Transferència

La documentació esdevé semiactiva, quan la tramitació administrativa del document es dóna per acabada. La seva consulta, cada vegada més infreqüent i esporàdica, aconsella retirar-la dels arxivadors de la documentació activa en una operació que s'anomena desarxivament. El desarxivament es considera el pas previ cap a la transferència de la documentació al dipòsit de l'Arxiu.

• Desarxivament
• Transferència

Desarxivament de les carpetes

Transcorregut l'any, ja sigui acadèmic o natural, cal desarxivar la documentació dipositada als arxius metàl·lics i traspassar-la a capses d'arxiu definitiu.
El propòsit del desarxivament és, d'una banda, l'aprofitament de l'espai i, de l'altra, la preparació de la transferència futura de la documentació semiactiva a l'Arxiu, segons el calendari establert per a cada arxiu de gestió.Aquestes operacions estaran coordinades per la persona encarregada de l'arxiu de gestió, d'acord amb el procediment següent:

• Comprovar que els expedients estiguin degudament classificats i arxivats.
• Extreure tots aquells elements que són sobrers (còpies, duplicats, esborranys, documents repetits, catàlegs, propaganda,...) i els elements que són nocius per a la conservació de la documentació (grapes, clips, gomes elàstiques, fundes de plàstic,...).
• Respectar el mateix ordre seqüencial dels expedients classificats per col·locar-los en les capses d'arxiu definitiu.
• Afegir al repertori de les carpetes i dels documents, el número de capsa on s'han dipositat.
• Identificar amb un llapis les capses d'arxiu amb els elements següents:
  • Codi d´arxiu de gestió.
  • Número Topogràfic
• Dipositar les capses en un lloc adient de l'oficina per facilitar la consulta i assegurar la conservació.

Transferència

Transferència de la documentació

La transferència és el traspàs físic i legal de la custòdia de la documentació de les diferents unitats administratives a l'Arxiu.
S'efectua una transferència per tal d'aprofitar millor l'espai i quan la documentació no és de consulta habitual.
Per regular aquesta operació s'han de seguir uns criteris uniformes que es basen en el mecanisme següent:

Comunicació de la transferència

La unitat administrativa que desitgi efectuar una transferència de documents haurà de posar-se en contacte amb a l'Arxiu, per tal d'iniciar i fixar la data de l'operació. La transferència es podrà efectuar durant un període anual que comprèn dos mesos fixats per a cada arxiu de gestió.

Preparació física de la transferència

Els encarregats de la documentació a transferir a l'Arxiu hauran de tenir en compte que els documents estiguin preparats d'acord amb les instruccions que s'han exposat a l'apartat anterior del desarxivament, és a dir, que la documentació estigui ben ordenada dins les capses, sense contenir elements sobrers i nocius per a la conservació, etc.

Les capses han d'estar identificades amb els elements següents:

• Codi d´arxiu de gestió
• Número de capsa

Número de capsa:

Per numerar les capses a transferir, cal demanar a l'Arxiu els números de capses corresponents. Aquests números s'anotaran al llom de la capsa amb llapis. La numeració de les capses és correlativa per a tota la Universitat i el número de capsa l'atribueix automàticament el sistema Documentik. Per a qualsevol dubte s'aconsella consultar-lo a l'Arxiu, sobretot en relació a l'ordenació i la tria de documents.

Ompliment del full de transferència

S'imprimirà la relació d'expedients transferits que el Documentik proporciona quan s'inicien les operacions de transferència.

El cap de la unitat administrativa haurà de signar el full. L'encarregat de l'arxiu de gestió efectuarà el lliurament el full juntament amb les capses de la documentació transferida.

L'Arxiu hi anotarà la informació següent:

• Nombre de registre general de les transferències.
• Data de recepció de la transferència.

L'Arxiu comprovarà que la transferència segueix els tràmits correctes, i en cas d'observar alguna incorrecció, la podrà retornar, amb indicació dels errors i de les solucions a aplicar. Si és correcta, s'omplirà la resta del full i es comunicarà la seva instal·lació al dipòsit de l'Arxiu.Tan bon punt la documentació sigui dipositada a l'Arxiu, podrà ser consultada per la unitat administrativa que l'hagi transferit.