Documents administratius de la UPF

Introducció
Qüestions generals
Models de documents administratius
Apèndix 1: Els tractaments protocolaris als Països Catalans
Apèndix 2: Municipis i comarques del Països Catalans

Cerca

 






Introducció

Una de les principals preocupacions de qualsevol administració pública, aquí i arreu del món, ha de ser modernitzar-se per poder oferir un servei eficaç. La redacció i el disseny de documents constitueixen un aspecte molt important d'aquesta modernització: els documents administratius tenen la funció de formalitzar les actuacions i la comunicació en el si de la mateixa administració, amb altres administracions o amb les persones administrades. Això fa que l'establiment de criteris de disseny i redacció de la documentació que genera qualsevol administració esdevingui un suport essencial per a la seva renovació i el seu bon funcionament.

L'elaboració d'aquest llibre sobre documents administratius respon bàsicament a una doble necessitat de la Universitat Pompeu Fabra. D'una banda, cal proporcionar uns criteris clars i unívocs a les persones que treballen a la Universitat pel que fa a l'elaboració dels documents administratius més usuals. Per tant, l'objectiu principal és que aquest recull sigui una eina de treball que serveixi per realitzar la feina diària amb més facilitat i eficiència.

D'altra banda, la Universitat Pompeu Fabra, com a administració pública, ha d'assegurar la qualitat i la coherència de tota la documentació que genera. En aquest sentit, doncs, aquest recull pretén unificar la presentació i la redacció dels documents que s'han d'identificar amb la Universitat. Això vol dir que en molts casos ha calgut triar entre dues o més opcions per poder presentar un model únic. Probablement, en alguns casos aquesta proposta d'opció única demanarà a les persones que usin el recull una certa renúncia a opcions amb les quals potser es podien identificar més, o bé una certa limitació de la seva espontaneïtat. Aquesta unificació de criteris respon a la voluntat de simplificar tota la documentació i d'assegurar-ne la coherència.

Per tal d'aconseguir aquests objectius, en l'elaboració del recull s'han tingut en compte dos aspectes fonamentals: les necessitats dels usuaris, persones que treballen a la Universitat Pompeu Fabra fent feina de gestió i administració, pel que fa a la redacció de la documentació administrativa; i les característiques generals del llenguatge administratiu català.

El primer aspecte —les necessitats dels usuaris— queda reflectit en la tria dels documents que formen part del recull i en la presentació i l'ordenació alfabètica d'aquests. S'hi han inclòs els documents administratius bàsics i d'ús generalitzat la qualitat dels quals és responsabilitat de la Universitat. Per això, no formen part del recull els documents comptables o més comercials (rebut, resguard, comanda, factura, etc.), els documents jurídics (contracte, conveni, dictamen, etc.), els documents administratius adreçats a la Universitat pels administrats (recurs, renúncia, currículum, etc.) ni els documents de tipus acadèmic (títol, full d'examen, papereta, etc.) que genera la Universitat.

Pel que fa al segon aspecte —es característiques generals del llenguatge administratiu català—, els plantejaments bàsics es poden resumir en els principis següents:

a) Equilibri entre tradició i modernitat. Això comporta, d'una banda, tenir sempre present la tradició que la llengua catalana té en l'àmbit administratiu i jurídic; per exemple, el fet que en els segles XIV i XV el llenguatge dels textos administratius de la Cancelleria Reial catalana esdevé model de prosa i exerceix, per tant, una funció unificadora.

Aquesta tradició ha proporcionat solucions diverses al llenguatge administratiu actual, com ara el tractament de vós, connectors i locucions (atès, a dia cert...), etc. D'altra banda, cal tenir en compte també les normes i els usos internacionals del llenguatge administratiu actual (normes ISO, Plain English Movement, etc.).

b) Objectivitat i democratització. Aquests principis responen a la voluntat d'acostar al màxim el llenguatge de l'Administració al de la persona administrada, i es tradueixen en unes característiques d'estil concretes. D'acord amb aquests principis, el llenguatge administratiu ha de ser respectuós i correcte, però no humiliant ni afalagador. Per exemple, cal evitar formes com ara prego o suplico, que cal substituir per demano o sol·licito, o bé cal evitar construccions com ara Mercè que espero obtenir de la vostra generositat. També, seguint aquests principis, el llenguatge administratiu ha d'evitar la discriminació per raó de sexe. Per exemple, cal utilitzar la forma femenina dels càrrecs o professions si els exerceixen dones, cal evitar l'ús del masculí com a forma única en documents impresos (es poden emprar les formes Senyor/a en lloc de Senyor; la persona interessada en lloc de l'interessat...), etc.

c) Eficàcia comunicativa. Aquest principi respon a la voluntat de crear un estil que sigui entenedor, i això depèn principalment de la claredat, la concisió i la senzillesa en l'expressió de les idees, sense oblidar la precisió que exigeixen tots els llenguatges d'especialitat. Per exemple, cal evitar construir frases excessivament llargues, usar construccions recargolades o molt allunyades del llenguatge corrent, alterar l'ordre dels elements de la frase sense justificació, etc. En canvi, cal buscar sempre solucions més simples, utilitzar correctament els signes de puntuació (les frases poc o mal puntuades dificulten la comprensió, creen ambigüitats), etc.

d) Coherència pel que fa als aspectes de disseny dels documents (disposició en el full de les diferents parts de cada document...) i pel que fa als recursos lingüístics que s'hi utilitzen (la datació, l'ús de majúscules, l'ús d'abreviatures, etc.). El llenguatge administratiu, a causa de la seva funció, exigeix un nivell elevat de formalització per assegurar la unificació de criteris en la documentació que genera una administració.

Tots aquests principis i característiques identifiquen els textos en llengua catalana que es produeixen en l'àmbit de l'Administració i que tenen unes funcions administratives concretes (sol·licitud, informe, certificat, etc.).

El contingut d'aquest llibre està organitzat de la manera següent.
En primer lloc, hi ha un apartat de qüestions generals, que recull alguns aspectes de redacció i de presentació que afecten la totalitat o bé la majoria de documents.

A continuació hi ha l'apartat central del llibre, que conté les descripcions de tots els models de documents. Aquest apartat, titulat «Models de documents administratius», s'obre amb una introducció on s'exposa l'esquema general dels documents administratius. A continuació es proposen els diversos models de documents, ordenats per ordre alfabètic per tal de facilitar-ne la consulta. Cadascun d'aquests es descriu per mitjà de la informació següent:

- Definició del document
- Format (mida del full)
- Criteris generals de redacció
- Apartats en què s'estructura
- Model/s del document
- Fraseologia útil: paraules o expressions específiques del document

Els apèndixs que hi ha a continuació contenen informacions puntuals que poden ser útils de consultar en determinats casos: la llista dels càrrecs i dels tractaments protocol·laris més usuals (ús, manera com s'han d'escriure i formes abreujades) i la llista de comarques i de municipis dels diversos països de parla catalana (amb indicació de la comarca o del territori a què pertany cada municipi). Finalment, hi ha una bibliografia, per si es vol ampliar la informació sobre la redacció de documents administratius.

 

 

Tornar a dalt

Darrera actualització: 19-04-2004