El Archivo
Administrativo de la Universidad Pompeu Fabra
Joaquim Borràs
Gómez
Isabel Martínez
Raibal
"Un lugar
para cada cosa y cada cosa en su lugar"
Michel Roberge
SUMARI
1. La UPF y el desarrollo del sistema archivístico
2. Proceso de informatización
3. Objetivos del sistema
4. Funciones archivísticas y documentales del sistema
4.1 Administración del sistema
4.2 Gestión del repertorio de expedientes y documentos
4.3 Operaciones de búsquedas e impresión de listados
4.4 Transferencias de documentos semiactivos
4.5 Gestión de depósitos
4.6 El préstamo de documentos
5. La formación de usuarios
6. Conclusión
Con esta convincente y a su vez simple afirmación se puede contextualizar
la necesidad que una universidad joven, como la Universidad Pompeu
Fabra, con pocos documentos producidos y acumulados en sus primeros
años, empezara a planificar el sistema de gestión de los documentos
y archivos. Las razones que impulsaron a la Universidad para crear
el archivo universitario, paralelamente al proceso de dotación de
los demás recursos universitarios (humanos, económicos, patrimoniales,
informativos, etc.), fue sin duda alguna la necesidad de contribuir
a la eficiencia administrativa, en primera instancia, y la voluntad
de sentar las bases para la preservación de su patrimonio documental.
1. La UPF y el desarrollo del sistema
archivístico El Parlamento de Cataluña aprobó la Ley de creación de
la Universidad Pompeu Fabra el 18 de junio de 1990, y en octubre
del mismo año empezó el primer curso académico. Cuatro meses distan
de este punto de partida, cuando se creó el archivo universitario
con la finalidad de organizar el sistema de gestión de los documentos
administrativos, en los términos ya expresados de eficiencia en
la recuperación y localización rápida de la información, y de economía
en los procesos de producción, utilización y conservación o eliminación
de la documentación.
Además de lo expuesto hasta ahora, la creación del Archivo
responde también al cumplimiento de la legislación estatal y autonómica
sobre esta materia, y a la creciente conciencia sobre la importancia
de los archivos administrativos. Éstos deben favorecer la relación
transparente y participativa entre Administración y ciudadano con
criterios técnicos. En el caso que nos ocupa, esta relación se establece,
mayoritariamente, entre todos los miembros de la comunidad universitaria.
El Archivo Administrativo de la UPF está adscrito a la
Secretaria General de la Universidad, considerándose así el Archivo
como una unidad especializada en la gestión y tratamiento de los
documentos administrativos y de archivo, en correspondencia a las
implicaciones de carácter legal de la documentación y los sistemas
de consulta y acceso que rigen sobre estas materias en las Administraciones
Públicas, además de todos los aspectos que incumben la protección
de datos personales y el cumplimiento de la legislación sobre patrimonio
documental.
El entorno en el cual nacía el Archivo permitía, por
un lado disponer de recursos informáticos suficientes para automatizar
todas sus funciones, y por otro, incidir en un aspecto esencial
de la estructura administrativa con acciones directamente encauzadas
a organizar los archivos de gestión u oficina.
La gestión de los documentos administrativos en la UPF
se basa en los métodos y técnicas necesarias para identificar, describir
y archivar los documentos desde su producción o recepción con el
objetivo de contribuir a la toma de decisiones adecuadas en las
actuaciones administrativas y académicas, hasta su conservación
definitiva o eliminación, según sea su valor administrativo, jurídico
o informativo.
2. Proceso de informatización Uno de los retos iniciales del Archivo fue la informatización
global de la gestión de los documentos administrativos y las funciones
archivísticas propiamente dichas. Con este fin, se elaboró un estudio
para analizar y valorar las necesidades en todos los aspectos, tanto
en lo que se refería al hardware y las redes de comunicación de
la UPF, así como la adaptación del sistema al programa archivístico
estructurado en tres fases (activa, semiactiva e inactiva) y los
instrumentos del tratamiento documental, único para todas las unidades
y servicios universitarios sin excepción. Se puede afirmar que éste
es el punto de partida básico para cualquier propuesta de automatización
de archivos y documentos que permita valorar y seleccionar posteriormente
el programa, es decir, la elección de la aplicación que mejor se
adapte a las exigencias del entorno.
Analizando las diferentes posibilidades entre la adquisición
de productos comerciales o su diseño
ad hoc, se llegó a la
conclusión que la opción más conveniente era un programa desarrollado
y probado en entornos similares y, en tal caso, el programa que
mejor se adaptaba a las necesidades de la UPF era el sistema Documentik
para la gestión de documentos y archivos de la empresa Gestar (Quebec-Canada).
Además de apreciar la metodología utilizada por el sistema, se valoró
la asistencia técnica y las actualizaciones del programa que la
citada empresa garantizó, prueba de ello es sin duda la evolución
y mejora del sistema en sucesiva versiones hasta la última versión
para Windows.
El programa Documentik es el sistema para la gestión
de archivos y documentos administrativos de la UPF que integra todas
las funciones relativas a los archivos de gestión (clasificación-codificación,
descripción-recuperación) y las funciones características del Archivo
Administrativo, ya sea como administrador general del sistema o
como centro de tratamiento de la documentación custodiada.
El sistema contempla la automatización de todas las operaciones
de archivo: el control, la clasificación y descripción de los expedientes,
la aplicación del calendario de conservación y eliminación, las
transferencias de documentos, etc. El procesamiento de la documentación
se basa en una metodología única para todas las unidades y servicios
universitarios, aspecto básico que favorece la uniformidad en todos
los procesos desde la creación, utilización y archivo o eliminación
de los documentos, independientemente de la unidad que los ha creado.
Las ventajas que este sistema ofrece, según siempre la experiencia
de la UPF, son considerables. Sirva sólo citar la facilidad en el
intercambio de información administrativa, la economía de todos
los procesos documentales, el impacto reducido de la movilidad del
personal administrativo, y sobre todo, la facilidad de consultar
y recuperar los expedientes y documentos en todo el ciclo de su
evolución.
Para llevar a cabo estas operaciones, es necesario planificar
los distintos instrumentos que integran el sistema: el cuadro de
clasificación, el calendario de conservación y eliminación, y el
método de descripción-recuperación. El sistema, además, prevé el
control de usuarios con sus correspondientes derechos de acceso
y ejecución de las distintas funciones, el control de depósitos
y espacios libres u ocupados, los cambios de soportes documentales,
la aplicación del programa para documentos esenciales con medidas
de protección, etc.
3. Objetivos del sistema El sistema ofrece soluciones organizativas que son coincidentes
con las nuevas tendencias de una Administración cada vez más eficiente
y competitiva en la gestión de sus recursos. En síntesis, se pueden
destacar los objetivos siguientes:
- Permitir la consulta y recuperación rápida de los expedientes
y documentos en cualquier momento de su evolución o localización
en las unidades administrativas, docentes y centros de investigación.
- Asegurar el tratamiento uniforme de la documentación en distintos
soportes (papel, microformas, soportes magnéticos y ópticos)
y de cualquier naturaleza (planos, carteles, fotografías, etc.).
- Incorporar una regla de conservación o eliminación para cada
serie documental, que fija unos plazos de permanencia de la
documentación en los distintos archivos hasta su disposición
final.
- Identificar los documentos esenciales de la Universidad y
determinar el tipo de protección (duplicado, copia, digitalización,
etc.).
- Administrar los movimientos de fondos y las transferencias
de documentos al Archivo Administrativo, según aplicación de
los criterios del calendario de conservación.
- Y, en general, agilizar todas las operaciones de archivo y
rentabilizar los recursos de información universitaria.
4. Funciones archivísticas y documentales
del sistema El sistema Documentik es operativo en línea y se estructura
en diversos módulos relativos a las funciones atribuidas a los usuarios
de los archivos de gestión, es decir el personal administrativo
de la UPF, y las funciones correspondientes al administrador del
sistema, el Archivo Administrativo. Desde la misma elección del
sistema, se consideró imprescindible la colaboración con los servicios
informáticos de la UPF quienes contribuyen a solucionar los problemas
del software en el entorno informático de la Universidad y los propios
del proceso de implantación en las de unidades y servicios administrativos.
4.1 Administración del sistema Para iniciar la aplicación del sistema fue necesaria
la preparación de los instrumentos apropiados de la gestión documental;
estos son:
- El cuadro de clasificación funcional y corporativo de la UPF,
basado en la propuesta universal de Michel Roberge, que permite
identificar los expedientes y documentos con los códigos y títulos
dentro de una estructura jerárquica y lógica de agrupar las
funciones y actividades principales de la Universidad;
- El calendario de conservación y eliminación de documentos
que fija unos períodos de permanencia de la documentación en
las distintas fases de su evolución hasta su eliminación o conservación
definitiva, correspondiendo a cada nivel del cuadro de clasificación
una reglas de conservación precisa, que se irán incorporando
con el estudio progresivo de las series;
- La administración de los archivos de gestión y los derechos
de los usuarios que se fundamenta en la identificación de los
detentores y archivos de cada unidad, desde los servicios administrativos
centrales, las administraciones de centro, las secretarias de
departamentos, facultades, escuelas universitarias, institutos,
etc., relacionados todos ellos con la correspondiente autorización
de acceso y ejecución de funciones del sistema;
- La gestión de tablas que definen los soportes y los formatos
deseados, los criterios de muestreo, los depósitos documentales,
las clases de protección, las tipologías documentales, etc.
En el transcurso del año 1994, el Archivo Administrativo,
habiendo definido estos instrumentos y efectuadas las pruebas pertinentes,
empezó la progresiva informatización de la gestión de los documentos
y archivos. En esta fase se planteó nuevamente la formación gradual
de los usuarios en los mecanismos adecuados de aprendizaje del sistema
y se intensificó el trabajo directo para su aplicación en los archivos
de gestión.
4.2 Gestión del repertorio de
expedientes y documentos Como ya se ha definido anteriormente, Documentik tiene
como misión esencial y primera registrar y describir los expedientes
y documentos en su fase de tramitación, operación ésta realizada
por los mismos usuarios de los archivos de gestión, el personal
administrativo de cada unidad, que les permiten controlar y recuperar
fácilmente la información desde su inicio.
Los usuarios pueden procesar los expedientes o documentos,
modificar las descripciones y anular los registros, o simplemente
ejercer algunas consultas, según su tipología y las funciones que
se les atribuyen.
El módulo de catalogación de expedientes y documentos
se materializa en el repertorio, instrumento de descripción que
el usuario utiliza con los campos descriptivos establecidos para
el control y registro de sus documentos. Estos campos representan
puntos de acceso a consultas determinadas (código de clasificación,
título del expediente, fecha, unidad productora, etc.) o búsquedas
que también se pueden realizar a través del texto libre del resumen
de contenido o las palabras claves.
Así pues, el repertorio toma la forma de lista de expedientes
y documentos administrativos depositados en cada archivo de gestión,
facilitando incluso a los usuarios la impresión de etiquetas correspondientes
a cada registro procesado para adherir a las carpetas.
La gestión del repertorio es una de las operaciones fundamentales
del sistema, puesto que de una correcta planificación y estructuración
de los conceptos depende una explotación óptima del sistema. Las
unidades y servicios universitarios pueden obtener beneficios considerables
del procesamiento de sus expedientes, vinculando la explotación
de la base de datos con la misma gestión administrativa. De esta
forma, la secretaría de un centro docente podrá fácilmente consultar
y recuperar los expedientes diversos en los que consten las intervenciones
de un cargo académico en temas como la permanencia, los planes de
estudio, las reuniones con asociaciones de estudiantes, etc., siempre
que se haya planificado previamente la descripción en aras de la
rentabilización máxima del sistema.
Sirva como ejemplo la experiencia reciente realizada
en el Servicio de Programación y Gestión Académica, en el cual se
ha procesado informáticamente todos los expedientes de estudiantes,
acción coordinada por el Archivo Administrativo. La intervención
sobre esta serie documental se ha realizado des del mismo instante
de la matriculación, aportando criterios técnicos y documentales
precisos. Los expedientes de estudiantes son una de las series por
antonomasia de las universidades que refleja con más nitidez la
evolución histórica de los alumnos durante su permanencia en los
centros docentes.
4.3 Operaciones de búsquedas
e impresión de listados El sistema ofrece una gran variedad de campos como puntos
de acceso para la consulta de expedientes y documentos. Para ello,
se pueden utilizar operadores lógicos en campos numéricos u operadores
booleanos en campos de texto. El resultado exacto de la consulta
efectuada será siempre el reflejo de la planificación adecuada de
la descripción de expedientes y documentos, conscientes de la explotación
máxima que el sistema nos ofrece para realizar las consultas y recuperación
de información en todos los campos descritos.
Documentik imprime una gran variedad de listas e inventarios,
como por ejemplo la lista de los documentos semiactivos para transferir
al Archivo Administrativo, la lista de documentos inactivos para
eliminar, la lista de los documentos inactivos que se eliminaran
por el procedimiento de muestreo, etc. Además de estas listas, propias
del repertorio de expedientes de cada unidad, los usuario puede
imprimir el manual, el cuadro de clasificación, el calendario de
conservación y un número considerable de información adicional.
Como anteriormente ya se ha mencionado, los usuarios
percibirán una ventaja considerable al poder imprimir las etiquetas
identificadas con sus expedientes y documentos, como resultado de
su inclusión en el repertorio informático.
4.4 Transferencias de documentos
semiactivos Cuando la documentación administrativa se convierte en
semiactiva, ésta se prepara para ser transferida al Archivo Administrativo,
de acuerdo con el calendario anual de transferencias que establece
un período fijo para cada unidad académica y administrativa.
La operación de transferencia está totalmente informatizada
con el sistema, a pesar que todavía subsisten algunas unidades que
aún no se han integrado y que, por consiguiente, siguen el procedimiento
manual anterior. Estas actuaciones siempre se inician previo contacto
con el Archivo Administrativo, quien supervisa las operaciones y
las condiciones de la documentación a transferir.
La transferencia informatizada de documentos semiactivos
representa un control exhaustivo sobre la documentación que debe
ingresar en el Archivo, según el calendario establecido, y facilita
al usuario esta operación, ya que incorpora los expedientes y documentos
en la relación de transferencia automáticamente. Desde la misma
creación del expediente se incorpora la regla de conservación y
eliminación correspondiente con la fecha de su transferencia en
las sucesivas etapas.
4.5 Gestión de depósitos En un sistema de estas características, la gestión mecanizada
de depósitos se realiza a partir del control del espacio y la localización
de las unidades de instalación. Así pues, la administración del
espacio del depósito puede adaptarse a las exigencias de cada centro
de archivo, puesto que ofrece la posibilidad de ejercer la distribución
automática de los espacios disponibles por secciones y estanterías,
o la organización libre y continua de las unidades de instalación.
Puesto que las instalaciones del Archivo Administrativo,
actualmente situado en el edificio de la antigua estación de Francia,
no son todavía definitivas, se optó por la localización continua
de las cajas de archivo, además de considerar las ventajas ya tradicionales
de este sistema topográfico.
4.6 El préstamo de documentos El módulo de préstamo de documentos es una de las novedades
de la última versión de Documentik para Windows. Esta función permite
cumplimentar una ficha para cada usuario que solicita el expediente
con la información relativa a la documentación, los plazos de préstamo,
los datos del usuario y la lista de los documentos en circulación,
aspectos todos ellos que permiten al Archivo ejercer un control
real de los préstamos y, en caso de demora de su devolución, el
envío automático de la reclamación. A pesar de esta novedad, en
la actualidad esta operación aún se realiza manualmente con el formulario
de préstamo, disponible a través de correo electrónico para agilizar
las solicitudes recibidas.
5. La formación de usuarios La implantación del sistema de gestión de los documentos
administrativos y de archivo se realiza mediante la formación previa
y necesaria de usuarios, es decir, cursos programados para el personal
administrativo responsable del archivo de cada unidad y servicio
administrativo.
Esta formación de usuarios se ha programado conjuntamente
con la Unidad de Formación de la Universidad en dos niveles. El
primero que corresponde al curso básico de gestión de los documentos
administrativo (12 horas) y el segundo sobre el sistema Documentik
(9 horas) para la automatización de los archivos de las diferentes
unidades.
La experiencia demuestra que la formación adecuada y
específica, lejos de las propuestas generalistas, basada en un programa
concreto con manuales y prácticas especialmente elaborados para
la UPF, son la herramienta esencial para asegurar el éxito de la
aplicación del tratamiento archivístico uniforme y perdurable en
sus distintas fases.
6. Conclusión El Archivo Administrativo de la UPF está en un momento
interesante de su evolución puesto que puede consolidar el programa
de gestión de los documentos administrativos en todos sus ámbitos,
haciendo especial hincapié en algunos aspectos como la valoración
y expurgo de documentación, la implantación de las tecnologías de
la información, o el desarrollo de la normativa, entre otros muchos
retos.
Al lado de este futuro prometedor, se tendrán que superar
algunos aspectos técnicos y algunos problemas de recursos; como
por ejemplo, los temas relacionados con la integración de los documentos
electrónicos en el sistema, la incorporación de las descripciones
efectuadas en otros sistemas informáticos, el seguimiento del proceso
de implantación en un entorno creciente y, sobre todo, la adecuación
del sistema a la evolución propia de la Universidad.
