Cal tenir en compte la diferència entre usar els serveis de correu electrònic proporcionats per la Universitat i els que ofereixen entitats privades externes. Les comunicacions privades cal fer-les a través de bústies de proveïdors d’Internet. Per a temes acadèmics, de recerca o de docència es recomana la utilització del correu que proporciona la Universitat.
No es poden enviar missatges de caràcter personal en cas que interfereixin amb el rendiment propi del servei o causen molèsties a la resta d’usuaris o als gestors del servei de correu electrònic.
Els missatges de caràcter personal estan subjectes a les condicions del servei.
Per a fer arribar missatges a grups de persones existeixen les llistes de distribució. D’altra banda està prohibit distribuir missatges de forma massiva tant a comptes de correu de la Universitat com a entitats externes.
Per tal de facilitar la comunicació a través del correu electrònic, cal procurar seguir l’estàndard a netiquette que nomena algunes regles senzilles aplicables a qualsevol eina d’internet:
Netiquette és un mot d'origen francès utilitzat internacionalment (també en anglès) per designar un conjunt de regles que han de complir els usuaris (de qualsevol de les famílies de serveis: correu electrònic, pàgines web, grups de notícies, llistes de discussions...) per facilitar la comprensió del que escriuen i la circulació de la informació per la Xarxa. El mot té el seu origen en la combinació de net (xarxa) i étiquette (etiqueta).
Exemples, entre els més coneguts (pel correu electrònic):
- No s'ha d'escriure una paraula o un text en majúscules. Qui ho fa ha de saber que vol dir que crida (el que escriu).
- No s'ha de reenviar mai a d'altres persones extractes del text d'un correu electrònic que s'hagi rebut a títol personal.
- Cal evitar l'enviament de fitxers adjunts (excepte si el destinatari els està esperant) a un correu electrònic.
- No s'han de posar les adreces de múltiples destinataris que tothom pugui llegir (error corrent quan s'envia un correu a una llista de destinataris).
No hi ha ningú que controli la xarxa, per tant no hi cap sistema establert de sancions per a qui no segueix la netiquette. En general, és la pròpia comunitat d'usuaris qui fa pressió per establir i mantenir unes regles. Algunes d'aquestes regles són esteses de manera gairebé universal, d'altres s'utilitzen només en comunitats o projectes determinats.
L'aplicació de l'estàndard Netiquette per a correu electrònic sencera és la següent:
- 1. Missatges llargs: És més difícil llegir en una pantalla que sobre el paper, per això els missatges han de ser concisos i no massa llargs.
- 2. Presentació: No escriure tot en majúscules. Això dona a entendre que cridem o estem enfadats. Usar sangria, indentat, paràgrafs i llistes per a fer més fàcilment llegible el text.
- 3. No ser groller: no confrontar a dues persones per correu, ni utilitzar llenguatge ofensiu.
- 4. Assumpte: L' assumpte (subject) ha d'indicar el tema del que es parlarà en el missatge. Això fa més fàcil catalogar, prioritzar, i llegir el correu. Sobre tot, és bo usar assumptes (subject) diferents als que utilitzen els spammers.
- 5. Llistes de distribució: Quan s'envia un mateix correu a moltes persones, és millor ocultar-les escrivint les seves adreces en el camp BCC i posant la nostra pròpia adreça en el camp TO.
- 6. Amb calma: Cal organitzar les idees i pensar bé que volem escriure. Pot ser útil fer un esborrany abans i també s'agraeix la correcció de l'ortografia.
- 7. Privacitat: El correu que enviem és públic i permanent. No diguem res per correu que no vulguem que d'altres se n'assabentin.
- 8. Cadenes: No facis cartes en cadena, fer-les té diverses implicacions. La despesa en ample de banda que es podria emprar de millor manera (i que té costos econòmics) i molt probablement algun spamer capturarà les adreces i aprofitarà per enviar molts missatges no desitjats. En canvi, és bo reenviar correus que són interessants, o acudits, o alguna cosa que vas llegir a internet, però no cartes en cadena.
- 9. Instantani: El correu arriba en la gran majoria dels casos instantàniament al destí, però no significa que hagin de respondre de immediatament. Una trucada telefònica és més efectiva si el que necessitem és immediatesa.
- 10. Reply: En respondre, es pot incloure parts del missatge original per a posar en context al destinatari, o també podries adjuntar el missatge original.
- 11. Arxius adjunts: Si adjuntes massa arxius o arxius molt grans, es tardarà bastant més en transmetre'ls per la xarxa. No es recomanable enviar arxius en format Word o qualsevol altre formats de tipus propietari (no estàndard).
- 12. Pretext: No assumeixis que al llegir el missatge s' entendrà la teva intenció. Els destinataris no saben en quin estat d'ànim et trobes, ni tu saps en quin estat d'ànim estarà en llegir-lo. No hi ha llenguatge visual per ajudar-te a entendre la intenció. Els acrònims no sempre són entesos (BRB - Be Right Back. ASAP - As Soon As Possible. NPI - No Poseo Información). Els smileys i emoticones tampoc són universals.
- 13. Salutació: El comiat és important i pot ressaltar o denigrar el que es diu en el missatge.
- 14. Signatura: És útil, sobre tot quan s'envien coses relacionades amb la feina o l'escola. Però fixa't en que la teva signatura no sigui de més de 10 línies.
