qui s'adreça el document, ja que ens permet evitar problemes de concordança gramatical pel que fa al gènere (vostè: «el/la saludo...»; vós: «us saludo...»).

- El tractament de vostè és més usual actualment en les relacions fora de l'Administració.
  Tant si es fa servir l'un com l'altre, cal ser coherents en el manteniment del tractament i les concordances dels verbs i dels pronoms al llarg de tot el text:

- El tractament de vós es correspon amb la segona persona del plural: «rebeu», «us comunico», «he d'informar-vos...»

- El tractament de vostè es correspon amb la tercera persona del singular: «rebi», «li comunico», «he d'informar-lo/la...»

Hi ha, finalment, el tractament de tu, el més cordial i informal de tots tres, que no és, per tant, gaire propi del llenguatge administratiu. Només s'hi pot recórrer en escrits de caràcter no oficial o entre amics.

Tornar a dalt


Gènere del destinatari

Aquest punt fa referència a l'adequació de la llengua al gènere del destinatari en documents que van adreçats a persones de diferent sexe (per exemple, les circulars) o bé quan no es coneix el destinatari (quan no se sap si és home o dona). Tenint en compte dues de les característiques que ha de tenir el llenguatge administratiu català —la democratització i la precisió—, a continuació hi ha algunes indicacions que ajudaran a evitar la discriminació per raó de sexe en els documents administratius:

- Utilitzar la forma femenina dels càrrecs o professions si els exerceixen dones. Per exemple:

«La cap de...»
«Maria Bertran, directora general»
«la tècnica d'arxius»
«Anna Martí, funcionària de...»

- En els documents adreçats a persones de diferent sexe o bé desconegudes (per exemple, els impresos), utilitzar, sempre que sigui possible, formes vàlides per als dos sexes, com ara les següents:

la persona interessada en lloc de l'interessat
les persones seleccionades
en lloc de els/les seleccionats/ades
el professorat i l'alumnat
(paraules de significat col·lectiu) en lloc de els professors i els alumnes
tothom, qualsevol, cadascú, ningú, cap
en lloc de tots i totes, els i les..., etc.
Senyor/a
en lloc de Senyor
l'alumne/a
en lloc de l'alumne

- Recórrer al masculí plural com a forma més genèrica que el masculí singular. Per exemple:

els encarregats de cada secció en lloc de l'encarregat de cada secció

- Utilitzar el tractament de vós pot facilitar la redacció de determinats documents i evitar el tracte discriminatori o les solucions poc còmodes. Per exemple:

«Lamentem informar-vos...» en lloc de «Lamentem informar-lo/la...»

Tornar a dalt


Indicacions de lloc: via pública, localitat, comarca
A l'hora d'escriure indicacions de lloc en un text, cal tenir en compte que de vegades els criteris són diferents segons que es tracti d'escriure-les enmig d'un text (dins d'una frase) o bé en una adreça (dins l'apartat de les dades del destinatari o en un sobre).

Per començar, en una adreça completa la disposició dels elements que la componen ha de ser la següent (per a cada document, vegeu el model corresponent):

- Nom i cognoms
- Càrrec
- Via pública, número, pis i porta
- Codi postal i localitat
- Comarca, si cal

A continuació s'exposen alguns criteris per escriure els elements que formen part de les indicacions de lloc (via pública, localitat i comarca) enmig del text o en una adreça.

Via pública
Enmig del text:
- Cal escriure els noms dels tipus de via pública sencers, sense abreujar.
Per exemple:

«... que viu a la plaça de les Glòries, 13...»

- En general, la lletra inicial d'aquests termes s'escriu amb minúscula, excepte quan la designació genèrica és usada com a nom absolut de lloc. Així, cal escriure la rambla de Catalunya, però la Rambla.

- Cal respectar la denominació oficial i escriure la preposició de que va entre el nom del tipus de via pública i el nom propi d'aquesta. Per exemple:

- Cal assenyalar, finalment, que s'ha d'escriure una coma entre el nom de la via pública i el número, i entre el número i el pis. Entre el pis i la porta cal deixar un espai. Per exemple:

En les adreces:
- Per raó d'economia, és més recomanable escriure el nom del tipus de via pública abreujat:

av. per avinguda
bda. per baixada
c/. o c. per carrer
cró. per carreró
ctra. per carretera
esc. per escales
pda. per pujada
pl. per plaça
pg. per passeig
ptge. per passatge
rbla. per rambla
rda. per ronda
pdís. per passadís
trv. per travessia
viad. per viaducte

- Com que en les adreces l'abreviatura es troba a inici de ratlla, cal escriure-la amb majúscula inicial. Per exemple:

- En el cas de carrer, que és el terme més genèric, es pot ometre aquesta referència —sempre que no hi hagi cap possibilitat d'ambigüitat o confusió— i escriure, per exemple:Balmes, 132.

- La preposició de que va davant del nom propi de la via pública s'acostuma a suprimir en les adreces per raó d'economia. Per exemple:

Localitat
Enmig del text:
- L'article determinat d'aquelles localitats catalanes que en duen (el Vendrell, el Masnou, el Pont de Suert...) s'ha d'escriure amb minúscula inicial —sempre, és clar, que no aparegui en posició inicial de text o després d'un punt—. Per exemple:

«...visitarà el Vendrell...»
«L'Hospitalet de Llobregat és...»

- De la mateixa manera, l'article personal de respecte, en aquells municipis que en duen, s'escriu amb minúscula inicial:

«...els Omells de na Gaia...»
«...la Vall d'en Bas...»
«...Castellar de n'Hug...»

- Cal tenir en compte, igualment, que quan l'article determinat va precedit de les preposicions a, de o per forma les contraccions corresponents. Per exemple:

«... viu al Vendrell...»
«...ve del Masnou...»
«...passa pel Pont de Suert...»

En les adreces:
- El nom de la localitat ha d'anar precedit en tots els casos del codi postal corresponent.

- L'article determinat d'aquelles localitats catalanes que en duen (el Vendrell, el Masnou, el Pont de Suert...) s'ha d'escriure amb majúscula inicial. Per exemple:

43700 El Vendrell
08904 L'Hospitalet de Llobregat

Comarca
La divisió territorial pròpia i tradicional dels territoris de parla catalana és la divisió per comarques. Per tant, cal utilitzar la comarca com a punt de referència de les localitats situades en un territori de llengua catalana i limitar l'ús de les províncies a la resta de l'estat espanyol.

Enmig del text:
- Cal escriure l'article davant els noms que designen les comarques, llevat d'Osona. Tanmateix, en el cas de l'Anoia, el Garraf i la Terra Alta, l'ús de l'article és recomanable, però no obligatori. Per exemple:

«...nascut al Baix Ebre», però «...nascut a Osona»

En les adreces:
- Després del codi postal i de la localitat és molt recomanable indicar la comarca, especialment quan es tracti de poblacions petites o no gaire conegudes, i no tant quan es tracti de grans ciutats, sempre, és clar, en el marc dels territoris de parla catalana (vegeu l'apèndix 2 per a la llista de municipis i comarques dels Països Catalans).
Per exemple:

25006 Lleida
17256 Pals (Baix Empordà)

- Cal tenir en compte, d'acord amb l'exemple anterior, que les comarques s'han d'escriure sense article quan formen part d'una adreça.

Tornar a dalt


Signatura
Els elements que formen part de la signatura com a apartat i l'ordre en què han d'aparèixer depenen dels criteris següents:

- En les comunicacions oficials fetes per càrrecs (ofici, citació, informe...), la signatura consta dels elements següents i en l'ordre que s'especifica:

Càrrec (introduït per l'article determinat corresponent)
Signatura
Nom i cognoms
Exemple:

La cap de l'Arxiu General
(signatura)
Maria Camps i Borrell

- En les comunicacions personals (carta, nota interior, etc.), la signatura consta dels elements següents i en l'ordre que s'especifica:

Signatura
Nom i cognoms
Càrrec (sense l'article determinat)
Exemple:

(signatura)
Maria Camps i Borrell
Cap de l'Arxiu General

Tant en un cas com en l'altre, si algun dels elements ja s'ha esmentat en apartats anteriors, no cal repetir-lo en l'apartat de la signatura. Això passa en els documents següents:

- Acta de reunió: càrrec (introduït amb l'article determinat corresponent) i signatura.
- Certificat, fax, petició i sol·licitud: només es posa la signatura pròpiament dita.

El càrrec s'escriu amb majúscula inicial si es troba a començament de línia. Si no, s'escriu tot en minúscules perquè és un nom comú. Per exemple:

La cap de l'Arxiu General
Cap de l'Arxiu General

Tornar a dalt


Datació
La datació s'escriu sempre separada del text i segueix l'ordre següent:

....................., ...... de/d' ........... del ........
(població)          (dia)          (mes)       (any)

  Els aspectes que cal tenir en compte a l'hora d'escriure la datació són els següents:

- La població se separa de la data amb una coma.
- El dia i l'any s'escriuen amb xifres, i el mes amb lletres.
- El mes s'escriu amb minúscula inicial.
- No s'escriu la preposició a davant de la població ni el dia davant el número del dia.
- Del 2000 en endavant, els anys han d'anar precedits de la preposició i l'article contractes del.
- No es posa cap punt al final de la datació.

Exemple: Barcelona, 23 d'octubre del 2004

Tornar a dalt


Mida del full: DIN A4 (la majoria), DIN A5 (alguns documents breus: avís, ofici), targeta gran (invitació, saluda).
Alineació de tots els apartats dels documents a l'esquerra.
Paràgrafs: no s'inicien amb una entrada sinó amb la separació per un doble espai.
Marges esquerre i dret: 3 centímetres.
Paginació: recomanada en els documents de més de dos fulls per raó de claredat; cal utilitzar xifres aràbigues, escrites soles (1, 2, etc.), a la part inferior del full, alineades al marge de la dreta o bé centrades; la paginació comença al primer full i acaba a l'últim, incloent-hi qualsevol apèndix o annex.

Tornar a dalt

 

 

Darrera actualització: 19-04-2004