Montserrat Espinós y Míriam Sort
| 1. La evolución de la formación de usuarios en la Biblioteca de la UPF |
| 2. Pilares básicos del plan de formación de usuarios de la Biblioteca de la UPF |
| 3. Conclusiones |
La formación de usuarios es, en la Biblioteca de la Universitat Pompeu Fabra, una actividad fundamental. Y ello por diversas razones: si como está definido en los Estatuts de la Universitat Pompeu Fabra, la Biblioteca es un servicio de apoyo a la docencia y a la investigación, la Biblioteca no puede quedar desligada de las actividades académicas, sino que tiene que ser un complemento, una prolongación de la vida docente y investigadora de la universidad. La formación de usuarios es el instrumento que permite materializar esta vocación educativa. Pero no se trata de una mera declaración de principios; es así porque la sesiones de formación de usuarios completan los contenidos educativos impartidos en las aulas, y ofrecen a los usuarios docentes, por un lado, la posibilidad de obtener una mayor agilidad en el manejo de los recursos informativos, y a los usuarios estudiantes, por otro, la de mejorar su rendimiento académico. Lo cual nos conduce, finalmente, al objetivo final de la formación de usuarios: rentabilizar los recursos de información que la Biblioteca pone a disposición de los usuarios, permitiendo que éstos sean cada vez más expertos y más autosuficientes en el manejo y uso de los recursos de información, obteniendo consiguientemente un ahorro de tiempo y mayores posibilidades de profundizar en los contenidos científicos, tanto en el caso de los docentes como de los discentes.
La rentabilización de los recursos es una idea central en la historia de la formación de usuarios de la Biblioteca de la UPF. Es cada vez más evidente que la información y los servicios que genera son caros. Los bibliotecarios debemos asumir el compromiso de gestionarla adecuadamente, sin malgastar ni despilfarrar los costes asociados a ella, no sólo en su adquisición, sino también en su tratamiento, difusión, conservación, almacenamiento, etc. Y gestionarla adecuadamente también significa, entre otras, potenciar y estimular su uso.
1. LA EVOLUCIÓN DE LA FORMACIÓN DE USUARIOS EN LA BIBLIOTECA DE LA UPF
A lo largo de los ocho cursos académicos de funcionamiento de la Biblioteca, se dibujan tres etapas diferentes en la organización de actividades de formación de usuarios. Las tres etapas responden a un proceso evolutivo marcado por una mayor exigencia y una búsqueda de la mejora continua en la prestación de servicios, una mayor experiencia en la detección de las necesidades informativas de los usuarios, y una mayor confianza en la capacidad educativa de los profesionales bibliotecarios.
Primera etapa: 1990-1993
La Biblioteca de la Universitat Pompeu Fabra nace en Octubre de 1990. Ya en aquel primer curso académico, se inician las actividades de formación de usuarios. Se diseñan sesiones siguiendo el modelo más tradicional y más habitual en nuestro ámbito: sesiones de formación introductorias, explicativas del funcionamiento y de los servicios de la Biblioteca. Estas sesiones eran impartidas principalmente al iniciarse el curso académico y con menor frecuencia a todo lo largo del curso, por parte de los bibliotecarios referencistas.
Segunda etapa: 1993-1996
A partir del curso 1993-94, la Biblioteca de la UPF, tras un profundo replanteamiento del sentido y el alcance de la formación de usuarios, pone en marcha un nuevo programa mucho más amplio y mucho más ambicioso que el anterior. Asumir el papel educativo implicó traspasar la frontera marcada por las sesiones tradicionales y preparar sesiones especializadas temáticamente. El objetivo de estas sesiones temáticas era acercar los recursos de información disponibles en cada materia o área de conocimiento a sus usuarios. El nuevo programa implicó, además, no limitarse necesariamente a unos horarios y a unos contenidos preestablecidos, sino introducir el concepto de sesiones preparadas e impartidas bajo demanda, "a la carta", tanto por el contenido como por el horario. El nuevo plan ofrece, pues, una gama más extensa de sesiones (introductorias, instrumentales y temáticas), a lo largo de todo el año según las demandas de los usuarios, con una programación trimestral específica para el curso académico y con un especial énfasis en el inicio del curso.
Tercera etapa: 1996-
La tercera y, hasta el momento, última fase no se caracteriza, como ocurre con la anterior, por la incorporación de nuevos tipos de sesiones o por la flexibilización del calendario sino que, en este caso, el factor diferenciador y innovador son las personas que preparan y imparten las sesiones.
El proceso de reorganización interna llevado a cabo por la Biblioteca de la UPF en el curso 1995-96 y puesto en práctica en el 1996-97 comportó la especialización de los bibliotecarios en áreas temáticas y la redistribución de todas las tareas, de manera que cada bibliotecario las ampliaba a todo el espectro de la generación de servicios de información (selección, catalogación, atención y formación de usuarios, difusión) en un ámbito temático específico. Aparecía la figura del bibliotecario temático. Este nuevo bibliotecario, especializado en una parcela del conocimiento y no en una función bibliotecaria, culminó y dio sentido al proceso iniciado en la etapa anterior.
2. PILARES BÁSICOS DEL PLAN DE FORMACIÓN DE USUARIOS DE LA BIBLIOTECA DE LA UPF
Una vez analizada sumariamente cual ha sido la historia y la evolución de la formación de usuarios en la Biblioteca de la UPF, vamos a intentar definir cuales son en la actualidad sus elementos más esenciales o pilares básicos, aquellos puntos clave, las características que, a nuestro entender, lo definen de una manera exacta.
La flexibilidad y la revisión
La flexibilidad, como actitud primordial, y la capacidad de revisión, como hábito aceptado, son dos elementos clave para ofrecer un programa y unas sesiones que den respuesta a las verdaderas necesidades de los miembros de la comunidad universitaria en cada momento.
Vivimos en un entorno altamente cambiante: la aparición o la implementación de nuevas tecnologías o de nuevos servicios (por ejemplo, bases de datos con una mayor asistencia en las búsquedas, o las páginas web) nos obligan constantemente a revisar la oferta de las sesiones de formación. Por otro lado, las sesiones con contenido temático necesitan especialmente ser revisadas y actualizadas, en virtud de la previsible obsolescencia de la información. También los usuarios y sus necesidades son cambiantes. Los resultados de la confrontación entre nuestra oferta y la demanda de nuestros usuarios deben ser un factor de reflexión constante y de modificación del programa, si es necesario.
La misma evolución del plan de formación de usuarios de la Biblioteca de la UPF, descrita anteriormente, es fruto de la voluntad de mantener una actitud vigilante y alerta: nada hay inamovible, nada "esencial"; todo es susceptible de ser revisado, modificado y mejorado: los contenidos, la tipología o la estructura de sesiones, la propia concepción general del programa de formación de usuarios. Lo único básico és el servicio: difundir y facilitar a los usuarios, de manera planificada, la utilización de los recursos de información. El como, el cuando y el donde deberían responder al contexto de cada situación. Pero en ningún caso deberían ser perpetuados sin otra razón que la inercia o la rutina.
El compromiso para con los usuarios
El objetivo de la formación es, como ya hemos dicho, conseguir que los usuarios sean cada vez más expertos y autosuficientes en el uso de los recursos de información. Para conseguir este fin es necesario tener una actitud dinámica y activa, una voluntad expresa de conocer las necesidades reales de información/formación de la comunidad universitaria.
Distinguiremos, pues, en este campo dos acciones:
a) Detectar necesidades informativas:
Los bibliotecarios deben conocer cuales son los planes de estudios, cuales son las líneas y proyectos de investigación en los que participan los profesores, qué materiales van a utilizar los estudiantes. También deben analizar las consultas reiteradas en el mostrador de información bibliográfica como exponentes de necesidades, quizás muy básicas, pero claramente pendientes. Los bibliotecarios tienen que realizar el esfuerzo de "pensar" la Biblioteca como usuarios.
El servicio de formación de usuarios necesita de un diálogo constante con los miembros de la comunidad universitaria con el fin de poder ofrecer aquello que realmente les interesa, de ajustar la oferta y la demanda. Pero, de manera muy especial, según la experiencia de la Biblioteca de la UPF, la mejor y más garantizada vía es el contacto regular con el personal docente. En la Biblioteca de la UPF se realiza un esfuerzo continuado para establecer una relación permanente y regular con los profesores, quienes -además de ser un elemento clave para la difusión del programa de formación de la Biblioteca entre los estudiantes- conocen sus propias necesidades y las de sus alumnos.
b) Satisfacer necesidades formativas:
Cuando sabemos cuales son las necesidades informativas de nuestros usuarios, podemos ofrecerles una oferta de formación que responda a ellas.
La tipología de usuarios de una biblioteca universitaria con las necesidades que habitualmente se atribuyen a cada grupo no es más que un primer paso que nos ayuda a dibujar una aproximación al tipo de contenidos que pueden formar parte del plan de formación. Es decir, para definir un plan de formación no basta utilizar los patrones de referencia clásicos, dado que, por un lado, debemos responder a las necesidades de formación de la comunidad universitaria concreta a la que servimos, y, por otro lado, debemos tener en cuenta que las necesidades pueden coincidir entre usuarios de distinta tipología, y en un mismo grupo vamos a encontrar usuarios más expertos que otros.
Por lo tanto, además de configurar un programa que responda a necesidades conocidas con antelación dado que hay situaciones que ya se pueden prever (por ejemplo, nuevos estudiantes) y conocer de antemano, la Biblioteca debe tener la capacidad de responder a necesidades de formación diferenciadas y que pueden surgir una vez configurado y difundido el programa de formación.
Con la programación de inicio de curso y la oferta trimestral del curso académico, la Biblioteca de la UPF pretende cubrir necesidades previstas, que se repiten o que son permanentes, pero con la oferta de sesiones a la carta dispone de un instrumento que le permite cubrir peticiones inesperadas, nuevas o que, simplemente, no se ajustan al calendario y al programa preestablecido, sea por una cuestión de horario o porque el contenido no está contemplado en él. Y le permite también incorporar nuevos tipos de sesiones o variar el contenido de las existentes para adecuarse a un grupo específico o muy reducido de usuarios.
Nuestra perspectiva en el cumplimiento del compromiso para con los usuarios debe, pues, situarse a nivel de la comunidad universitaria y sus grupos pero también a nivel de cada usuario individual.
Los contenidos
Del análisis de las necesidades de los usuarios, surgen, según los contenidos, tres tipos de sesiones:
a) Sesiones introductorias: Son sesiones cuyo contenido podríamos calificar de general: descriptivas y explicativas de la Biblioteca, del funcionamiento y las condiciones de sus distintos servicios, de sus locales, equipamientos, del contenido sumario y la distribución del fondo bibliográfico, etc. Con ser de contenido tan general, sin embargo las sesiones pueden variar en función de algunos factores, como la tipología del grupo de usuarios al que se dirige, su expertez previa, etc.
b) Sesiones instrumentales: Son sesiones generales dirigidas a facilitar y mejorar la utilización de los intrumentos básicos de la búsqueda de información: especialmente el uso del catálogo bibliográfico de la Biblioteca y otros catálogos disponibles en línea, y el uso de Internet y sus servicios, como fuente de información.
c) Sesiones temáticas: Son sesiones diseñadas para facilitar el uso y manejo de las fuentes de información disponibles relativas a una área temática específica. Estas sesiones son las que verdaderamente significan un avance cualitativo muy importante: permiten al bibliotecario desarrollar su dimensión de asesor y consultor de la información, son aquellas en las que puede volcar todo el bagaje de su experiencia como experto en una determinada materia, su dominio del uso de los recursos de información.
El calendario
El calendario del plan de formación de usuarios va íntimamente ligado al calendario de la institución en la que se inscribe la Biblioteca. En el caso de la UPF, los períodos temporales que marcan la actividad de la universidad son un factor clave para decidir la periodización del plan de formación de usuarios, puesto que debe encajar en ella.
No hay duda de que, para una biblioteca universitaria, uno de los elementos a tener más en cuenta para organizar sus servicios es el curso académico con sus especificidades:
inicio
del curso académico
organización
del curso (trimestral, en el caso de la UPF)
períodos
de exámenes
períodos
de vacaciones
incorporación
de estudiantes a lo largo del curso académico.
incorporación
de nuevos profesores
Para la Biblioteca de la UPF es claro que debe ofrecer el servicio a lo largo de todo el año a los usuarios que lo soliciten (dado que la institución permanece en actividad constante), y que, al mismo tiempo, debe preparar un programa concreto que facilite la organización y la impartición de sesiones y que alcance todo el curso académico (dado que es el período de mayor actividad) y que ponga especial énfasis en el inicio de curso (dado que es el momento en el que se produce una incorporación masiva de usuarios).
Teniendo en cuenta todos estos factores, el plan de formación de la Biblioteca de la UPF contempla tres periodizaciones diferenciadas para las sesiones: programación específica para el inicio de curso, programación trimestral a lo largo del curso académico y oferta de sesiones durante todo el año.
a) Inicio de curso
El comienzo del curso universitario con la incorporación de nuevos estudiantes es la mejor ocasión para iniciarlos en el uso de la biblioteca, en beneficio de ellos mismos, de los demás usuarios y, por tanto, de la propia Biblioteca.
La formación de nuevos estudiantes incluye sesiones introductorias de los servicios de la Biblioteca, sesiones instrumentales en un nivel básico, y aquellas sesiones temáticas consideradas elementales para el desarrollo de sus estudios.
La formación de nuevos estudiantes es una inversión de tiempo y esfuerzo que dará, sin duda, buen resultado al menos en dos vertientes: por un lado, para los propios estudiantes que la reciban por el ahorro de tiempo que estas sesiones pueden aportarles a lo largo de sus estudios. Y por otro lado, se consigue suprimir decenas de consultas repetitivas y básicas que, de otro modo, se formularían ante el servicio de préstamo o de información.
b) A lo largo del curso académico
La programación del curso académico está diseñada por trimestres (período académico de la Universitat Pompeu Fabra). Las sesiones, previamente anunciadas, se imparten en un día fijo para cada una de las sedes de la Biblioteca y en un horario previamente determinado. Se incluyen todo tipo de sesiones.
Un ejemplo de la actividad en formación de usuarios en una semana concreta de la Biblioteca podría ser el siguiente:
SESIONES DE FORMACIÓN DE LA SEMANA DEL 12 DE MAYO DE 1997
BIBLIOTECA GENERAL, DÍA 13
09.00-10.00 h: Internet: instrumentos básicos de consulta (para estudiantes)
15.00-16.00 h: Bases de datos de prensa económica: Baratz, BEN CD, F&S y Financial Times
17.00-18.00 h: Como encontrar información sobre cultura clásica
18.00-19.00 h: Bases de datos sobre cine: Film Index International, Cinemanía, Enciclopedia del cine español
19.00-20.00 h: Internet/WWW: fuentes de información sobre humanidades
BIBLIOTECA IUHJVV, DÍA 13
16.00-17.00 h: Como encontrar información sobre historia económica
BIBLIOTECA DE RAMBLA, DÍA 14
10.00-11.00 h: Periódicos en la base de datos Lexis-Nexis
12.00-13.00 h: Catálogo bibliográfico: consulta desde la Biblioteca (nivel básico)
13.00-14.00 h: Como encontrar información sobre películas y directores de cine
18.00-19.00 h: Diccionario de la Real Academia Española en CD-ROM
19.00-20.00 h: Internet: instrumentos básicos de consulta (para estudiantes)
BIBLIOTECA DE FRANÇA, DÍA 15
09.00-10.00 h: Como encontrar legislación estatal y autonómica
10.00-11.00 h: Base de datos de legislación y jurisprudencia españolas: Aranzadi
14.00-15.00 h: Bases de datos de ciencias sociales: SSCI i SOCIOFILE
18.00-19.00 h: Internet: instrumentos básicos de consulta (para profesores y PAS)
19.00-20.00 h: Internet: instrumentos básicos de consulta (para estudiantes)
c) Durante todo el año
La oferta de sesiones a la carta significa que los usuarios pueden solicitar sesiones específicas fuera del calendario establecido, a lo largo de todo el horario de apertura de la Biblioteca, y durante todo el año.
La conjunción de la tipología de las sesiones con su periodización queda reflejada en el siguiente cuadro resumen:
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Sesiones introductorias
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Sesiones instrumentales
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Sesiones temáticas
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| Impartidas cada inicio de curso, según programación previamente fijada, y dirigidas especialmente, a nuevos estudiantes | Contenido programado | Contenido programado | Contenido programado |
| Impartidas a lo largo del curso académico, según programación trimestral previamente fijada | Contenido programado | Contenido programado | Contenido programado |
| Impartidas durante todo el año, en la fecha y el horario que soliciten los usuarios | Contenido según solicitud | Contenido según solicitud | Contenido según solicitud |
El bibliotecario temático
El bibliotecario temático es el factor clave de todo este engranaje, lo que le da el verdadero valor añadido. Será una de las personas que mejor podrá definir las necesidades de formación, no ya en un ámbito general de introducción a los servicios de la Biblioteca, cosa que cualquier bibliotecario podrá hacer, sino que permitirá ir más allá, subir un grado más, y poder concretar necesidades de información en ámbitos temáticos concretos. El bibliotecario temático, mediante les sesiones de formación de usuarios, muestra y transmite la disponibilidad y la accesibilidad de los recursos documentales sobre las distintas áreas temáticas vinculadas a los estudios que se imparten en la Universidad, poniendo, de manera planificada y organizada, su conocimiento profesional sobre fuentes de información, técnicas de recuperación, obras de referencia, etc. a disposición de los usuarios.
El hecho de que sea la persona que interviene en todo el proceso de selección, tratamiento y difusión de la información de un determinado ámbito temático, le convierte en la persona más idónea y más capaz para elaborar y impartir sesiones de formación de contenido temático. Además cumple también con uno de los objectivos de la formación de usuarios: potenciar y estimular el uso de los recursos de información, puesto que es quien mejor los conoce. Y puesto que es también, en definitiva, quien conoce mejor a sus usuarios. El bibliotecario temático es, pues, el principal interlocutor de la Biblioteca con sus usuarios en relación a su área de conocimiento. Pero además, se convierte en un apoyo fundamental para el resto del equipo de bibliotecarios, ya que centralizará consultas especializadas, elaborará guías y todo tipo de documentación, preparará, como ya se ha comentado, las sesiones de formación -lo cual permite que en determinados casos puedan ser impartidas por otros bibliotecarios- y será quien podrá trasmitir a sus compañeros los conocimientos que considere necesarios.
Como ya hemos señalado en el breve repaso cronológico de las tres etapas de la formación de usuarios en la Biblioteca de la UPF, si bien las sesiones temáticas se empiezan a impartir en la segunda etapa, es en la tercera (caracterizada por la aparición del bibliotecario temático) cuando cobran verdadero sentido, puesto que es el bibliotecario temático quien puede, con conocimiento, preparar y impartir la sesión temática.
Nuestro objetivo: que nuestros usuarios sean más autosuficientes para que utilicen más y mejor los recursos de información y para que, con ello, mejoren sus propios resultados (académicos, profesionales, etc.). La Biblioteca de la UPF planifica la formación de usuarios según este objetivo. Si bien las sesiones de formación son actualmente el principal medio utilizado, creemos que los usuarios deben tener otras opciones para formarse y ser más expertos. Por ejemplo, la inclusión de los contenidos de algunas sesiones en la página web nos abre una nueva perspectiva en la formación de usuarios: la del autoaprendizaje. Estamos convencidos de que van a variar las formas, las técnicas y los procedimientos para llevar a cabo la formación de usuarios. La responsabilidad que debemos asumir como gestores eficientes de la información nos obliga a revisar y modificar nuestros métodos y a aplicar, cuando sean necesarias, nuevas fórmulas de formación. En el entorno cambiante en el que nos hallamos, el reto que se nos plantea es identificar estas nuevas fórmulas y aplicarlas con eficiencia y eficacia.