L'oferta formativa a les universitats, com en d'altres administracions,
presenta una àmplia gamma de cursos per la formació i reciclatge del seu
personal. L'aposta per la formació en l'àrea de gestió documental i arxius
va ser essencial pel procés d'implantació als arxius d'oficina. És la clau
per fer efectiva la seva extensió uniforme a tots els òrgans, serveis i
unitats de la Universitat.
Es van dissenyar dos mòduls o cursos, amb format presencial en els primers
anys, però actualment tot està amb modalitat d'autoformació o e-learing,
aprofitant els recursos pedagògics i la innovació docent de la Universitat.
Concretant l'oferta formativa en aquesta àrea, els dos cursos van ser:
Curs bàsic de gestió documental i arxiu:
El seu objectiu era i és el coneixement dels conceptes essencials dels sistema
i l'aplicació de les primeres tècniques i mètodes d'organització de la documentació
en la fase activa.
La seva durada és de 12 hores i una sessió de seguiment de cada participant
en el seu lloc de treball, com a resultat d'un plan aprovat per el corresponent
cap de servei o unitat.
Actualment, aquesta sessió pràctica es considera el últim criteri o instrument
d'avaluació del curs per determinar si el participant ha superat els coneixements
del curs. Així doncs , la rellevància d'aquesta sessió ha donat lloc al
concepte de "trasllat d'habilitats i coneixements al lloc de treball". No
és un curs més per la obtenció d'un certificat, sinó que es considera un
requisit obligatori per tot el personal administratiu, la finalitat de la
qual és l'aplicació d'unes habilitats amb l'objectiu d'implantar el sistema
de gestió documental corporatiu i únic de la UPF.
Curs de l'aplicació informàtica Documentik:
Té com a finalitat la seva implantació als arxius d'oficina, es a dir, la
informatització de tots els document i arxius dels sistema de gestió documental.
Si el curs anterior ja inclou referències i exercicis pràctics, aquest curs
és encara més instrumental i aplicatiu per poder utilitzar el programa informàtic,
en quan a la durada i les condicions organitzatives són semblants a l'anterior.
El resultat del curs és la implementació del programa Documentik als arxius
de tots els òrgans, serveis i unitats universitàries.
En aquests moments, els dos cursos s'ofereixen íntegrament en modalitat
e-learning i l'Arxiu Universitari exerceix un paper de tutoria i seguiment
del procés d'aprenentatge.
La incidència de la formació a les organitzacions és, sense dubte, un factor
rellevant per avaluar la qualitat, considerant el grau d'efectivitat del
procés del coneixement i les habilitats per la posta en marxa del s processos
de millora contínua. La motivació i l'aprenentatge de les persones són algunes
de les condicions fonamentals pel funcionament de la gestió estratègica
en les organitzacions.