Resolució de 7 de juny de 2006, per la qual es modifica la Instrucció
01/2004, de l'Arxiu de la Universitat, per la qual s'estableix el procediment
per a l'eliminació d'exàmens i documents base de la qualificació.
La normativa de revisió d'exàmens finals de la UPF, aprovada per acord
de Consell de Govern el 6 d'octubre del 2004, estableix que els professors
estaran obligats a guardar els exàmens, o documents base de la qualificació,
al llarg d'un període mínim d'un any, des de la data de tancament de les
actes de qualificacions.
En base a aquesta premissa es va dictar la instrucció 01/2004, de l'Arxiu
de la Universitat, per la qual s'estableix el procediment sobre l'eliminació
d'exàmens i documents base de la qualificació. Aquesta instrucció es va
desplegar, també, en funció dels criteris aprovats a la taula d'avaluació
documental núm. 302 (DOGC núm. 3010, de 8 de novembre de 1999), de la
Comissió Nacional d'Avaluació i Tria Documental de al Generalitat de Catalunya.
Per acord del Consell de Govern de 10 de maig del 2006, s'han aprovat
les Normes acadèmiques dels Màsters Oficials, en les quals es regula el
règim dels exàmens finals d'aquest tipus d'estudi. D'altra banda, per
acord del Consell de Govern de 29 de març del 2006, s'ha aprovat la Normativa
per la qual s'estableixen els òrgans responsables dels Programes Oficials
de Postgrau. Ambdós acords comporten la necessitat de modificar l'esmentada
instrucció 01/2004, de l'Arxiu de la Universitat, que queda com segueix:
1. Pel que fa al professor:
1.1 Per tal d'assegurar la possibilitat de revisar les qualificacions,
els professors hauran de conservar els exàmens o documents base de la
qualificació (treballs i altra documentació que serveixen per a la qualificació),
durant un any des de la signatura de les actes, moment a partir del qual
es trametran a la secretaria de l'òrgan acadèmic corresponent, a fi que
es procedeixi a complimentar els requisits per a la seva destrucció física,
d'acord amb aquesta instrucció establerta a l'efecte.
1.2 El professor haurà de conservar els exàmens, tant els enregistraments
d'exàmens orals com els escrits, en capses o sobres tancats al seu despatx
durant el període esmentat. En cap cas es procedirà a eliminar un examen
o document base de la qualificació que estigui sotmès a un procés de revisió
en via administrativa o judicial, fins que hi hagi resolució ferma.
1.3 En el cas dels exàmens o treballs dels estudis de grau, caldrà trametre'ls
a la secretaria del centre o estudi que imparteixi el pla d'estudis al
qual correspon l'assignatura; i a la secretaria del departament els exàmens
o treballs dels programes oficials de postgrau dels que siguin responsables.
1.4 El lliurament de les esmentades capses o sobres anirà acompanyat d'una
indicació escrita en la qual es farà constar: nom del professor, nom de
l'assignatura i data o mes de l'examen. En el cas dels enregistraments
sonors dels exàmens orals s'adherirà una etiqueta amb les mateixes dades
identificatives anteriors.
1.5 Els exàmens d'una assignatura mai no s'han de barrejar amb els exàmens
d'altres o amb altres documents sobrers per destruir. La seva identificació
és essencial per tal de procedir de forma apropiada a la seva localització
o destrucció.
1.6 Els models d'examen s'hauran d'arxivar a l'expedient de l'assignatura
a la secretaria i la seva conservació serà permanent.
1.7 Els enregistraments d'exàmens orals s'hauran d'arxivar en contenidors
apropiats o capses d'arxiu definitiu al despatx del professor, fins que
transcorregut l'any preceptiu es dipositi a la secretaria corresponent
per enviar a l'Arxiu.
1.8 Quan un professor deixi d'estar vinculat a la UPF, o prevegi una absència
de llarga durada o situació similar que dificulti la ràpida localització
d'un examen, haurà de lliurar els seus exàmens a la secretaria corresponent.
1.9 En el cas dels treballs d'una assignatura, transcorregut l'any preceptiu,
l'estudiant podrà recuperar el seu treball. En cas contrari, es procedirà
a la seva destrucció, tal i com s'ha indicat anteriorment. Igualment,
es recomana que el professor aconselli als estudiants de conservar una
còpia dels seus treballs en el decurs d'aquest període. Tanmateix, l'autoritat
acadèmica podrà proposar la conservació dels treballs en consideració
de la seva vàlua, com ara els treballs final de carrera, sempre que compti
amb l'autorització de l'estudiant.
2. Pel que fa a la secretaria:
2.1 La secretaria ha de preveure l'arxiu i conservació dels documents
als que fan referència els anteriors apartats 1.6 i 1.8
2.2 La secretaria omplirà una sol·licitud d'eliminació de documents, d'acord
amb el model facilitat per l'Arxiu, en la qual es fa constar l'autorització
signada del professor o de l'autoritat acadèmica corresponent en el seu
defecte.
2.3 La secretaria efectuarà la tramesa dels exàmens i treballs d'estudiants
a l'Arxiu de la Universitat, sigui quin sigui el seu suport o format,
juntament amb la sol·licitud esmentada dins un sobre de correu intern,
per fer efectiva la seva eliminació immediata.
2.4 La secretaria adherirà a la capsa o al sobre un rètol especial que
indica "documents per destruir", d'acord amb el model facilitat per l'Arxiu.
2.5 La secretaria podrà trametre els exàmens i la documentació esmentada
a l'Arxiu de la Universitat sense un calendari previ i al llarg de tot
l'any, sempre que l'Arxiu no indiqui el contrari.
3. Pel que fa a l'Arxiu:
3.1 Els exàmens i documents base de les qualificacions es dipositaran
en contenidors brindats que es lliuraran a una empresa per a la seva destrucció
certificada i confidencial.
3.2 Finalment, es donarà compliment a les formalitats establertes per
la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació i Tria de la Documentació de
la Generalitat de Catalunya en relació al registre de destrucció de documentació
i les notificacions corresponents.
Tomàs de Montagut i Estragués
Secretari general
7 de juny del 2006